サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
この記事では文書管理規定についてまとめています。
文書管理規定ってあまり聞きなれないワードかと思います。
しかし文書管理規定は労務規定等と同じで本来なくてはならないものです！
請求書や領収書などお金に絡む書類を扱う際には、文書管理規定に沿った運用を行う必要があります。
が、現実にはいちいち規定を作るまでもなく、責任者がおり取り扱いには十分な注意が払われているので、意識して作るという会社も多くはないです！
じゃあ文書管理規定作る必要ないじゃん～！
いえいえ、違うのです。
文書管理規定はペーパーレス化するために大切！
ペーパーレスを実現するためには文書管理規定はとても重要になります！
ペーパーレスをするためにはまず廃棄をしなければいけません。
廃棄した後に残った管理するべき書類の整理です。
つまり大切なことは
どの書類が必要で、どの書類がいらないものか？
必要な書類はいつまで保存するのか？
これらが明確化(ルール付け)されていないとそもそも整理が出来ないのです。
その明確化されたルールが文書管理規定なのです！
文書管理規定がないと、保管、廃棄、が個人の裁量で行われ、ペーパーレス化の実現は難しくなります。
中小企業は文書管理規定を作る機会は少ない・・
上場企業になると法務部やコンプライアンス部など、規定を策定する部署があるのですが、
中小企業は規定を作る機会ってあまりないですよね？
あったとしても、士業に任せているケースがほとんどではないでしょうか。
文書管理規定の具体的な内容について
文書管理規定は難しいことは書かれていません。
就業規則と似ていて「９時出社１８時定時の終業時間とする」みたいな感覚で
「保存期間の期限が過ぎた書類は廃棄する」といった内容です。
書類一つ一つに対して定める規定でもないので、
「請求書は〇年保管して、〇年経過後溶解処分すること」というように、具体的な書き方をするのではなく、
「文書とは〇〇のことを指し・・一般的に〇年保管で上長の承認をもってうんたらかんたら」という曖昧な書き方をします。
ん？そんな曖昧な書き方でペーパーレスのルール決めなんて出来るの？
はい！出来ませんね！
重要なのは文書管理規定を作った後なのです。
この文書管理規定を基本として、具体的な書類の取り扱いルールを決めることになります。
文書管理規定で大枠のルール決めをした上で、現場単位の細かい書類は現場レベルでルール決めをするのです。
文書管理規定を定めないと軸がない状態で各々ルール決めしてしまうので、とんでもないことになります。
例えば
労務規定：「９時出社１８時定時の終業時間とする」
就業ルール：「９時１０分にゴミ捨てやデスクをふく」
上記のように労務規定に則って現場単位でルールを策定するわけです。
先ほど話した文書管理規定と現場のルールは上記の部分に当てはめるとこうなります。
文書管理規定＝労務規定
現場のルール＝就業ルール
まとめ
先ほどから例に出ている労務規定等は労働に関する法律に則って作成し、労働基準局に提出が必要なため社会保険労務士に作成してもらう必要がありますが、文書管理規定はあくまでも社内規定なので社内で作成すればＯＫです。
そのため作成している会社が多くはないのですが、今後は情報の価値が高くなり、顧客名簿か過去の購入記録など万が一漏洩したときの責任は計り知れません。
問題が発生した際に、
社内の情報がどのような文書管理規定に則って管理されていたのか？
情報が記載されている書類を管理する規定があったのか？
などによって会社の責任度合いが変わってきます。
今後は国としてペーパーレス化が進み、より管理セキュリティも今まで以上に意識をしないといけなくなります。
またペーパーレス化を実現したい会社は文書管理規定の策定は必須となりますので、
順序立てて計画を立てることが大切になります。
ペーパーレス化実現の手順は下記記事にまとめていますので、ご確認下さい。
https://pepacomi.com/archives/130
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