「現場の出退勤管理が煩雑で困っている」
「紙やExcelでの情報管理に限界を感じている」
「自社でのアプリ開発は難しいけれど、業務効率化を実現したい」
建設業や設備会社をはじめとする多くの現場管理を要する企業では、このような課題を抱えているのではないでしょうか？
今回は、大型の電気・空調工事を請け負う建設業 株式会社ダイデンテクノス様の事例をご紹介します。同社では、協力会社員の出退勤管理や在庫確認に課題があり、紙やExcelを使った情報管理に多くの時間と手間を費やしていました。
この記事では、同社がどのようにしてkintoneを活用し、効率的な現場管理と情報共有を実現したのかを詳しく解説します。また、ペパコミの伴走サービスがkintone導入をスムーズに進めるうえでどのように役立ったかもお伝えします。
ぜひ、成功事例を通して、業務改善のヒントを見つけてくださいね。
■この記事でわかること
・kintone導入前に抱えていた事務作業の具体的な課題
・kintoneを導入することによって得られた成果とその効果
・伴走サービスによるkintone導入成功のポイント
■こんな人におすすめの記事です
・現場管理の効率化を図りたい経営者や事務管理者
・紙やExcelを使った事務作業に課題を感じている方
・デジタルツールによる業務改善に興味がある方
なお、同社の事例をより詳しく見たい方は、こちらの動画もご覧ください。
【課題】kintone導入前に抱えていた事務作業における3つの課題
株式会社ダイデンテクノス様は、kintone導入前に3つの事務作業の課題を抱えていました。
- 現場社員の出退勤や人員配置の管理が不十分である
- 紙やExcel中心の事務作業に時間と手間がかかる
- 契約書類が分散し、案件管理の複雑化している
それぞれ詳しく見ていきましょう。
現場社員を管理しきれず、把握できない
各現場における協力会社の出退勤や労務費、人員配置の管理が大きな課題となっていました。異なる現場で日々変わる協力会社員の出入りをリアルタイムで把握することは容易ではなく、現場担当者は多くの時間を情報収集に費やす必要があったのです。
こうした状況が労務費の正確な把握を妨げ、最適な人員配置を実現できない原因となっていました。さらに、情報が分散しているため全体の人員状況を把握するのが困難で、結果として現場の業務効率低下を招く要因にもなっていました。
事務作業は紙やExcelが中心で時間がかかる
従業員名簿、作業日報、請求書といった重要な事務書類を紙やExcelで管理していました。この方法では、情報収集や更新などの事務作業に多くの手間と時間がかかり、業務を効率化できません。紙ベースの管理は、必要な情報を探すために膨大な資料の確認が必要で、作業が煩雑化していました。
契約内容や進捗状況が分散し、案件を管理できない
各案件に関連する契約内容や進捗状況が複数の場所に分散して保管されており、情報を一元管理できていませんでした。これにより、見積りや契約の状況を把握するのに時間がかかっている状況でした。
また、案件ごとに関連する情報を探し出す作業が煩雑で、情報の漏れや重複が発生しやすい状態に。分散管理により案件の進捗を透明性を持って管理することが難しく、プロジェクトの全体像を把握するうえで大きな障壁になっていました。
【導入】kintoneに決めた理由
同社はDX化を考えている中で自社でのアプリ開発を検討していたものの、費用面でのハードルが高く悩んでいました。その中でkintoneとペパコミの紹介を受けます。
ペパコミと面談する中で、「DX化のためのシステムを単に提供するだけでなく、導入から運用まで一緒に進めてくれる」という点に、同社は大きな魅力を感じたと振り返ります。
また、費用面においてもkintoneなら低コストに抑えつつも、ノーコードツールの強みを活かして同社の課題解決が実現できる点が決め手となりました。
なお、ペパコミの伴走サービスが気になる方は、こちらの動画チャンネルもぜひご視聴ください。ご自身の課題に合った具体的な事例が見つかるはずです。
【効果】kintone導入後の3つの成果
同社は、kintoneを導入したことで業務の効率化と管理精度の向上を実現しました。
ここでは、同社がどのような成果を得られたのか、以下3つを紹介します。
- 現場と事務所の人員情報を一元的に管理
- 紙やExcelからの脱却による事務作業の効率化
- 契約進捗を明確にする案件管理の精度向上
現場や事務所の人員を把握し、一元管理が可能に
