今回もコラムをご覧いただきありがとうございます。
このページをご覧いただいているみなさまは、kintoneの開発でお困りなのではないでしょうか。「kintoneを導入したものの、どう開発していったらいいかわからない」「開発自体はある程度進んできたけど、作りたかったものと違うものが出来上がってしまった」「メンテナンスをどのようにやっていけば良いのか」。このようなことでお悩みかもしれません。
今回は、kintone開発での重要なポイントをお話しさせていただきます。kintone開発でお困りの方の参考になりますと幸いです。
kintone開発を進める中で生じる課題
最初に、kintoneの開発を進めていく中で生じる課題について記載します。
アプリ構成をどうするか
最初に生じる問題は「アプリ構成をどうするか」です。これは開発前にも悩むことですが、開発中にも同様に悩まされます。必要なアプリを自由に思いつくままに作成すると、構築途中で【管理情報の重複】が必ず生じます。
そのために事前に「情報をどう整理し管理するか」、「それぞれのアプリ間をどのように連携させるか」、「管理情報の重複は発生しないか」といったことに留意し、アプリ構成を検討する必要があります。つまり、１つ目の課題は、「具体的にアプリ構成はどのように検討すれば良いか」ということです。
やりたいことをどう実現するかがまとまらない
次に、「業務に課題は感じているが、kintoneでどのように実現するかイメージできない」ということもあると思います。よくあるもので、「紙での情報管理、共有が多いから、システム上での管理へシフトしたい」というケースについて考えていきたいと思います。このケースの場合、【「紙で管理している情報」をkintoneで管理できるようになれば全て解決するのか】、【kintoneへ移行する際、紙での管理は完全に停止するのか】、【その紙を手渡しして業務を行なっている場合、後続業務へ影響は出ないのか】といったことを検討していく必要があります。ただ、今述べたような事柄を、総合的に検討し、具体的に構築する、となるとかなり困難です。
開発を具体的にどう行うかが不透明
３つ目に、「開発を具体的にどう行うかが不透明」ということが挙げられます。kintoneを導入した際、「誰が開発するのか」、また、「1人でやるのか複数人で行うのか」といった体制面で悩むかもしれません。「どのようなスケジュール感で進めていくのか」、「できたアプリから使っていっていいのか」、「開発を行う社員は今行っている業務と並行してkintoneの開発を行なっていくのか」といった進め方で困るかもしれません。このような事も、開発前に、前もって考えておく必要があります。
kintoneアプリを作ったスタッフが退職した際の懸念
kintoneの良さの１つに、「誰でも簡単にアプリを作ることができる」ということがあります。ただ、ご留意いただきたいのは、「誰でも簡単に作れるが、誰かが作ったものを変更するのは困難である」ということです。kintoneの手軽さが裏目に出るケースがあります。それは、kintoneのアプリを作っていた担当者が退職した場合、誰もそのアプリを編集できなくなってしまう、ということです。kintoneアプリの保守運用体制も考えておく必要があります。
課題ととらえず無視することもできるが、、
前述した課題については、一旦は無視することもできます。ただ、初期の段階で前述の課題を無視してしまうと、後々大きな課題を生み出すことにつながります。このチャプターでは、小さな課題がどのような大きな課題につながるかを述べさせていただきます。
アプリ構成が複雑化する
まずは「アプリ構成が複雑化する」ということです。アプリ構成や管理情報の整理がされないままアプリの構築がスタートしてしまうと、「管理情報の重複」、「アプリ機能の重複」が肥大化し、「使いたくない」アプリが出来上がります。業務効率化が目的のkintoneですが、逆に非効率になってしまうアプリが出来上がります。
例えば、【顧客管理】、【営業管理】といったアプリがあったと仮定します。【顧客管理】に「氏名」「郵便番号」「住所」などの情報を入力し、再度同じ情報を【営業管理】にも入力するようになっている場合、入力したくありませんよね。こちらはあくまで簡単な例ではございますが、二重三重の入力はよく発生してしまう問題です。また、開発がスタートし、運用もスタートしてしまうとなかなか修正が困難なため、開発の前段階で検討しておく必要があります。
アプリの修正ができなくなる
次に、「アプリの修正ができなくなる」ということです。こちらについては、「体制面」と「技術面」の２つから発生しうるものです。前述した「アプリ構成が複雑化する」ことによって、アプリの修正ができなくなるというのが「技術面」起因のものです。「体制面」については、「kintoneの開発担当が1人である場合、他のスタッフがkintoneをさわれず、アプリの保守運用ができない」というケースから発生します。kintoneで重要なポイントは、「開発後も定期的にアプリのメンテナンスを行い、機能追加などのブラッシュアップを行なっていくこと」です。kintoneは直感的に編集可能なものですが、kintoneならではの難しさがあります。ある程度使いこなすことができるスタッフが複数名いなければ、後々機能を追加したくなった場合など対応ができず、結局使われなくなってしまうということが往々にして発生します。
