業務効率化を検討している方で、以下のようなお悩みはありませんか？
「業務効率化を進めたいが、どこから手をつけるべき？」
「日々の業務に追われていて、コストを削減したい」
多くの企業が業務効率化に関する課題を抱えていますが、正しい知識と手順で取り組めば、業務は大きく改善されます。
本記事では、業務効率化の具体的なアイデア5選や実施手順、成功のポイントなどを詳しく解説します。
コスト削減や生産性向上を実現したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
業務効率化とは｜生産性向上の違い
業務効率化とは、仕事の進め方を見直し、業務プロセスに潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくす取り組みです。
生産性向上のための手段のひとつで、より少ない時間や労力で、これまでと同じかそれ以上の成果を出すのが業務効率化の主な目的です。
ムリは業務やスケジュール面で過度な負担、ムダは人材や時間の過剰投入、ムラは業務品質の不均一さを指します。
ITツールの導入による自動化や一部業務の外部委託などが代表的な手段で、業務時間や工数の最適化につなげれば、注力すべき業務に時間を配分できるでしょう。
業務効率化を行う具体的なアイデア5選
ここでは、多くの企業で成果が実証されている、業務効率化の具体的なアイデアを5つご紹介します。
- 無駄な業務をなくし優先順位を明確化
- ITツールや自動化の活用
- マニュアル・テンプレート・データベースの整備
- 担当者の適正配置とアウトソーシングの検討
- 効率化の評価・改善サイクルの継続
自社の状況に合わせて、取り入れやすいものから検討してみてください。
無駄な業務をなくし優先順位を明確化
業務効率化につなげるには、不要な資料作成や重複作業を廃止し、本来の業務に集中できる環境を作るのが大切です。例えば、形骸化した定例会議や、誰も活用していない報告書の作成など、成果に直結しない作業は思い切って廃止しましょう。
次に、残った業務の優先順位を「緊急度・重要度・影響度」で判断し、時間を区切って作業します。重要な業務に集中して取り組む時間を確保すると、組織全体の生産性向上が期待できるでしょう。
管理職は、会社全体の目標達成に貢献する業務は何かを見極め、リソースを最適に配分するのが大きな役割です。
ITツールや自動化の活用
繰り返し発生する定型業務は、ITツールや自動化の得意分野です。請求書発行やデータ入力、レポート作成などの作業は、RPAやExcelマクロなどを活用して自動化しましょう。作業時間が短縮されるだけでなく、人為的なミスを防ぐ効果も期待できます。
また、ビジネスチャットやオンラインストレージで情報共有を迅速化し、ワークフローシステムで申請・承認フローを効率化してペーパーレス化を推進するのも効果的です。
ツールを選ぶ際は、ITに不慣れな人でも直感的に操作できるものを選び、導入後のサポート体制を整えるのが定着の鍵です。
なお、以下の記事では、kintoneアプリを活用した業務効率化に関して詳しく解説しています。
kintoneアプリを活用して業務効率化！作り方や活用方法を詳しく解説 | ペパコミ株式会社
マニュアル・テンプレート・データベースの整備
業務の進め方が特定の担当者にしかわからない「属人化」は、業務停滞を引き起こしかねません。
そのため、手順を明記したマニュアルを整備し、誰が担当しても同じ品質で作業が進められるようにするのが大切です。
また、見積書や議事録など、定期的に作成する書類はテンプレート化するのが有効です。一から作成する手間を省き、フォーマットを統一すると、作成時間の短縮と品質の安定化にもつながるでしょう。
さらに、顧客情報や過去事例を蓄積したデータベースを整備すれば、顧客対応や社内問い合わせへスムーズに対処できます。
担当者の適正配置とアウトソーシングの検討
従業員の能力を最大限に活かすのも、業務効率化の重要な要素です。それぞれの得意分野やスキルを見極め、能力が発揮できる業務に配置転換するのも検討しましょう。従業員のモチベーション向上にもつながり、組織全体のパフォーマンスが高まります。
