【kintone導入事例】一般社団法人日本農林規格認証アライアンス様

御社のサービスを教えて下さい

JAS法の下での登録認証機関として農林水産省の登録を受け、JAS認証業務を行っています。
全体の9割以上が有機食品のJAS認証となり、農産物の生産者、食品工場、食品の輸入業者等から申請があり、申請書の受理、書類審査、実地検査、認証判定の作業を行っています。認証件数は400件を超えるくらいの規模です。毎年400件程度の調査を行っています。
また、有機食品の輸出をする事業者に対しては、証明書の発行業務を行っており、その数は年間で1000件を超える数となります。

kintone導入前の課題を教えて下さい(元々どう管理していたのか、大変だったことなど教えてください)

・認証審査の進捗管理において、複数のエクセルを使って進捗の把握・担当者間の申し送りをしていた。
・認証事業者のデータについて、ACCESSのデータベースを使用していた。
これらの業務において、テレワークによる社員がエクセル・ACCESSファイルを同時に使用することができず、順繰りに使用しており、作業したいときにできないという効率面での不具合がありました。
また、外部委託の実地審査員約30名との連絡や審査書類のやり取りは、e-mailで行っていましたが、この審査員とのやりとりのオンライン化の必要性を感じていました。
こうした業務上の不都合を解決できる方法としてノーコードツールで安価に解決できるものを探したところ、kintoneの導入に至りました。

ぺパコミを選んだ理由・依頼してよかった理由を教えて下さい

・ペパコミさんにお任せでシステムを作ってくれるのではなく、週1回のミーティングを通じて一緒に構築するというスタンスで、担当者の教育も兼ねて開発を進めていただきました。この結果簡単なアプリは自作で作れるようになり、また開発完了後も、アプリの簡単なメンテナンスは、自社でできるようになりました。
・こちらからこうしたいというときに、複数の選択肢で提案をいただき、こちらの希望とそのための開発コスト。利便性等を検討し、プラグインを導入したり又は断念したりということで、最善の選択ができました。
・開発完了後も、IT顧問契約により、チャット上で相談に乗ってくれるので、ありがたいです。

kintoneを導入して得られた効果を教えて下さい

■定量的な効果
複数に分散するエクセル等のデータをWeb作業で一元化することにより、複数のファイルを使用する必要がなくなることで、操作時間の短縮が図れる。
(例：ファイルを探す・保存する等のひと手間約30秒×1案件当たりのアクセス回数約60回＝30分/案件)

■定性的な効果
ペーパーレス化(例：審査員・判定員の利害関係の宣誓、書類受理確認書などはキントーン上で済ませる)。
検索性の向上(例：キントーン上で把握しているデータは、すぐに確認できる)

どのような企業・担当者の方にkintoneもしくはペパコミのサービスはオススメですか

・データベースを利用した業務
・案件数が多く、個別の進捗を時系列で管理・把握する必要のある業務

今後kintoneを使った目標を教えて頂けますか？

・申請事業者のオンライン申請の充実を目標としたい(既開発アプリの改良)。
・検査報告書の簡略化をキントーンでできないか検討(新規アプリの開発)。