自社でkintone開発を行なっていく際のポイント
このチャプターでは、前述した課題の発生を防ぐために、開発の早い段階でどう言ったことをやっておく必要があるのかについて記載します。
要件定義を行う
最初に行うべきは、「要件定義」です。「要件定義」とは【開発の前段階で、実際に使用するユーザー（現場の社員様たち）がどういったことをkintoneに求めているか整理する】ことです。kintoneの導入を決め、開発をスタートしている会社様は、実際の業務において課題を感じて導入を決定されているはずです。具体的に、何を目的としてkintoneの導入を決めたのか。また、業務において課題に感じていることが何なのかというのを、網羅的に整理することが要件定義です。
また、要件定義を行う上で重要なのは、色々なメンバーにヒアリングを行うことです。現場のリーダーが感じる課題と、チームメンバーが感じる課題というのは全く違います。それぞれの課題を拾い上げ、kintone実装時に解消できるようにすることがkintone開発において大変重要なことです。
要件に優先順位をつけスケジュールを立てる
前述の通り、まず行うべきは、「要件定義」です。では次に行うべきことは？それは、「洗い出した要件に優先順位をつけること」です。課題の洗い出しを色々なメンバーのヒアリングを通して行うべきではありますが、ヒアリングを通して出てきた要件を全て実装しようとすると、途方もない時間がかかります。そのため、出てきた要件に対して、まず優先順位をつける必要があります。優先順位をつけた上で、具体的にいつまでにどの領域を実装するかというスケジュールを考えていきます。
例えば、先程の例に続いて、「顧客管理に課題を感じている」ケースで考えていきます。顧客管理に課題を感じている場合でも、実際のところは「顧客管理」「営業管理」「受注管理」といった事柄に細分化することができます。これを、「顧客管理」は来月運用、「営業管理」は再来月運用、「受注管理」は2ヶ月後運用という風に切り分けていくイメージです。実際は、業務プロセスが変わるため、より綿密に検討しなければなりませんが、イメージとしては上記のようなものを想定いただくと良いかもしれません。
優先順位をつけ、スケジュールを立てる。そして、優先順位が低いものについては、優先順位の高いものが完成、運用がスタートしてからの検討で問題ありません。優先順位が高く、業務への影響が大きいものから着手していくことが重要です。
標準範囲内かプラグインが必要かの検討を行う
３つ目は、想定している要件がkintoneの標準機能のみで実装できるか、もしくはプラグインが必要なのか検討を行う必要があるということです。kintoneは大変便利なツールですが、場合によってはプラグインを使用しなければ実装できない要件もあります。例えば、kintoneから何らかの帳票を出力したい、といったケース。PDFで請求書や見積書を作ったり、葉書へ住所を印刷したり。こういったこともkintoneではできるのですが、別途有料のプラグインというものが必要になってきます。そのため、洗い出した各要件に対して、「これは通常のkintoneの機能の中だけで実装ができるのか？もしくはプラグインが必要なのか？」をいうことを考える必要があります。kintoneはプラグインの種類が豊富で、プラグインを使用することでより様々なことがkintoneでできるようになります。ご興味あれば下記リンクよりご覧ください。
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/?sector=development#tab-refine2
開発担当を1人にしない
４つ目に重要なのは、「開発担当を1人にしない」ということです。大前提として、開発を行うスタッフは現状抱えている業務に追加でkintone開発の業務を請け負う形になると思います。その状況に加えて、1人で開発を行うとなると、アプリの開発が遅れるだけではなく、開発担当退職時のリスクもあります。そのため、最低限複数人でkintone開発を行う必要があります。複数人で開発を行うことで、kintoneを開発していく知見も身につき、よりスピーディーな実装が可能になります。kintoneで重要なポイントは「継続的な改善」です。kintoneアプリを1回構築して終わり、ではなく、運用していく中で感じた課題や、現場スタッフからの改善案をどんどん吸収し、kintoneに反映してブラッシュアップしていく必要があります。そのため、1人ではなく、複数人で開発を行う必要があるのです。
業務のスペシャリストを開発に携わらせる