一方で、経理業務やコールセンター業務など、専門性が高い、あるいはノンコア業務と呼ばれる領域は、外部の専門企業に委託するアウトソーシングが有効な場合があります。
アウトソーシングを行えば、社内の貴重な人材を、企業の成長に直結するコア業務に集中させることも可能です。
効率化の評価・改善サイクルの継続
業務効率化は一度きりのイベントではありません。実施した施策の効果を定期的に評価し、改善を続けるプロセスが不可欠です。施策の前後で「作業時間が何時間短縮されたか」「コストがいくら削減できたか」など、具体的な数値で成果を測定し、関係者間で共有しましょう。
思うような成果が出ていない場合は、原因を分析してPDCAサイクルを回し続ければ、業務プロセスは継続的に洗練されていきます。
ただし、一度に多くの施策を進めるのではなく、優先度の高いものから着実に実行して改善を重ねるのが、成功への近道です。
業務効率化を行うメリット
業務効率化を行うと、作業時間を短縮し、残業削減や人件費削減が可能です。従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上し、離職率低下にもつなげられます。
また、生産性向上により新規事業や改善活動への時間を確保でき、利益率の向上も期待できるでしょう。
さらに、業務効率化で生み出された時間を、新商品開発や顧客満足度向上策などより付加価値の高い業務に充てられます。
ムリ・ムダ・ムラを排除し、精度の高い作業と安定した品質の実現につなげられるのも、業務効率化のメリットです。
業務効率化を行うデメリット
多くのメリットがある一方、業務効率化の進め方を誤るとデメリットが生じる可能性もあります。
残業代を前提とした給与体系の場合、残業削減が直接的な収入減につながる恐れがあります。
また、新しいITツールやシステムを導入する際には、初期投資やランニングコストが必要で、新しいツールに慣れるまでは、一時的に作業効率が落ちる場合があります。
さらに、効率を追求しすぎると、優秀な社員の創意工夫や自由な発想が抑制されるリスクもあるでしょう。
上記のデメリットを理解し、従業員への配慮や丁寧なコミュニケーションを心がけながら進めることが重要です。
業務効率化の進め方・実施手順【5STEP】
ここでは、業務効率化の基本的な5つのステップを紹介します。
- 現状の業務を棚卸しして全体像を把握する
- 課題と改善余地を精査する
- 改善方針と実施計画を立てる
- 業務改善策を実行する
- 効果検証と改善を継続する
上記の手順に沿って、計画的に取り組みましょう。
1.現状の業務を棚卸しして全体像を把握する
最初のステップは、現状を正しく知ることです。部署やチームごとに行われているすべての業務をリストアップし、担当部署や担当者、工数、発生頻度、必要スキルを整理して現状を明確化します。
業務の全体像が見えると、「複数の担当者が同じような作業をしている」「この報告書は誰のために作っているのか不明確だ」などの問題点を発見できるでしょう。
業務に潜むムリ・ムダ・ムラを客観的に把握していきます。
2.課題と改善余地を精査する
業務の棚卸しで明らかになった問題点の中から、どれを優先的に改善すべきかを見極めます。すべての課題に一度に取り組むのは現実的ではないため、「改善した場合の効果が大きいか」「着手しやすいか」などの観点から優先順位をつけましょう。
例えば、多くの従業員が時間を費やしている定型業務や、特定の担当者しかできず業務停滞のリスクがある属人化業務は、優先的に改善すべきです。
非効率で改善の余地が大きい業務を特定し、改善のターゲットを絞り込むと、その後のアクションが明確にできます。
3.改善方針と実施計画を立てる
改善すべき課題が決まったら、具体的な解決策と実行計画を立てます。まずは、作業手順の見直しや不要な工程の削減など、コストをかけずに始められる改善策を検討しましょう。
より大きな改善が必要な場合は、ITツールの導入やアウトソーシングの活用などを視野に入れます。改善策が決まったら、いつから着手するか、実現に向けたスケジュールを策定します。
