kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
どうも！kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです！
■会社概要
業界：高齢者施設の紹介業
商談相手：ご担当者様
■相談概要
①youtubeを参考にアプリを作ってみたがこれでいいのか分からない
②現場が運用してくれない
それでは早速始めていきたいと思います。よろしくお願いします 。
よろしくお願いします 。
それでは早速ですが 内容に入っていきたいと思います 。
お問い合わせいただきまして ありがとうございます 。
いえこちらこそありがとうございます 。
お問い合わせの確認・背景
今回kintone(キントーン)の進捗管理でご相談ということでもうすでにkintone(キントーン)は
導入されていらっしゃるということですかね？
そうですね 。kintone(キントーン)は導入しておりましてその中で進捗管理の漏れが出てきている
というのが現状の課題でして 。
なるほど 。じゃあ今kintone(キントーン)の使い方ではなくて、もっとこうした方がいいんじゃないか
みたいなそういったアドバイスが欲しいみたいなそんなイメージ感ですかね？
そうですね 。
ただ最初にお伝えしなければなと思っていたところがあるんですけど 、弊社はなかなか小さい
零細企業でして具体的にコンサルまででつながるかわからないというところだけ、
先にお伝えできればと思いまして 。
かしこまりました 。ありがとうございます 。
では早速ですが、御社のkintone(キントーン)環境を見せてもらいながら その上で現状の課題
というのをお伺いできればと思うんですが 。
かしこまりました 。
そもそも御社のことをもうちょっと教えていただきたいなと思っていまして、高齢者施設の紹介業を
しているということは、つまり施設に入りたいと思っている一般ユーザーがいらっしゃって、それが
御社に問い合わせが入って、御社が施設に紹介するみたいな そんな立ち位置ということですか？
おっしゃる通りでして、具体的な業務フローの流れとしましては、まずは探されているご家族さん
でしたり、ご本人さんとまず面談というのを行いまして、その場で 弊社は●●県が中心なんですけども
●●県の中の適した施設を紹介させていただいおります。
一緒に見学に行きまして、そこで気に入れば申込書を提出して、そのまま入居まで 病院の健康診断書とか、
いろいろ書類が必要なんですけども、そういったところの書類を準備したり、契約の日程調整をしたり、
入居日の調整でしたり 。
そのあたりも御社が行うということですか？
そうですね 。
面談から入居のところまで全てコントロールさせていただいて、お手伝いさせていただく流れになっております。
一人一人のお客さまを現在kintone(キントーン)上で管理をしているんですけども、個人個人の
マンパワーみたいな形での管理になっておりまして、そこで漏れが出てきたときになかなか気付けない
というのが現状でして、そこをkintone(キントーン)をいくつかどうにか改修して気付けるような形に
できないのかなというところが 。
なるほど、かしこまりました。
これは素朴な疑問なんですけど、こういうのって自分たちで施設を探すのと、御社みたいなところに
依頼するのとで ユーザーからしたらどんな違いがあったりするんですか？
●県でも高齢者施設といっても、本当に70～80ぐらいありまして、やっぱり探されている家族さんも、
全ての施設に直接問い合わせをしていたら膨大な時間がかかるかとは思うんですけれども、
弊社でしたら、全施設見学内容を把握しておりますので、ご相談を受けた中で その方のご状況に
マッチしたところを的確に紹介することができるというところで。
なるほど、ありがとうございます 。ちなみに弊社を知っていただいたのはYouTubeですか？
そうですね 。YouTubeでいろいろとkintone(キントーン)の操作でしたり進捗管理とか何かないのかな
というふうなのを調べていたときにkintone(キントーン)ちゃんねるを拝見させていただきまして 。
なるほど、かしこまりました。ありがとうございます。
お客様の課題の共有・確認
では具体的に早速なんですが、 画面を見せてもらいながら課題というのをお伺いできればと思います
ので、よろしければ画面共有をいただいてもよろしいですか？
