「kintoneが使えないと言われる理由を知りたい」
「kintoneの導入事例や活用ポイントも知りたい」
業務改善ツールとして知られるkintone（キントーン）ですが、導入を検討する中で上記のような悩みをもつ方が多くいることでしょう。
kintoneは、プログラミングの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成できる便利なツールです。しかし、一部では「使えない」といった意見も聞かれます。
本記事では、kintoneが使えないと言われる理由や導入するメリット、実際の成功事例、そして活用する上で押さえておきたいポイントも紹介します。
kintoneの導入で失敗しないために、ぜひ参考にしてください。また、kintoneが使えないと感じるなら「ペパコミ株式会社」に相談しましょう。
kintoneの導入や運用に関する悩みに対応し、企業ごとに適切な対応を行なっています。
kintoneが使えないと言われる4つの理由
kintoneが使えないと言われる理由は、主に以下4つです。
- 現場の意見が反映されていないため
- アプリの増加によって管理が複雑化するため
- ユーザーひとり当たりの容量が不足しやすいため
- 作成したアプリの操作性があまり高くないため
上記の理由を事前に知り、対策を考えるのが導入成功への近道です。
ここでは、それぞれの項目について、詳しく見ていきましょう。
現場の意見が反映されていないため
kintoneが使えないと言われる理由は、現場の意見が反映されていないためです。
kintoneで業務改善を進めるためには、実際にツールを使用する現場の従業員の声を聴くのが非常に大切です。もし、現場の要望が正しく反映されていない場合、従業員はアプリを使いにくいと感じてしまいます。
現場の要望が正しく反映されていないと、kintoneの利用が社内に浸透せず、かえって生産性や業務の進めやすさが低下する恐れがあります。そのため、導入を進める担当者と現場の間で、十分に意思疎通を図ることが大切です。
アプリの増加によって管理が複雑化するため
アプリの増加によって管理が複雑化することも、kintoneが使えないと言われる理由の1つです。
kintoneは、業務の目的に応じてさまざまなアプリを簡単に作成できます。しかし、便利な反面、アプリを作成しすぎると管理が難しくなります。
例えば、似たような目的のアプリが複数存在すると、どのアプリがどの業務に適しているのか判断しにくくなるでしょう。その結果、必要な情報が見つからなかったり、間違ったアプリを使ったりしてしまい、業務の進め方を妨げる原因になります。
ユーザーひとり当たりの容量が不足しやすいため
ユーザーひとり当たりの容量が不足しやすいことも、kintoneが使えないと言われる理由として挙げられます。
kintoneは、プランによってユーザー1人ごとに利用できるディスク容量の上限が決まっているため、多くのデータを扱う企業にとっては、容量が十分とはいえない場合があります。
業務でkintoneを使い続けるうちに、データが蓄積されて容量の上限に達してしまう企業は少なくありません。また、容量が不足すると、業務を続けるために追加費用を支払って容量を増やしたり、別のツールを導入したりするコストが必要になる可能性があります。
参考：料金 | kintone（キントーン） – サイボウズ
作成したアプリの操作性があまり高くないため
作成したアプリの操作性があまり高くない場合も、kintoneが使えないと感じる原因になります。
kintoneでアプリを作成する際は、機能性だけでなく、操作性も考えるのが大切です。たとえ機能が豊富であっても、操作性の低いアプリは、現場の従業員が使いにくいと感じてしまいます。
例えば、入力項目が多すぎたり、画面のどこに何があるかわかりにくかったりすると、使うのが面倒になるでしょう。
結果として、社内でkintoneの利用があまり進まず、kintoneを使った業務が避けられがちになるかもしれません。
kintoneを導入する4つのメリット
kintoneを導入するメリットは、主に以下の4つです。
- ノーコードで業務アプリの作成ができる
- カスタマイズ性が高い
- 業務内容や業種問わず活用できる
- セキュリティ性が高い
上記のメリットが、多くの企業でkintoneが選ばれる理由です。
ここでは、それぞれのメリットについて、具体的に解説します。
ノーコードで業務アプリの作成ができる
kintoneを導入するメリットは、ノーコードで業務アプリの作成や開発ができることです。
ノーコードとは、プログラミングのコードを書かずにシステムやアプリを開発する手法のことです。
kintoneは、ノーコードツールとして高い人気があり、専門のIT担当者でなくても業務アプリの作成が可能です。さらに、操作はマウスを使ったドラッグアンドドロップや、Excelファイルの読み込みといった簡単なものが中心です。
そのため、現場の担当者が自分たちの業務に必要なアプリをスピーディーに開発できます。
カスタマイズ性が高い
カスタマイズ性が高いことも、kintoneを導入するメリットの1つです。
kintoneには、機能を拡張するためのプラグインや、他のサービスと連携するための仕組みが100種類以上も存在しています。
プラグインとは、kintoneの標準機能にはない、特定の機能を追加するためのプログラムのことです。
そのため、自社の業務に合わせて、必要な機能やサービスを柔軟に組み合わせて活用できます。
参考：プラグイン・連携サービス – kintone（キントーン） – サイボウズ
業務内容や業種問わず活用できる
kintoneは、業務内容や業種を問わず幅広く活用できるというメリットがあります。
前述のプラグインや連携サービスを活用したり、自社で必要なアプリを作成したりして、さまざまな業務に対応可能です。そのため、これまでITツールの導入が難しいとされていた建設業、医療業、運送業といった業界でも、kintoneの導入事例は増えています。
