サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
この記事でペーパーレス実現する上での”天敵”である書類の保管期間についてまとめています。
引継ぎで言われた期間を保存しているケースが多い
会社には様々な書類が発生し、保存期間があるものないもの入り混じっています。
仕事の引継ぎをする上で前任者から「この書類はこのように使って、そしてこのようにファイリングしてくださいね♪」と言われ、そのまま引き継いで仕事をするケースが多いです。
実際会社で発生する書類の多くは法律で保存を義務付けられているため、勝手に捨てることが出来ません。
そのため引き継いだことを守ることが無難とされています。
保管期間を明確に把握している人は少ない
しかしそれぞれの書類の保管期間を把握している人ってあまりいません。
ペパコミの代表も一部上場企業の管理部門に勤めていましたが、保管期間を把握している人は一人もいなかったと言っています。
多くの会社は「会社法で10年、税法で７年が多いからとりあえずその期間は保存！」という理由で保管している会社が多い印象です。
例えば雇用関係書類は会社法？税法？と聞かれても考えたことがない人の方が多いのではないでしょうか？
ちなみに雇用といっても
「雇用、退職、解雇」などの書類は退職から３年
社会保険に関する書類の主なものは2年
法律は厚生労働省管轄の”労働基準法”や”健康保険法”や”厚生年金法”と「法律」といっても様々な法律が絡んできます。
更に法律上保管期間が明記されていなくても、”会社の尺度”で定めている保存期間もあります。
上場を目指している会社なのか？
親族企業なのか？
少人数の仲間企業なのか？
などなど、企業体によって「必要な期間」が異なります。
最初は少人数の企業だったが、気持ちが変わって上場を目指すことになった！と目的が変わるケースも多いですが、
改めて保管期間について考え直すことってほとんどないです。
書類の分別は労力をかけても売上に直結しないので、念のため長めに保管しておけば問題ないであろう！という判断になりがちです。
結果会社内で書類がたまり、ますます片付かなくなるという悪循環が起こることになるのです。
過去データは会社が発展するにあたって重要なヒントが隠れていたり、データを分析することで利益に直結していくこともあるでしょう。
使い方次第では大きな資産になるものです。
いつまでも会社の資産になりうるかもしれないデータを使わずに放置するのはもったいないことです。
ちゃんと向き合って分別することで、ただ会社がスッキリするだけではなく、大きな資産となって会社に利益をもたらせてくれます。
後回しにするのではなく、是非ペーパーレス実現の一つの方法として、保管期間を確認してみて下さいね！
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