はい 、画面共有はできていますか？
はい、今できています。
一応、私の方でも仮といいますか、作ってありまして、これが今までの既存のkintone(キントーン)の
管理画面なんですけども 、一応フォーマットになっていまして、基本的に面談前というところに
相談者さんの情報を入れまして、こういったところに入力するようになっていまして進捗の管理としましては、
このToDoリストというところで 担当の営業本人が進んだところまでチェックするというような形で
今までやっていたんですね 。
なるほど 。
やっぱりどうしてもチェック漏れでしたり、案件の次のステップに進めなければいけないところを
問い合わせの量が多かったりというところが理由で進めるのを忘れていたりして漏れがでてきてしまって
いたというふうなのが現状であります。
ここは見える化したり、もう1人チェックする体制のようなものをつくれないかなというふうに考えていました 。
なるほど 。これはそもそも、できていない理由を明確に把握したいんですけど、このチェックを
みんなしていってくれない、チェックをしていないのに先に進んでしまうという感じですかね？原因は。
そうですね 。もう単純に結構 少人数 3人体制でやっていまして、抱えている案件数も多かったりと
いうところが原因で、なかなかチェックまで手が回らなかったり、本当は次の段階に進めなければいけない
ところが、他の案件が優先されて漏れてしまったりというところが 。
なるほど 。これは1個の案件に対して この手続きを全部やるんですか？基本的には 。
そうです、基本的に全部やるんですよ 。
まず面談し終わった後に、紹介してくれた方に面談が終わった後に面談の内容の共有をして、
見学の日程調整をして、見学の日の共有をしてというような形でこのタスクを今のところ全て
やっておりますね 。
それをチェックしない人というのがなんでチェックしないのかというのをお伺いしたいんですけど、
ある程度頭で完結しているから、別にこんなのチェックしなくてもみんなできちゃうからっていう
感じなんですかね？
そうですね 。やっぱりそういう方が多いですね。ただそういう方でも漏れてしまうというところがあるので 。
なるほど 。
私がいろいろとYouTubeでしたり、他のネットとかで調べて今作っていたイメージとしては、
これも仮でデータを入れているんですけど、こういった形で「完了」とか「対応中」とか「未対応」
というのが見えるような形にすればいいのかなというのは考えていて。
はい 。
現状ですとこの画面個人情報もあるんですけど、全然どこまで進んでいるのかわからないというふうな
状況だったので、もっと見えるような形で私の中で作ってみたのが、こんな形のイメージですね 。
頂いた情報を基に解決策を模索・提案
これはすごくいいと思います 。この仕組みで特に問題ないと思っているんですけど、多分いくら
kintone(キントーン)でうまく進捗管理をできるようにしたとしても、入力する人の意識が変わらないと
どうにもならないんですね 。
そうですね 。
そもそもの運用の仕組みというのを考え直す必要があると思っていて、これって
進捗管理のミーティングとかってしたりしていないんですか？
今までは正直、本当にもうマンパワーでやっていたので 個人個人でやっていたんですね 。
それを漏れが出てきているというところで 管理する体制をつくろうというふうになったのがつい最近ですね。
なるほど 。例えば週に1回とかでもいいので、定期的にミーティングをしてミーティングをするときには、
必ずこの一覧を見ながら 一件一件確認していくみたいな感じでやっていったりすると
「ここに入力しておかないとここ 突っ込まれるんやな」ってなって、みんな入力していったりとかあとは
そのミーティングの中で漏れているものがあったら、そこで「対応中」が「完了」になったりとかすることが
できると思うので、そういう運用でうまくカバーしていくというのは大事かなと思うんですけど、
そういったことって対応できそうです？
そうですね 。管理する部署を1つつくろうというふうな話を今していまして 。
なるほど 。
その中で、今私がイメージしているのが 要はこの「完了」以外の「対応中」でしたり「未対応」と
いうものを週に1回か2回ほど営業にkintone(キントーン)上で通知を出して、通知が来たら対応して
もらうというような形を今イメージしています 。
