kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社で、kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです！
みなさん仕事で色々なフォルダを作ってファイル等を格納していると思います。
今日はペパコミで管理しているフォルダ管理方法を紹介します。
僕は文書情報管理士・文書情報マネージャーの資格を持っているので基本に忠実な管理方法になります。
フォルダ階層の考え方
まずフォルダを作る際に考えなければいけないのは階層です。
フォルダの階層の考え方として上記の「居酒屋メニュー」が分かりやすいです。
「居酒屋メニュー」の上部はフォルダ階層を整理してないバージョンで下がフォルダ階層を整理したバージョンです。
下のフォルダ階層を整理したバージョンは、”おつまみ””お飲み物”の大分類、お飲み物のなかでも中分類に分けられており、さらにそこから商品と整理されていてとても分かりやすいです。これがフォルダ階層です。
さらに上記の図のように、フォルダ階層を決める際は、日常のオフィスに当てはめると分かりやすいと思うので紹介します。
第一階層は人事部・総務（実際に物でいうと、”机や書庫”）
第二階層は教育・採用・通達（実際の物だと”机の引き出し”）
第三階層が年度で（”引き出しに入ってるバインダー”）
というイメージになります。
フォルダ階層の作り方で一番効率的なのは、管理者が第三階層くらいまで決めて、下層は各自担当者が作ることです。
ペパコミ流フォルダ管理方法
ペパコミが実際に管理しているフォルダ階層は以下のような構成になります。
例で２つ事業並べていますが、
・事業部毎のフォルダを大分類
・取引先を中分類
ポイントは事業部毎のフォルダの中にも取引先を入れます。
当社はkintone(キントーン)事業の取引先フォルダをkintone(キントーン)に連携しているので、事業部の中に取引先フォルダで分けていますが、目的に合わせて階層を変えるのは良いと思います。
もう１つポイントが取引先には必ず索引をつけること。
ぺ ペパコミ株式会社 の「ぺ」部分です。
これがあることで非常に探しやすくなるので騙されたと思ってやってみてください！
紙資料はPDF化して格納しよう
紙書類を大切に保管している人いますが、半年間活用しない書類の再活用率約１０％、１年間活用しない書類の再活用率約１％です。
便利なものなら既に活用しているし、1年使わなければほとんど使わないので迷った場合は捨てるかPDF化しましょう。
文書のライフサイクル
書類をPDF化にする基準として文書にはライフサイクルがあります。
低活用期になればほとんど使わないのでPDF化して、フォルダに格納しましょう。
フォルダやファイル名はルール決めが大事
全員が活用しやすいようするには、どこに何が保存されているかルール決めが重要になるので社内で話し合い、整理することが大切です。
フォルダやファイル管理する上でのルールについて、ポイントをまとめました。
ルール①順番が変わらないようにしよう
フォルダ名順番が変わらないようにフォルダ名の前に数値や英字を付与しましょう。
01_管理部門 02_営業部門のように数字や記号は構成上、上になります。
フォルダやファイル名の並び順は以下の順番です。
記号＞数字＞英字＞カタカナ及びひらがな＞漢字
記号が一番強いです。
記号の中でも優劣があるので参考にしてください。Windowsのみ「!」が一番上になります。
ルール②安易に「最新」とかつけない
フォルダ名に「最新」などつけるといつか必ず重複します。
見積書_最新
見積書_最新の最新
見積書_20221105
見積書_これを使って！
見積書_完成版！
このような付けかたをするとどれが最新の資料か分かりません。
”見積書_20221105”というように時系列で管理するとわかりやすいです。
ルール③誰が見ても分かりやすい名前にする
誰が見ても分かりやすいタイトルしましょう。
例えば
NG)営業部2016-2018年個人別成績一覧
OK)営1_16～18年_個人成績
文字が長いとファイル名途切れるのでシンプルにしましょう。
ルール④頻繁に追加される共有フォルダは”索引付け”が有効
索引は非常に有効です。
とても探しやすいので、索引はつけることをお勧めします。
ルール⑤どこに保存していいか分からないものは“とりあえず”フォルダをへ保存
部署内で定期的にフォルダ確認しましょう。
どこに保存していいか分からないファイルを適当に保存するとフォルダの中はぐっちゃぐちゃなってしまうのでどこに格納していいか分からない場合は、”とりあえず”フォルダに入れて後で整理していきます。
それでは宣伝を挟んでからまとめに入りたいと思います。
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まとめ
今回はフォルダ管理についてお伝えしました。
今回お伝えした
①フォルダ管理ルールを意識してルール決めをする
②ルールを決めたらその通り運用する
③運用結果を基にルールを再策定して再度運用する
を意識しながらまずはフォルダルールを策定して運用。
運用結果を基にまた再策定して最適化すると管理できるようになります。
フォルダ管理はなあなあにされがちですが、しっかり仕組み化すると全社員の効率化になるので、会社全体での効果は非常に大きいですので是非チャレンジしてください。
ばいば～い！
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