kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
今日お話しした会社さんのkintoneは
マスタをとてもしっかりと作られていました。
「最初は大変でしたが、入れてしまえば後は楽です」
と仰っていました。
マスタを作るメリットをあたらめてお伝えします。
最初はめんどくさい
「kintoneを導入する前はExcelで管理をしていた」
という会社さんなら、それほどめんどくさくないと思います。
でも、実は自社の様々なデータは現状紙です。という会社さんの方が多いです。
例えば、過去の契約書の中に、取り扱った商品の詳細が記載されてある。
機械工具などの情報は、納品書に記載されてあった。
など、過去のどこかの書類には書いてあっても、
それをデータとして蓄積管理している会社さんはあまりないです。
ですから、kintoneを導入したとしても、そのようなデータは
紙→kintoneということになるため、どこかで一度入力する必要があります。
この作業は、今後の効率化には確実につながりますが、
目の前に流れている仕事を先に片づけていると、どんどん後回しになる作業です。
また、Excelで管理していても、キレイにルールを持って並んでいるとは限りません。
年度ごとにシートが微妙に変わっていて、統一感がなかったり、
細かくフォルダを分けていて、ひとつのデータにするにはまとめる作業が必要だったりと、
意外と手間がかかります。
書類を探す時間がなくなる
それでも一生懸命に入力してしまうと、その後はとても楽になります。
今まで「探す」という作業をしていた時間が嘘みたいになくなります。
文書情報管理士の資格取得の勉強をしたときに学んだのですが、
事務職をしている方々の仕事をしている時間の中で
書類を探す時間というのは1週間で1人4時間ほどというデータがあるそうです。
１ヶ月の2日間くらいは書類を探すだけという仕事をしているんですね。
2日間というのは、結構な仕事量をこなせる時間です。
kintoneにデータを入れて管理することで書類を探す時間がなくなれば
月に1人2日、もし５人の事務員さんがいたら、月に10日も違う仕事ができるということです。
書類を探す時間というのは、売上も経験値も何も生み出さないので、
1分でも少ない方が良いですよね！
日々の積み重ねによる効率化
システムを導入したら劇的に効率化した！
となりたい気持ちはよくわかります。
逆にシステムいれたのに、手間が増えた。
ということだけは避けたいです。
kintoneは導入直後から「すごく効率化した」というよりも
導入直後は「あまり変わらない」と思う人もいるかもしれません。
今までExcelに入れていた先がkintoneになっただけ。
と感じる人も割といるかもしれません。
しかし、大きく違うのはデータが溜まってきたときです。
「あれ、前回このお得意様にはいくらで提案したっけ？」と
ふと過去のデータをみたくなったとき、
該当のアプリをちょいっと触ればすぐデータにたどり着きます。
それだけではなく、売上の傾向や、担当別の売上、昨年対比など
さまざまなデータを簡単にグラフで作成することができます。
これはものすごく効率化になるのですが、
このデータを作成するときに、商品や仕入れ品など
マスタを作成して利用していることで、正確なデータを作成することができるのです。
マスタを作るのがめんどくさいから、わかればいいや、
というニュアンスで作成しているとデータを集計したり分析するときに
使えないものとなってしまいます。
最初少しめんどくさいと思っても、マスタをしっかり作り
マスタを元にしたデータを日々積み上げることで、
どんどん効率化が進んでいきます。
ぜひ、少し頑張って土台作りに時間をかけて欲しいと思います。
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