関係者全員が目標と計画を共有し、無理のない現実的な計画を立てるのが、プロジェクトを円滑に進めるための鍵です。
4.業務改善策を実行する
策定した計画に沿って、改善策を実行します。新しい業務フローやツールを導入する際は、関係部署との連携が不可欠です。事前に目的や変更点を丁寧に説明し、現場の理解と協力を得ましょう。
実行段階では、業務の役割分担を明確にしたり、作業手順を標準化したりなど具体的なアクションを進めます。
例えば、不要な会議の頻度を見直したり、承認プロセスを簡略化するなど、計画に基づいて改善策を着実に実行していきます。
5.効果検証と改善を継続する
改善策を実行した後は、必ず効果を検証します。作業時間がどれだけ短縮されたか、コストがいくら削減されたかなど、可能な限り具体的な数値で成果を測定しましょう。数値で客観的に評価すると、施策の有効性を正しく判断できます。
同時に、従業員の満足度や働きやすさなどの定性的な変化にも目を向け、期待通りの成果が得られなかった場合は、原因を分析して計画を修正します。
上記の改善サイクルを継続的に回していくと、業務はよりよい状態に改善できるでしょう。
業務効率化を成功させる3つのポイント
業務効率化を成功に導くためには、押さえておきたい3つのポイントがあります。
- 効果検証・PDCAサイクルを継続的に回す
- 現場で働く人の意見を取り入れる
- いきなりすべてを改善せず小規模に始める
上記のポイントを意識すると、施策が形骸化するのを防ぎ、着実な成果につなげられます。
効果検証・PDCAサイクルを継続的に回す
効率化施策は一度きりで終わらせず、「計画（Plan）→実行（Do）→評価（Check）→改善（Act）」の流れを繰り返すのが重要です。
効果を評価する際は、時間やコストの削減量など、具体的な数値で示すようにしましょう。成果が可視化されると、関係者のモチベーション維持にもつながります。
思うような結果が出なかった場合も原因を分析し、次の計画に活かせると、取り組みは着実に前進します。
現場で働く人の意見を取り入れる
経営層や管理職だけで考えた業務効率化の改善策は、現場の実情に合わず、かえって負担を増やしてしまう場合があります。そのため、実務担当者の声を積極的に取り入れるのが大切です。
まずは、日々の業務で困っていることや無駄を感じる部分などをヒアリングしましょう。現場の課題を起点に改善策を考えれば、実用性の高い施策が生まれます。
また、効率化によって残業が減るなど、従業員一人ひとりにメリットを明確に伝えれば、改善への協力が得られやすくなります。
いきなりすべてを改善せず小規模に始める
会社全体の業務を一度に変えようとすると、大きな混乱を招き、失敗するリスクが高まります。
業務効率化を成功させるためには、「スモールスタート」が大切です。小さな成果を確実に出すために、特定の部署や、一つの業務に絞って試験的に導入していきましょう。小規模に始めると、短期間で成果を確認でき、問題が発生してもすぐに対応できます。
また、小さな成功事例を社内で共有すれば、前向きな雰囲気が醸成され、取り組みが組織全体へと広がりやすくなります。
着実に成果を出すのが、最終的に大きな変革を成し遂げるための道です。
業務効率化をスムーズに進めたいなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください！
本記事では、業務効率化の基本から具体的なアイデア、実施手順、成功のポイントなどを解説しました。
業務効率化は、コスト削減だけでなく、従業員の働きがいを高め、企業の成長を加速させる重要な経営戦略です。
「ムリ・ムダ・ムラをなくしたい」「何から手をつければよいかわからない」などの課題解決へつなげるために、本記事の内容をぜひご活用ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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