kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
データをExcelで取り込めるのはとても便利です。
ただ取り込むデータが大きくなればなるほどエラーがでやすいです。
そのエラーをひとつずつ解消していけば良いのですが、
先に防げるのなら防ぎたいですよね！
今日はExcel取込時によくあるエラーを書いていきます。
１．ファイルの読み込み・書き出しが選べない
サポートでzoom越しに
「アプリの右側にある3点のメニューをクリックしてください」
といってクリックしてもらうと「ファイルの書き出し・読み込み」がないことがあります。
まずは「ファイルの書き出し・読み込み」のアクセス権を確認してください。
「アプリ設定→アクセス権→ファイルの書き出し・読み込み」
の順でアクセス権を設定する必要があります。
管理者であってもアプリの権限でファイルの書き出し・読み込みの
権利にチェックがついてないと、メニューには出てきません。
私自身も管理者なので、ときどき出てこなくて「あれ？」と思う瞬間があります。
２．ファイルを選んだときにフィールドが出てこない
Excel・csvファイルを取り込む際に、一行目の項目とアプリのフィールドをマッピングします。
そのときに「アプリにフィールドはあるのに表示されていない」ということがあります。
これは読み込みができないフィールドは表示されないんですね。
【ファイル読み込みができないフィールド】（kintoneヘルプページ参照）
- ラベル
- 文字列（1行）（自動計算を設定している場合）
- 計算
- 添付ファイル
- 関連レコード一覧
- ルックアップ（コピー元のフィールドが「値の重複を禁止する」の設定を無効にしている場合）
- レコードの作成者／作成日時／更新者／更新日時（登録済みのレコードの場合）
この中でもありがちなのが「文字列（１行）（自動計算を設定している場合）」と
「ルックアップ（コピー元のフィールドが「値の重複を禁止する」の設定を無効にしている場合）」です。
使い慣れているアプリほど、うっかり忘れがちなので、
「出てこない！」と思ったら落ち着いて確認しましょう！
３．テーブル内の全フィールドを設定する必要がある
テーブルのデータを更新/追加するときは、取り込みの必要がないフィールドも
項目の指定をする必要があります。
取り込みをする際に「アプリのフィールド」として並ぶ項目に
「＞」がついてフィールドが表示されているものがテーブル内のフィールドです。
テーブル内フィールドにファイル項目をひとつも設定しないのであれば良いのですが、
ひとつのフィールドでも読み込む場合は、テーブル内全てのフィールドに項目を設定します。
例えばテーブル内にA・B・Cというフィールドがあります。
取り込みをしたいデータはAフィールドのみのデータであったとしても
取り込み用のファイルにはA・B・Cという項目を一行目に作成して
必ずそれぞれに設定しなければいけません。
ただ、テーブル内にある計算フィールドなど
取り込みができないフィールドは必要がありません。
テーブル内フィールドに全て設定するまでは「読み込む」のボタンが
クリックできないようになっていますので、読み込むがクリックできないときは
まずテーブル内フィールドの設定を確認してください。
４．ファイルを読み込む際のありがちなエラー
「読み込む」をクリックして、アプリ一覧の上にでてくる文言が
赤色背景の表示だったとき、がっくりしますよね。
エラーの内容を表示すると細かく指摘してくれているので
指摘事項を解消すればよいだけなのですが、わりとありがちなエラーは
ファイルを整える際にあらかじめ確認しておきたいものです。
【ありがちなエラー】
①ルックアップフィールドのコピー元が重複禁止になっていない
②ルックアップ元とファイルデータに相違がある
（カタカナや英数字が半角・全角の違いや、空白の設定など）
（例：ルックアップ元 ペパコミ・ファイルデータ ﾍﾟﾊﾟｺﾐ など）
③数値フィールドに取り込むファイルデータが全角又はカンマがついている
④ラジオボタン・ドロップボックスなど選択フィールドにないデータが入っている
⑤アプリで必須項目に設定してあるフィールドにデータが空欄
ファイル側で確認できるデータ量であれば、確認をしてから取り込み作業を開始すると良いです。
もし、多すぎて整える方が時間がかかるということであれば、
エラーを出してから解消しながら取り込むのもアリです。
まとめ
付け加えて、Excelファイルは1MB、1000行、500列、
csvファイルは100MB、10万行、500列までの大きさとなっているため、
それを超えるデータ量の場合はファイルを分けるなどしてください。
ファイルの取り込み作業を行うときに私が気を付けていることは
「時間にゆとりをもって取り組む」ということです。
時間がなく焦って行うと、エラーが出たときにまた焦って
落ち着いていたらやらないエラーも出してしまいます。
取り込み作業後の確認も必要なので、
出来る限り落ち着いて取り組める状態で行うことをオススメします。
ファイル取り込みが苦手ではなくなると、アプリの引っ越しも気軽にできるので
kintoneの幅がまた広がります。
ぜひkintone取り込みマスターになってください。
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