kintoneの便利な使い方-スペースを外部パートナーと共有する【日記】

kintone情報共有

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。

 

今日のサポートミーティングはスペース活用の話でした。

外部パートナーとの情報共有スペースにしたいとの

ご要望を受けて、アプリの構築をしました。

 

発案したのは、お客様からなのですが、

とても良い使い方だなーと改めて思ったので

外部パートナーとスペースを共有するメリットをお伝えします。

 

目次

お客様情報の共有

最近特に増えてきている形として、

ひとつの仕事を自社のみで完結するのではなく

ビジネスパートナーとして組んでいる会社さんと

複数社で行うという形です。

 

例えば「葬儀」があるとします。

私も昨年身近な親族が亡くなったのでとてもリアルな話ですが、

亡くなったとたんに行うことが山ほどあります。

・かかりつけの先生

・葬儀屋さん

・親族、関係者

・保険屋さん

・役所、金融機関

・弁護士又は司法書士

・遺産整理業者

・税理士

・不動産

・車屋さん

などなど・・・

このような事柄を、一か所に連絡すればその窓口のみで

すべての事柄が問題なく行ってもらえれば楽よね。

 

そんなときに必要な情報共有の手段として

kintoneはとても便利です。

 

お客様の情報を添付ファイルでパートナーに送ったりする必要もありません。

今の時代、個人情報が記載されたファイルを

パスワードなしにメールで送るということはリスクがあります。

 

セキュリティ面から見ても、kintoneで共有することはメリットしかありません。

進捗の共有

私は前に保険屋さんをしていました。

お客様からお客様をご紹介いただくことなどがあるのですが、

進捗があるたびにご報告をしていました。

 

①連絡が取れました

②本日お会いしてきました

③ご契約いただきました

などなど・・・

 

こビジネスパートナーでも報告は必要なことなのですが

電話連絡はお互いのタイミングが必要なので、

大抵はチャットツールを利用しています。

 

しかし、「○○様とこんな話になりました」と報告しても

その後に他のパートナがー別件で「△△様が資料を送って欲しいそうです」

など入れると、どんどん情報が流れて行ってしまい、

共有案件の進捗がわかりにくくなります。

 

そこで、kintoneを使って案件管理を作成し、

レコードのコメント欄でその案件に関するやり取りを行い、

進捗状況などは連絡をせずとも共有できていれば

とても便利だと思いませんか?

 

活動記録と添付ファイル

今日のミーティングの中にあった話のですが、

あるお客様と打合せを行った際に、記録を自分のパソコンに入力し、

その情報をチャットツールに伝えつつ、添付ファイルは別の場所に取りに行く。

ということでした。

 

もし、kintoneを利用した場合は「活動メモアプリ」などに

今日のお客様との打合せ内容を入力し、

添付ファイルフィールドにファイルを張り付けて、

コメントに相手をメンションして「打合せ内容確認お願いします」の通知でも

決まったプロセスがあるなら、プロセス設定を行ってもいいですよね。

 

さらに、この活動メモに案件管理との紐づけ設定を行っておくことで

案件管理をみたときに、その案件の活動記録を簡単にみることができます。

 

まとめ

kintoneは社内利用するものと思い込んでいる会社さんも多いです。

でも、このように外部のビジネスパートナーとの共有利用をすることで

業務の効率化が簡単に行えます。

 

今日、お話していて感じたのが、

社内だと立場に上下関係などがあるため、

権限の強い人の意見が通りがちになり

担当者が板挟みのようなこともあります。

 

しかし、外部パートナーは対等であるため

とてもフラットな状態で意見交換されます。

お互いに、自社内では思いつかない又は当たり前と思っていたことが

「あ、確かにそんな考えもあるね」と発想の転換もあります。

 

そこで生まれた発想の転換は、今度な自社内の業務に活かされます。

 

kintoneを社内だけでなく、ぜひ外部とも一緒に使ってみてはいかがでしょうか?

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