なるほど、これでいいと思います 。ただ 僕だったら日付でもいいかなと思っていて。
ああ ー。
というのも、例えば今これでいうとレコード番号8番が、見学予約で「完了」になっているじゃないですか？
そうですね 。
その次見学日程候補が入っていないんですけど、これが一体どのくらいの間ここで放置されているのか
ってわからないじゃないですか？「完了」だと 。
そうですね。 わからないですね 。
面倒くさいというのを義務的にしてあげるためには、やっぱりちゃんとこれを入れさせるということを
しなくてはいけなくて、でも入れさせるための指摘をするには「これ これだけ空いてるんだから
これは入れていないわけないでしょ？」って明確に言えないといけないと思うので、
多分日付とかの方がいいかなというところはありますね 。
なるほど 、確かに日付ですと、見た側も明らかにおかしいかどうかって気付きますよね。
そうです 。
プラスであとは定期的なミーティングを組んで見える化していくという、うちもそれでやっているんですよね 。
毎週ミーティングで定期的な進捗を必ず日付でやっていって漏れないようにしているという 。
やっぱりそこはアナログでやるしかないということですね 。
そこはアナログでやるしかないです 。
これを毎週ミーティングをやることによって、そういう漏れがなくなったりしたので、やっぱりこの
あたりはアナログと組み合わせていきながらやらないと、なかなか意識は芽生えないと思いますね。
頂いた相談以外の質疑応答
ああ 。1つ聞いてもいいですか？
もちろんです 。
YouTubeを拝見させていただいて、タスク管理進んでいないときに通知を出すみたいなやつを見たんですけど。
2021年版の進捗管理みたいなやつですね 。
はい 。
マネして私も作ってみて、先ほどのページから同じく宿題みたいな感じで作って、保存をすると
宿題ボタンを出して、このタスク管理というところに飛ぶように作ったんですけど YouTubeだと、
この一覧のところに進捗状況どういった内容で、これとか進んでいないですよみたいな出ていたと
思うんですけど、テーブルで作ると表示するというのしか出てこなかったんですよ。
はい。
これって何か変える方法とかってあったりするんですか？
いや、これはテーブルだと見れないので 。
やっぱりそうなんですね 。
一応、僕のデモだとテーブルもあるんですけど、テーブルだけではなくて文字列1行としても入力できる
タスクの入力項目があって、要は1つのタスクに複数のテーブルで一気にやる場合はテーブルの中ありますよ
みたいなのを、タイトルに入れるようにしてもらっているんですね。
はい 。
基本的にテーブルのやつを一覧でぱっと見せるというのはできないんですよ。無料のプラグインを
使えばできるんですけど、ちょっと見づらいんですよね、とはいえ 。
ああ。
御社の場合だと、どんなタスクが発生するんですか？
それこそ例えば、病院に依頼しなくてはいけない資料を依頼し忘れていたときとかに、
どうなっていますかというような形で問い合わせをしたり、あと紹介者への報告をしなければいけないのが
漏れていたときに報告してくださいというような形のタスクが出てくるかなという感じ 。
なるほど 。
それであれば 1つのタスクを登録するときって大体4個とか5個とか一気に大量のタスクが同時に
出てくるんですか？それとも1個ずつが多いんですか？
1個ずつですね 。
そうしたらテーブルは使わない方がいいと思いますね 。
1個ずつ1タスク1レコードという感じでやった方がいいと思います 。
じゃあこれを今テーブルで作るのではなくて、普通の文字列を使って作った方がというふうな形ですね。
ただ 別に今回の御社のケースだと、ここに入れる必要はないと思いますね 。
※早送りでお客様の場合の最適な方法を提案
御社の場合だと、これは多分そういうわけではないですかね？
そうですね、商談中とかではないですね 。
ではないので、であれば別にわざわざ案件管理この管理このアプリで入れる必要はないと思います。
タスク管理に飛ばすというアクションボタンだけでいいと思いますね 。
デモを交えながら説明・提案・質疑応答
リモートでもらってもいいですか？
はい、大丈夫です。
ちょっといじりますね 。
これは新規プロジェクト用タスク管理アプリは？ここに紐づけているんですね 。
そうですね、ここに紐づけていますね 。
なるほど、だったら大丈夫だと思います。