kintone導入により、現場と事務所の人員を一元管理できるようになりました。これにより、現場では協力会社員の出退勤状況を即時にチェックできています。現場担当者が直接情報を入力することで、リアルタイムでの人員状況の把握が実現しているのです。
また、「現場情報」アプリを活用し、各現場の人員配置を一覧で確認しています。現場名や現場住所、直近上位の企業、新規入場時に必要な書類なども管理され、情報の検索が容易に。現場ごとに必要な書類をテーブルにまとめることで、必要な情報をすぐに取り出せます。
さらに、従業員名簿もkintoneで整理され、氏名や従業員番号、所属部署、生年月日などの情報が一元化されました。連絡先や資格情報の管理が容易になり、新入社員への情報共有もスムーズになっています。
紙やExcelから脱却し、事務作業が効率化された
kintoneの導入によって紙やExcelに依存していた事務作業を大幅に効率化しました。とくに作業日報や請求書の管理がデジタル化され管理できた点が大きな成果です。kintoneの活用により、作業日報の情報がリアルタイムで確認でき、現場からの情報入力が即座に反映されるようになりました。
また、請求書や仕入れ表もkintoneに取り込み、金額、請求期間、支払日などの情報が一元化されました。検索機能により請求会社名や支払月で簡単に絞り込め、過去の履歴も迅速に見つけられます。これにより、材料の仕入れに関する情報も整理され、各現場ごとの管理を実現しました。
案件管理が実現し、契約ステータスが明確に
これまで分散していた見積もりや契約状況の一元管理により、各案件の進捗をリアルタイムで把握可能に。具体的には、案件管理アプリを活用して見積もり金額や契約書類をデジタル化し、関連するすべての文書をkintoneで確認できています。これにより、案件の進捗を迅速に追跡できるだけでなく、関連書類の検索も簡単になりました。
また、作業着や工具類の在庫管理にもkintoneを活用しています。以前は事務所に直接行かなければ在庫状況を確認できませんでしたが、kintoneで管理することで、どこからでも即時に在庫情報を把握できました。これにより、必要な資材の手配がスムーズになり、現場での作業効率がアップしました。
【今後】展望と目標｜可視化を促進し、生産性向上を目指す
同社は、kintone導入による業務効率化をさらに推進し、生産性の向上を目指しています。今後は、現場との情報共有をより強化し、リアルタイム連携に積極的に取り組み、業務の可視化を進める計画です。
突発的な問題にもすぐに対応できるようなシステムを導入し、営業状況の進捗管理を一元化することで、全体的な業務の透明性を高めたいと考えています。
また、新たな技術を積極的に取り入れ社員のITリテラシーをさらに向上させることで、会社全体の活気を維持しながら、次世代に向けた働き方の構築を目指しています。
kintone導入を成功に導いたペパコミの伴走サービスとは
ペパコミは、kintone導入から構築、運用に至るまで一気通貫の伴走支援を提供しています。単なるシステム構築に留まらず、顧客の業務そのものの改善を目指し、導入～自走までをゴールと捉えたサポートを行います。
顧客の課題を徹底的にヒアリングし、具体的な解決策を提示。YouTubeでの活用事例の発信や定期的なZoomミーティングを通じて、kintoneの理解を深める機会を提供するのが特徴です。
ペパコミのサービスは、将来的に内製化できる仕組みを整えることを重視し、社内スペシャリストの育成を支援します。これにより、顧客はコストを抑えながら、長期的な業務効率化を実現できるのです。
なお、ペパコミの伴走サービスをより詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート
まとめ
本記事では、株式会社ダイデンテクノス様の事例を通じて、kintoneを活用した建設業界の業務効率化の成功例を紹介しました。
kintoneの導入により、現場と事務所の人員管理が一元化され、紙やExcelに依存していた事務作業が効率化。さらに、案件管理の精度が向上し、契約ステータスを明確に把握できるようになりました。
また、ペパコミの伴走サービスにより、現場のニーズに合ったシステムを構築でき、プロジェクトの成功を後押ししました。
建設業界でkintoneの導入を検討している方は、ペパコミのサービスを活用してみてはいかがでしょうか。ペパコミは豊富な実績により、業界に合った提案が可能です。
業務の内製化を考えている方は、ぜひペパコミの伴走サービスを検討してみてください。
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