「エクセルで顧客管理する方法が知りたい」
「エクセルで顧客管理するメリット・デメリットが知りたい」
本記事を読んでいる人の中には、このような疑問を抱えている方もいるでしょう。
エクセルは多くの企業で導入されており、手軽に顧客管理を始められる便利なツールです。しかし、運用のコツや注意点を押さえておかないと、データが扱いづらくなる可能性があります。
本記事では、エクセルで顧客管理を始める方法やメリット・デメリット、便利機能を詳しく解説します。
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エクセルで顧客管理を始める方法【3STEP】
エクセルで顧客管理を始めるには、正しい手順で表を作成する必要があります。
エクセルで顧客管理を始める手順を以下の3つのステップでまとめました。
- 管理項目を設定する
- 顧客データを入力する
- テーブル機能でデータを整える
各工程を詳しく見ていきましょう。
1.管理項目を設定する
顧客管理の目的を明確にし、氏名や連絡先、購入履歴など必要な管理項目を洗い出しましょう。
項目が定まらないまま進めると入力内容にばらつきが出やすく、後の活用が難しくなりがちです。メール配信を行う場合はメールアドレス、営業履歴を残す場合は対応日時や担当者など、用途に応じて設定します。
項目名は統一し、担当者間で認識の差が生まれないようルールを決めておくことが大切です。重複や不要な項目は省き、最小限から始めて運用に合わせて追加していくと管理しやすくなります。
2.顧客データを入力する
管理項目を整えた後は、名刺や既存リストをもとに顧客データを入力しましょう。
複数の情報源を確認しながら進めないと、どの情報が最新か分からなくなり、管理の精度が下がります。数値や日付の表記を統一し、「2023/1/1」と「2023年1月1日」のような混在を避けることが欠かせません。
入力規則機能で半角や日付形式を指定しておくと、入力ミスを抑えやすくなります。更新担当や手順を決めておけば、常に新しい情報を保ちやすくなります。
3.テーブル機能でデータを整える
顧客データを入力した後は、エクセルのテーブル機能を使って表全体を整理します。
テーブル化するとフィルターや並び替えが自動で設定され、条件に応じた検索がしやすくなります。対象範囲も自動で拡張されるため、追加や編集のたびに範囲を指定し直す必要がありません。
最下行へ入力するだけで書式や数式が反映され、作業効率も高まります。縞模様表示で視認性も向上し、多くの顧客情報を扱う場合でも管理しやすい状態を保てます。
エクセルで顧客管理を行う3つのメリット
エクセルで顧客管理を行う主なメリットを以下にまとめました。
- 低コストで運用できる
- 既存のエクセルスキルを活かせる
- 自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる
各メリットを詳しく見ていきましょう。
低コストで運用できる
エクセルを活用する大きな利点は、ほとんど費用をかけずに運用を開始できる点です。
エクセルを使う場合、既存の環境をそのまま活用できるため、追加のライセンス購入や初期費用が発生しません。日常業務ですでにエクセルを使用している企業であれば、準備に時間をかけず導入できます。
外部サービスの契約が不要なため、小規模な運用でも負担を抑えやすくなります。専用のCRMは多機能な反面、月額費用がかかる場合も多く、試験的な導入には不向きなケースが多いです。手軽に始められる点は、小規模事業者にとって魅力といえるでしょう。
既存のエクセルスキルを活かせる
エクセルで顧客管理を行う場合、使い慣れたツールを利用できるため、教育にかかる負担を抑えられます。
関数や表操作など、現場で日常的に使っている操作をそのまま活用できる点が特長です。新しいシステムを導入すると研修やマニュアル作成が必要になりがちですが、エクセルなら基本操作を理解している人も多く、導入時の混乱を防ぎやすくなります。
学習時間を短縮できることで運用への移行も進めやすくなります。既存資料と連携しやすく、業務の流れを大きく変えずに管理できる点もメリットです。
自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる
エクセルは自由度が高く、自社の業務フローに沿った顧客管理表を作成できます。