せっかくタスク管理をやっているのであれば、ここキーとか作っているんですかね？
作っていないか、関連レコードとかを使った方がよくて 、まずごめんなさい。
順序立てていくと……関連レコードって使ったことあります？
いや 私は使ったことないですね 。
これを使った方がいいですね 。
例えばわかりやすいように上に置きますけど、ここでタスク管理と紐づけて、
※早送りで具体的なアプリ設計を詰めていく
この履歴が見られるんですよ。タスクの状況が。
今タスク内容を入れていないんですけど、タスク内容を入れてあげれば、このタスクに対して進捗が
未対応なのか終わっているのかというのが、入居相談リスト新規プロジェクトアプリを見たらわかるので 。
なるほど 。普段入力するアプリを見れば、そのタスク状況が見られるということ 。
そうです 。
ああ、なるほど。
これをポチっと押すと、その詳細のレコードに行きますので タスク管理アプリの。
じゃあポータルに戻ってとかっていう手間がなくなるということですね 。
なくなります 。なので 基本的にタスクを処理する人間は、
※早送りで更に詳細な話を詰めていく
というのをここで設定するんですよ。
へえ 。
これが関連レコードなので、結構ルックアップと関連レコードって対になるような扱い方なんですね。
このあたりはうまく活用した方がいいような気がしますね 。
おっしゃる通りですね 。
あと僕が見ていて思ったのが、ちょっと全体的にアプリが見づらいかなと思っていて、結構縦長なので
これはこんなに縦長にする必要もないかなというところ。これもちょっと入力がしづらくなっている要因
かなとも思っていたので。
ああ 。
例えば、このあたりとかだったら多分僕だったら横に並べてしまったりもしますけど、
皆さんパソコンで入れるんですよね？
そうですね、パソコンで入れることが多いですね。
であれば横でいいと思うんですよね 。せめて2：2にするとか 、
お客さま相談記録…… 、初回面談…… 僕だったら結構並びを一回変えたりします。
あとはこれとかも日付にしたら横並びにした方がいいと思いますよ。
6列で何行にするとかこんな感じですね 。
あまり横長にすると、今度はスクロールしなければいけないので程良い感じでこんな感じですかね？
これは日付は全てに 横につけていく必要がありますよね？
っていうか、日付にしたらこれとかは消してしまっていいと思いますね 。
これは逆にあった方がいいです？ これの代わりに日付フィールドにするというイメージだったんですよ 。
なるほど 。要はこれを1つずつ入れるのではなくて 。
そうです。終わったら日付を入れなさいねという。もしくは見込みの日付を入れなさいねという 。
日付が入っていなければ、このドロップダウンでいうと「未対応」という扱いにするということです。
ああ 。
というのがいいかなとは思ったんですけど、
もちろんそれだと都合が悪いとかもあるので あくまで一意見として聞いていてはほしいんですけどというイメージです。
僕のイメージだとドロップダウンを消すという感じでした 。
ああ 。
全体的に縦に長いので、その辺りも修正していただいてやってあげれば結構変わるんじゃないかなとは思いますね 。
ああ 。
これはあと通知の設定とかはできています？
一応通知の設定はしていまして 通知アプリで出るようにしていますね 。
左下というんですかね？タスク担当者にポータルの 。
なるほど 。
それ以外に出す方法はないですよね？ポータルの未処理には出ないんだなというふうに調べていて…
ポータルの未処理はプロセス管理をしないと出ないんですよ 。
そうですよね 。
なのでこれでやったらメールでも飛んできません？
メールでも飛んできます。
メールで来てみんなやってもらうという感じですかね。メールを踏むとリンクになっているので。
メールはあんまりみんな見ないですかね？
メール見ますね 。
そうしたらメールでいいと思いますね 。
タスク設定するのは●●さんが多いんですか？設定する側は。
そうですね 。今これに対しては私主導でやっています 。
なるほど 。レコード追加編集、例えばレコードの条件通知で完了になったら●●さんに通知とかは
飛ばなくていいんですかね？担当者に設定した人には 。
まだそこまではいいかなというふうに思っていたんですよね 。
なるほど、わかりました。
そうしたら特に問題ないかなと思うので、いったんはこういう感じですかね？今見た感じだと。