５つ目に重要なのは、「業務のスペシャリストを開発に携わらせる」ということです。実際に開発を行う必要がある、というわけではありません。開発しているアプリを積極的に使い、開発を行なっているスタッフにフィードバックを行い、より良いものにしていくためのアドバイザー的な立場を取っていくようなイメージです。要件が決まり、複数人で開発を行なっても、現場で使われないシステムになってしまったら全く意味がありません。現場で使ってもらえるシステムにするためには、業務を誰よりも熟知しているスタッフに最初に使ってもらい、そこから出てくるフィードバックをkintoneのアプリに反映する、ということが重要になります。ただ、このフィードバックというのは、アプリが出来上がってから出てくるようでは遅いので、最初の要件定義から参画していただき、開発の進捗をともに追いかけていく必要があります。開発初期から二人三脚で進めていくことで、より現場で使えるシステムを作り上げることができます。
高度な開発や、ディレクションを要望であれば、パートナーに依頼することもオススメ
前述のように、いざkintone開発に着手すると、なかなか検討事項が多く大変に感じられるかもしれません。そういった場合にkintoneパートナーを利用する、と言った手段もあります。このチャプターでは、自社だけで行わず外部パートナーを使用するケースについてお送りします。
自力での開発には限界がある
先に結論から申し上げると、自力での開発には限界があり、想定しているスケジュール通りに全てがうまくいく、ということはほとんどありません。これは、至極当然のことで、ノーコードのkintoneとはいえ、システム開発であることに変わりはありません。システム開発の経験がない中で、要件定義からスタートすると、なかなか考えているようには進めることができません。「要件がうまくまとまらない」や「思った通りに開発が進まない」ということは多くの会社様からお問い合わせいただきます。自社で限界を感じた場合や、スピード感、kintoneアプリの品質を求める場合は、kintoneパートナーに依頼することも手段の一つです。
開発の依頼や、ディレクションだけ外部パートナーに依頼するという手段も
前述の通り、外部のkintoneパートナーに依頼するケースを想定してみます。外部のパートナーに依頼する場合、依頼可能な方法は大きくわけて３つ、「業務コンサルティング」、「利用定着、活用促進支援」、「全体設計、個別開発代行」があります。それぞれ見ていきたいと思います。
まず一つ目の「業務コンサルティング」です。ここでいう業務コンサルティングとは、何に本当に困っているのか、何のためにシステムを導入するのか、根本的な課題の洗い出しから解決までをお手伝いするものになります。「業務に課題は感じているが、何をどう改善したらいいのかわからない」といったケースにご利用いただけます。
次に、「利用定着、活用促進支援」です。「アプリを作ったものの、なかなか社内に浸透しない」場合などにご利用いただくと良いと思います。活用や社内浸透など、kintoneの定着に向けた支援を行います。具体的には、社内勉強会や、作成されているkintoneアプリの改修などを行います。
最後に、「全体設計、個別開発代行」です。これは読んで字の如くではありますが、システムの全体設計、個別開発を行うというものです。例えば、「他システムと連携させる」というケースや、より業務改善の効果が発揮されるようなシステムをご所望の場合はご利用いただく価値があるかと思います。kintoneだけでなく、様々なシステムの知見が豊富にあるので、全体を俯瞰した幅広い視点で、システムの構成を提案することができます。
まとめ
今回はkintoneの開発についてお送りしてきました。最後にまとめさせていただきます。
開発で重要なポイントの振り返り
kintoneを開発していく上で重要なポイントは、「要件定義を行うこと」「要件に優先順位をつけスケジュールを立てること」「標準範囲内かプラグインが必要かの検討を行うこと」「開発担当を1人にしないこと」「業務のスペシャリストを開発に携わらせること」の５つです。この5点は１つも欠けてはいけません。いずれか１つでも欠けてしまっては、kintoneの導入がうまくいかないばかりか、全く使ってもらえないシステムになってしまいます。
開発の課題感を洗い出し、自社の現況を明確にする
このページをご覧いただいている方は、開発に行き詰まっている方だと思います。まずやるべきは、「現状の開発における課題を洗い出し、次のアクションを検討する」ことです。それが自社で解決できないのであれば、外部パートナーも頼ることも検討いただく価値がございます。
自社だけでなく、外部パートナーも頼る
先ほど述べた通り、自社での開発には限度があります。より完璧なものやスピード感を求める場合は、ぜひkintoneパートナーにご連絡されることをお勧めします。もちろん、ペパコミ株式会社もkintoneのパートナーです。現状をお聞かせいただければ、そこからの改善提案が可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。
kintone構築・運用でお困りの際や、やりたいことはあるが実現方法がわからない場合は、ぜひサイボウズオフィシャルパートナーのペパコミ株式会社へお問い合わせください。皆様のkintoneライフをより充実したものにすることをお約束します。お問い合わせお待ちしております。
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