「ワークフロー管理はkintone（キントーン）で一元化できるって本当？」
「承認作業が溜まっていてkintone（キントーン）で効率化したい…」
専門知識がなくても、自社に合わせたアプリを構築できるkintone（キントーン）。ワークフローが一元化できていないと、申請・承認漏れが発生して月末の処理に手間がかかってしまいます。
そこで今回はkintone（キントーン）でワークフローを構築するメリットや設定方法、具体的な導入事例などを紹介します。
ぺパコミ株式会社はkintone（キントーン）を提供しているサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。さまざまなkintone（キントーン）導入・構築の支援をしてきた実績があります。
これまでの経験をもとに分かりやすく解説するので、ぜひ最後までよんでいただき、kintone（キントーン）で効率的なワークフローを実現しましょう。
kintone（キントーン）でワークフローを行うメリット
kintone（キントーン）でワークフローを行うメリットを3つご紹介します。
申請手段を一元化できる
kintone（キントーン）を使ったワークフローは、申請手段を一元化できるのがメリットです。
紙ベースでの申請やメールでのやりとりなど複数の手段で上司へ申請を行うと、他の書類やメールにまぎれてしまい、承認漏れの恐れがあります。しかしkintone（キントーン）を導入すると、ワークフローをkintone（キントーン）に集約できます。その結果、申請プロセスが可視化されて承認漏れがなくなるのです。
承認漏れは業務の遅延原因となるため、申請プロセスが可視化できるのはkintone（キントーン）のメリットです。
いつでもどこでも申請・承認ができる
kintone（キントーン）を使えばいつでもどこでも、ボタンひとつで申請・承認ができます。インターネットに接続できれば、kintone（キントーン）はスマートフォンやタブレットからも操作可能です。
紙やメールなどと異なり、場所や時間を問わずに申請・承認が可能となるため、在宅や出張先でも業務が進められます。上長が不在であったり、出張が続いていたりしても申請が滞ることがありません。
出典：kintone公式HP
また、申請されるとスマートフォンやタブレットに通知が来るため、迅速に承認対応ができます。忙しい日々でもワークフローが進められる高い利便性は、kintone（キントーン）の魅力です。
自由に承認フローを設計できる
kintone（キントーン）は業務プロセスをカスタマイズできるプラットフォームであり、ワークフローも28個のパーツを組み合わせて設計することができます。具体的には申請者や承認者、承認フローの条件や手続きなどが自由に設計できます。
また、経費精算や労務業務申請などあらゆるワークフローに使えるため、自社にとって必要な機能の設計が実現できるのです。
企業によって申請プロセスや申請内容は異なるため、自由に承認フローを設計できるのは嬉しい機能といえます。
kintone（キントーン）のワークフローで設定できること
実際にkintone（キントーン）で申請ワークフローを設定する際、よく使われるパターンを3つ紹介します。
差し戻しや却下がある申請
出典：kintoneヘルプ
まずは差し戻しや却下があるパターンです。
作成者が申請すると、承認者は「承認」「却下」「差し戻し」のいずれかを選択できます。「承認」または「却下」を選択すると、そのプロセスは選択に応じて終了します。もし「差し戻し」を選択した場合は、作成者に戻され「再申請」が行えるのです。
承認者が複数人いる申請
出典：kintoneヘルプ
申請者に対して、複数の上長のうち誰かが承認または全員が承認するパターンです。
次の3つの選択肢から、適切なものを選んで設定します。
【上長が複数人いるパターン】
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それぞれのパターンはプロセスの設定時に以下の画面が出てくるので、必要な項目を選択するのみで、適切な申請プロセスが完成します。
出典：kintoneヘルプ
直感的な操作で適切なプロセス管理ができるのは、kintone（キントーン）を使用するメリットとも言えるでしょう。
条件分岐がある申請
出典：kintoneヘルプ
作成者が申請する条件によって、どの上長が承認するかを自動で設定もできます。
上記の図のように、申請する経費が100万円以上であれば部長、100万円未満であれば課長のように分けられるので業務の効率化が図れます。
出典：kintoneヘルプ
設定の条件は必要な項目や数字を入力するだけで完了するので、ITの専門知識がなくても設定が可能です。
kintone（キントーン）でのワークフローは連携サービスも利用できる
kintone（キントーン）は、あらゆる連携サービスがあり、機能を拡張できるのが特徴です。ワークフローにおいても、さまざまな連携サービスが利用できます。
プラグイン
プラグインとは、設定画面用のJavaScriptやCSSファイル、HTMLのパッケージのことです。kintone（キントーン）システム管理にプラグインを追加し、各アプリで使用するプラグインを追加・設定すれば、機能が拡張できます。
パッケージ化されているので、自社で新たなシステムを構築する必要がありません。開発期間や開発コストを大きくカットできるのは、プラグインを利用することの大きな魅力です。