項目の追加や書式の変更を状況に応じて行えるため、運用しながら調整しやすい点が特長です。専用システムでは変更に制限や費用が発生する場合もありますが、エクセルなら担当者項目の追加や重要度の色分けなども手軽に行えます。
業種や規模に応じてシート構成を最適化できる点も強みです。既存の手順書や分析シートと連動させることで、独自の運用にも対応しやすくなります。
エクセルで顧客管理を行う3つのデメリット
メリットが多い一方で、エクセルでの顧客管理には限界も存在します。
エクセルで顧客管理を行うデメリットを以下にまとめました。
- 情報漏洩のリスクに対応しづらい
- データ量が増えると動作が重くなりやすい
- 外出先から閲覧・編集しにくい
各デメリットの詳細を見ていきましょう。
情報漏洩のリスクに対応しづらい
エクセルはファイル単位で管理するため、セキュリティ対策が担当者の意識に左右されやすい傾向があります。
メールでファイルを共有すると誤送信の可能性が高まり、一度送付すると回収が難しくなります。重要な顧客情報が外部へ流出するリスクを常に抱える点は注意が必要です。
パスワード保護だけでは十分とはいえず、知っている人であれば誰でも開けてしまいます。権限設定も限定的で、部署ごとに閲覧や編集を細かく制御する運用は難しくなります。
データ量が増えると動作が重くなりやすい
顧客数が増えると、エクセルの処理能力に限界が生じる場合があります。
件数や履歴情報が蓄積されるにつれ、動作が遅くなり、作業効率が下がりやすいです。数千件、数万件規模になると、起動や保存に時間がかかり、フリーズが起きることもあります。
複雑な関数や分析を重ねるほどファイル容量は大きくなります。複数人で同時編集すると競合が起きやすく、読み取り専用となって業務が滞る点も注意が必要です。
外出先から閲覧・編集しにくい
エクセルはデスクトップ利用を前提としており、モバイル環境での扱いにくさが課題です。
PCに保存する運用では外部アクセスが難しく、外出先で取引履歴を確認したい場合でも即座に対応できません。クラウド共有でも通信状況によって同期が不安定になり、データ不整合が起きる可能性があります。
スマートフォンでは表示や操作に制限があり、迅速な確認や更新が求められる場面では不便を感じやすくなります。
エクセルの顧客管理で使える便利な5つの機能
エクセルには、顧客管理を効率化するための便利な機能が数多く搭載されています。
エクセルで顧客管理する際に役立つ5つの機能を以下にまとめました。
- ウィンドウの固定機能
- フィルター機能
- 重複データのチェック機能
- フォーム機能
- ピボットテーブル機能
各機能の詳細を見ていきましょう。
ウィンドウの固定機能
表が縦横に長くなると、項目名が画面から消え、入力内容を把握しづらくなることがあります。
ウィンドウの固定機能を使えば、顧客名や項目名を表示したままスクロールでき、迷わず作業を進められます。見出しが常に確認できるため、視線移動が少なくなります。
基準となる情報を確認しながら入力でき、誤入力の防止にも有用です。大量の顧客データを扱う場合でも視認性を保ちやすく、作業効率を維持しやすい機能です。
フィルター機能
必要なデータを素早く確認したい場面では、フィルター機能が役立ちます。
条件を指定するだけで顧客情報を即座に抽出でき、分析や営業活動に活用しやすくなります。「東京都」の顧客のみを表示したり、「先月の購入者」を絞り込んだりする操作も簡単です。
複数条件を組み合わせれば、対象をより明確にできます。手作業で探す手間を省けるため、検索スピードが向上し、日々の顧客対応を効率化できます。
重複データのチェック機能
重複チェック機能を使えば、メールアドレスや電話番号などを基準に、重なっているデータをすぐに見つけられます。目視確認では限界がありますが、色分け表示により該当箇所を把握しやすくなります。
早い段階で重複を修正でき、顧客情報の信頼性を維持しやすくなります。定期的に確認することで、複数人入力や外部データ取り込み時のトラブル防止にも役立つでしょう。
フォーム機能
フォーム機能を使えば、入力専用の画面を表示でき、1件分の情報をカード形式で分かりやすく登録できます。項目を順に確認しながら進められるため、迷いにくくなります。
必要事項を漏れなく入力しやすくなり、追加や修正作業もスムーズです。入力に不慣れな担当者が対応する場合でも、運用の安定化を図れます。
ピボットテーブル機能