僕的にはちょっと縦に長いというところと、ドロップダウンは日付に代替して、
なるべく横に並べてあげて要はこのスペースがもったいないんですよ。このスペースが。
やっぱり下にスクロールしなければいけないと、入力する気がなくなってしまったりするので、
なるべく入力する人がスクロールの手間をなくしてあげるというのは、運用する上では結構こつですね 。
確かにそうですね 。手間だから入力しないということですよね。
手間だから入力しない、わかりづらいから入力しないというのは多いので。
あとは他はいかがですか？
やっぱり気になっていたところが、テーブルでは出ないというところが気になっていたので、
そこは修正して 、あと関連レコードで飛ぶようにすればいいかなというふうに思いましたね 。
テーブルは便利なんですけど、 使い勝手が難しいところがあるのでそこは
すごく慎重にやられた方がいいですね、テーブルを使う場合は 。
本当に1文字ずつ隣に並べていって作るというふうな形ですよね？
そうです 。タスク内容と進捗、担当とかはタスク担当者でいいと思うので。
ここですね 。
はい、要らないのと処理も要らないですね。
進捗と処理もこれかぶっていません？項目なんで2つあるんですか？
そうですね、これかぶってますね。
そうしたらタスク内容は複数行でいいと思います、多分。
どでかくやっておいてあげて、もう本当に1レコード1タスクという感じにしておいてあげれば、
関連レコードも表示されるので、先ほどみたいな新規プロジェクトアプリで全部状況が見えるという感じにできます。
そうですね 。進捗タスク内容だけ入れてしまえばいいようにするということですね。
そうです 。新規プロジェクトアプリにはもうタスクを入れないということですね 。
もうダイレクトにこちらに入れるというところで。
入れていけば先ほどのレコード番号から飛んでいってどこが抜けているのかというのを
確認するということですか？
そうですね。
なるほど 。
テーブルは結構使ってしまいがちなんですけど デメリットも大きいので、よほどのことではない限りは
僕は使わないですね。テーブルはもちろんデモでは使っていたんですけど 。
なので一覧で表示したいとか関連レコードで表示したいとかルックアップで持ってきたいこの場合は
テーブルを使ってしまうとできないので 。
へえ 、かしこまりました ありがとうございます 。
全体通した不明点の確認や挨拶等
他はいかがですか？ 大丈夫そうですか？
だいぶイメージはつくようになりました 。
もう本当に運用できないというところはなかなかkintone(キントーン)の仕組みをいくら整えても
できないものはできないんですよね 。そもそも入力してくれなかったら何も始まらないので 。
そうですね 。
その入力してもらう仕組みは結構アナログを使うことが多いです。
アナログとデジタルを組み合わせてやっていくという癖づけをさせてから どんどんアナログの部分を
減らしていくという順序の方がいいと思います 。
ある程度形だけシステムを整えて1週間に1回とかアナログで打ち合わせをして、入力漏れを
防いでいくという形ですね 。
そうですね 。
定期的なミーティングの中で入力されていなかったらもうその場で入力してしまう。
これいつ終わったの？みたいな感じでその場で入れていくという感じですね 。
次から入れていってねというのを何回も何回も繰り返すんですよ 。
1回2回ではできないので、何回も何回も繰り返していって擦り込ませれば、あとは今後どれだけ
アプリを作ろうが多分できるはずなので そういう意識づけの方が難しいです。
kintone(キントーン)はそこはもう物理的に定期的にやっていったらいいと思います。
今のアプリの設計的にはそんなに大きな問題ではないと思っているのでそれでいいと思います。
先ほどの新規プロジェクトで。
はい、わかりました。ありがとうございます 。
他は大丈夫そうですか？
そうですね 。他は今のところは大丈夫ですね。
かしこまりました 、じゃあまた何かありましたらご連絡お願いします 。
すみません。いろいろお時間いただいて、ありがとうございます。
はい、とんでもないです。ありがとうございます。
ありがとうございます 。
引き続きよろしくお願いします 。
よろしくお願いします。
はい、失礼いたします。
ありがとうございました 。
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