外部サービス連携
出典：kintone公式HP
外部サービス連携とはAPI連携によって、電子契約サービスやファイル管理サービスなどのあらゆるクラウドサービスと連携することです。
kintone（キントーン）と連携するには、各メーカーのサービスページからログインして、自社のkintone（キントーン）と接続設定を行います。
kintone（キントーン）と連携できるシステムの例
kintone（キントーン）と連携できるシステムの例として「コラボフロー」と「統合型ワークフローkintoneプラグイン＆アプリ」を紹介します。
コラボフロー
出典：コラボフロー公式HP
コラボフローとは、直感的な操作で申請・承認業務をデジタル化できるワークフローシステムのことです。kintone（キントーン）と同様に、専門知識がなくてもワークフローシステムを構築でき、導入のハードルが低いシステムです。
代理申請・代行判定やメンバーの一定数以上の承認など、kintone（キントーン）よりも複雑な申請プロセスが構築できます。
統合型ワークフローkintoneプラグイン＆アプリ
出典：統合型ワークフローkintoneプラグイン＆アプリ公式HP
統合型ワークフローとは、kintone（キントーン）のバック業務に特化したサービスで、kintone（キントーン）にさまざまな機能を追加できます。例えば、すべての申請を一覧画面で確認できることです。出張申請や購買申請など、複数のkintone（キントーン）アプリを一つのアプリで確認できます。
また、出張前の事前申請と出張後の旅費精算申請が一つのアプリで完結できるのも、統合型ワークフローのポイントです。
統合型ワークフローは、kintone（キントーン）をよりシンプルに管理したい人に適したサービスです。
kintone（キントーン）でワークフローを行っている事例
サイボウズ株式会社の公式サイトで紹介しているkintone（キントーン）でワークフロー管理を行い、業務効率化を実現した事例をご紹介させていただきます。
ZOZO
「ZOZOTOWN」などを運営しているZOZOは、既存のワークフローシステムが現場に合わなくなったことをきっかけに、kintone（キントーン）を導入します。
既存のシステムはスマートフォンでの操作ができず、現場からも効率が悪いという意見が上がっていました。また、一部の領域がデジタル化できずに紙文化から脱却できていないという問題も抱えていたようです。
そこで、さまざまなワークフローシステムを比較したところ、簡単にワークフローシステムを構築できるkintone（キントーン）を導入しました。
スマートフォンでも申請・承認作業が行えるようになっただけでなく、チャット機能も活用することで、より便利かつ迅速にワークフローを回せるようになりました。
パーソルキャリア
総合人材サービス会社のパーソルキャリアでは、申請ツールの顕在やナレッジが共有できないことに課題を抱えていました。Excelで管理をしているケースもあり、入力の人的ミスも起きていたようです。
そこでkintone（キントーン）を導入し、管理を一元化することで生産性向上を図ります。必要な情報や知識もすぐに共有できるので、ガバナンス強化にもつながりました。
kintone（キントーン）でワークフローを設定するにはサポートを受けよう
kintone（キントーン）は、業務課題を解決できる魅力的なサービスです。いくら専門知識がなくてもアプリ開発ができるとはいえ、200種類以上ある連携システムから最適な環境構築を実行するには、手間とコストがかかります。
ワークフロー管理がアナログのままだと、処理の遅れや漏れによって月末の経理担当者の負担が大きくなりがちです。ワークフローのデジタル化を進めると、申請・承認者も含めて業務を効率よく進められます。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。kintone（キントーン）の初期構築や導入後のサポートなど、これまでの経験を活かしてお客様に最適な支援を行えます。
ペパコミ株式会社はサイボウズ評価制度で2022年・2023年の2年連続受賞しております。
2022年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
2023年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
セールス部門2つ星（上位5％）
「CYBOZU AWARD 2022（サイボウズ アワード 2022）」で弊社代表取締役 小川 喜句がパーソン・オブ・ザ・イヤー賞を受賞
ぜひkintone（キントーン）を最大限に活用して業務課題を解決したいときは、弊社へお問い合わせください。
kintone（キントーン）を導入してワークフローの一元化を実現しよう
今回はkintone（キントーン）でワークフローを構築するメリットや、連携できるサービスの例などについて解説しました。
kintone（キントーン）は非常にカスタマイズが簡単で、自社に合わせたアプリを開発できるプラットフォームです。ワークフローをデジタル化すれば、手間のかかる作業がいつでもどこでも進められるようになります。
ぜひkintone（キントーン）を活用して、効率的なワークフローを実現しましょう。
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