蓄積した顧客データを分析し、判断材料として活用する際に役立つのがピボットテーブル機能です。
顧客属性や購入傾向を集計でき、地域別売上や商品別の購入者層などを簡単に把握できます。大量のデータでも短時間で傾向を確認でき、検討の精度を高めやすくなります。
条件を切り替えるだけで多角的な分析が可能になり、レポート作成の負担も軽減可能です。複雑な関数を使わず直感的に操作できる点も魅力です。
エクセルで顧客管理する際の4つの注意点
エクセルは自由度が高い反面、ルールを守らないとデータが壊れやすい側面もあります。
エクセル運用で避けるべき注意点は以下の通りです。
- 空白セルを作らない
- 管理項目を増やしすぎない
- セルを結合しない
- 安易に閲覧・編集権限を付与しない
各注意点を詳しく見ていきましょう。
空白セルを作らない
顧客データをデータベースとして扱う場合、表内に空白セルを残さないことが重要です。
空白があると並び替えや検索が正しく機能せず、データの整合性が崩れやすくなります。並び替え時に情報が分断されたり、意図しない順序になったりしかねません。
集計や分析でも数値が計算対象から外れ、結果に誤差が生じる可能性があります。入力漏れを防ぐ運用を整え、不明な項目は「不明」や「0」といった入力ルールを決めておくと安心です。
管理項目を増やしすぎない
必要以上に項目を作成すると、管理が複雑になりやすくなります。
項目数が多いほど入力の負担が増え、更新作業が後回しになる傾向にあります。必須項目が増えすぎると、担当者の手が止まり、データの鮮度が落ちやすいです。
また、目的と関係のない情報が混ざると、分析の精度にも影響が出ます。まずは最小限の項目で運用し、必要性が明確になった段階で追加していくと、安定した管理につながります。
セルを結合しない
見た目を整える目的でセルを結合しがちですが、顧客管理表ではセル結合を避けましょう。
結合セルがあると並び替えやフィルターが正しく機能せず、コピーや貼り付けでエラーが起きやすくなります。行の操作が制限され、データ構造が崩れる原因にもなります。
一度乱れた表を修正するには手間がかかるため、配置調整は結合を使わず、書式設定で対応すると安全です。
安易に閲覧・編集権限を付与しない
顧客情報を安全に管理するためには、ファイルの取り扱いルールを慎重に定める必要があります。
共有範囲を広げすぎると、誤操作によるデータ破損や削除のリスクが高まります。数式の消去や行削除など、意図しないトラブルは起こりやすくなるでしょう。
情報漏洩を防ぐためにも、閲覧権限は最小限に抑えることが重要です。編集担当を限定し、バックアップ取得やパスワード設定、保管場所の制限を併せて行うと安全性を高められます。
顧客管理にはノーコードツール「kintone」がおすすめな理由
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クラウド上で顧客データを一元管理でき、外出先からでもリアルタイムで情報を確認可能です。アクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティ面でも安心です。顧客管理に限らず、業務フローの可視化や社内連携にも活用でき、業務全体の効率化が期待できます。
kintoneでの顧客管理の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone（キントーン）とは？できること・できないこと、特徴を徹底解説
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エクセルは低コストで始められる一方で、情報漏洩やモバイル環境での操作性などの課題があります。
エクセルで顧客管理する場合は、運用ルールを整えてエラーや情報漏洩を防ぐことが大切です。しかし、事業が拡大し、データ量や利用人数が増えてきた際、エクセルでの管理に限界が訪れる場合もあるかもしれません。
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なお、kintoneでの顧客管理に関するお悩みは、ペパコミ株式会社にご相談ください。kintoneのカスタマイズに詳しいエンジニアが、貴社の業務に合わせたご提案をいたします。
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