kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
kintoneと連携できる会計システムを探している会社さんも増えてきましたね。
ペパコミはマネーフォワードクラウド会計とマネーフォワード請求書を使っています。
経費精算・勤怠管理・給与計算はマネーフォワードにもありますが
他にもたくさんの業務ツールが販売されています。
中小企業で会計システムをクラウドにするときには連携も気になりますよね。
業務ツールと会計システムの連携について、kintoneを使っている目線でお伝えいたします。
全体の業務イメージを考える
部分的に「使いやすい」をメインにしてツールを選ぶと
後で行き詰まることが多くあります。
クラウドサービスの場合、使用するツールの中にデータが蓄積され、
ツールを変更する際に、それまでのデータの書き出しができるものと、できないものがあります。
kintoneの場合もテキストデータは簡単に書き出せますが、
添付ファイルはひとつずつダウンロードしなければなりません。
途中でツールを変えるというのは、蓄積データも問題も出てくるので、
やはり選択する時点で「使いやすい」のみを判断基準にすることはオススメしません。
会社全体の業務を改めて確認し、業務内容別に関わる人材、必要な情報、
フローとして業務別にまたがって使用する情報、など整理してから優先順位を付けましょう。
会計情報は全体業務の根底に必要ではありますが、
基本的には事後入力となる情報です。
リアルタイムの情報が見れると便利と思うかもしれませんが、
修正がしづらい、臨機応変が苦手という点からリアルタイムに連携するときには
かなり慎重になる必要があります。
売上・請求書の管理
売上管理では請求書を作成し、売掛金計上、入金消込みの
ご相談をうけることが多くあります。
いまだに通帳を見ながら、Excelの売掛金リストで消込作業を
行っている会社さんも少なくありません。
又は請求書を作成した後の入金消込みの管理のために
結構多くの会社さんがそこだけシステムを使っています。
そこで問題となるのが、請求書を発行するまでの業務と請求書発行システムが
全く連動していないため、営業部門が作成したデータを
二重登録で経理が登録しているという現実です。
案件管理から請求管理、入金消込までを連携できるツールとしては
kintone×マネーフォワードはとても便利です。
freeeも連携できるのですが、freeeの場合はkintone請求書発行情報が
直接会計に記帳されるため、請求書の金額訂正などが結構めんどくさいことになることと
kintone上で管理者と経理責任者の承認フローが必要となり、
承認フローがスムーズに回らなかった場合の対応が難しいなどの問題が起きてきます。
マネーフォワードは請求書と会計が別になっているため、
請求書でワンクッションおけるという点でとても使いやすくできています。
人事関連・勤怠情報と給与計算
勤怠管理については会社さんの形態によって、
使いやすいツールは全く変わってきます。
残業時間を明確に計算し、時間給で給与計算をしている会社、
みなし残業という形で月の平均残業時間をあらかじめ固定給に加えている会社、
出勤場所が事務所ではなくほとんどの社員が直行直帰、リモートワークをしている会社、
などなど、その会社の勤務体制と給与形態によって選択する必要があります。
さらに、勤怠管理ツールを使いたい目的も様々です。
打刻の記録があればいい、という会社もあれば、
打刻記録によって給与が変わるため、厳密な記録が必要な会社もあります。
その他、経費精算をどのように行っているかも関係してきます。
マネーフォワードにも勤怠管理・経費精算・給与計算があり、
データの連携はとても簡単にできるのですが、
アプリがない、それぞれに料金がかかるなどの理由から
少々使いづらいかなと感じています。
ペパコミは人事情報に関してはkintoneで管理することにして、
データをcsvで書出してマネーフォワード会計に入れるという形を選択しています。
結論としては、会社さんによって良いものが違う、としか言えませんが、
業務ツールと会計システムの連携は一部で良いのではないかと思っています。
業務ツールはリアルタイム情報をいかに共有するかが大事で、
会計システムは事後で良いから正しい情報を適切に入れることが大事です。
時間軸の基準が大きく違うので、あまり連携にこだわらなくて良いのではないかなーというのが
個人的な意見です。あくまでも参考まで・・・。
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