kintoneは、多様な業務内容や業種において、業務の無駄を省き、時間を短縮するための取り組みとして活用できるツールです。
セキュリティ性が高い
セキュリティ性が高いこともkintoneのメリットです。
kintoneは、業務で扱う大切なデータを守るため、データ損失や情報漏洩のリスクを最小限に抑えるセキュリティ機能が豊富に備わっています。
例えば、特定の場所からしかアクセスできないようにするIPアドレス制限や、安全な通信を保証するセキュアアクセス、本人確認を二重で行う二要素認証などのセキュリティ対策など豊富です。
また、ユーザーやグループごとにアクセスできる情報の範囲を設定し、不正なアクセスを防ぐ機能も搭載しています。
kintoneを導入して業務改善に成功した企業事例3選
kintoneを導入して業務改善に成功した企業事例3選は、主に以下の通りです。
- パーソルキャリア株式会社
- 医療法人敬愛会中江病院
- 日清食品ホールディングス
自社と近い課題をもつ企業の事例を参考にして、kintone活用のイメージを具体的にしてみましょう。
ここでは、それぞれの事例を紹介します。
パーソルキャリア株式会社｜ツールの一元管理やナレッジの属人化を解消
パーソルキャリア株式会社は、プロジェクトの進行表や申請書、情報の共有・可視化ができるアプリをkintoneで作成しました。
kintoneを導入した結果、社内の内部統制が改善され、承認フローが可視化され、承認記録が適切に残るようになったことが大きな変化です。さらに、プロジェクトで発生する膨大な申請書を一元管理できるようになり、管理にかかる工数や業務の負担を削減できました。
参考：パーソルキャリア 様の導入事例 – kintone（キントーン）
医療法人敬愛会中江病院｜電子カルテシステムとの連携し業務効率化を実現
医療法人敬愛会中江病院は、これまで紙のカルテを使用していましたが、医療業界の電子化に対応するためにkintoneを導入しました。
これまでは、FAXで送られてくる患者の紹介状や情報を部署ごとにコピーして配布していましたが、kintoneの導入によって紙の書類を減らすペーパーレス化と、情報共有の迅速化を実現しました。
現在では、FAXから情報が流れてきた段階で患者情報がkintoneに登録され、電子カルテシステムと連携して、どこでも情報の確認が可能になっています。
参考：医療法人敬愛会 中江病院 様の導入事例 – kintone（キントーン）
日清食品ホールディングス｜報告書や進捗管理をkintoneに集約
日清食品ホールディングスは、業務の進め方を改善するために、紙に押印する必要のあった決裁や申請承認の業務をkintoneでシステム化しました。
kintoneで承認業務を行うことで、紙の書類やハンコを使用する必要がなくなり、管理コストや紛失のリスクの削減になっています。
工場内では、業務報告書の作成やExcelによる案件管理もkintoneに集約し、情報をkintoneに集めることで、関係者間での情報共有がスムーズになっています。
参考：日清食品グループ 様の導入事例 – kintone（キントーン）
kintoneを活用する際に押さえておきたい4つのポイント
kintoneをを活用する際に押さえておきたいポイントは、主に以下の4つです。
- 社内で抱えている課題を明確にする
- kintoneの担当者を決める
- 一部の業務で試験的に導入する
- 専門の業者にサポート依頼を行う
上記のポイントを意識して導入を進めるのが、kintoneを「使えない」ツールにしないための鍵です。
ここでは、1つずつ詳しく解説します。
社内で抱えている課題を明確にする
kintoneを活用する際は、社内で抱えている課題を明確にするのが大切です。
kintoneは業務改善に役立つツールですが、目的をもって導入しなければ適切に使いこなせません。そのため、kintoneを導入する前に現状の業務で何が問題になっているのか、どのような改善が必要なのかを検討する必要があります。
課題が曖昧なまま導入を進めると、kintoneの導入自体が目的になってしまい、失敗する原因になるため、まずは自社の課題を洗い出す作業から始めましょう。
関連記事：仕事の効率化を図るアイデア7選｜おすすめのツールや成功事例を紹介
kintoneの担当者を決める
kintoneの担当者を決めるのも、活用する上で押さえておきたいポイントの1つです。
社内にkintoneに詳しい担当者がいれば、アプリの開発や導入時にトラブルが起きた際でも、すぐに対応できます。また、担当者を育成する過程で、育成される従業員にもkintoneの知識が身につきます。
社内でのkintone活用を推進する体制を作る際は、担当者が中心となることが望ましいです。そして、担当者は情報システム部門の詳しい人だけでなく、実際に業務を行う現場の従業員から選ぶのもよい方法の1つです。
一部の業務で試験的に導入する
kintoneをいきなり全ての業務で導入しても、現場の従業員が対応しきれず、混乱を招く恐れがあります。そのため、まずは一部の業務で試験的に導入するのがよい進め方です。
kintoneを小規模な範囲で導入し、そこで得られた結果を検証します。そして、改善を繰り返しながら、他の業務にも徐々に導入を広げていき、スモールスタートで実績を積み重ねることで、kintoneの利用が社内で定着しやすくなります。
kintoneを効果的に活用するには、急がずに段階を踏んで進めるのが成功の秘訣です。
専門の業者にサポート依頼を行う
kintoneのアプリ作成や導入を専門的にサポートしてくれる業者は、いくつか存在しています。そのため、自社内での導入がどうしても難しいと感じる場合は、専門の業者に依頼するのもおすすめです。
専門の業者であれば、企業の抱える課題や希望に応じて、最適なサポートやアドバイスを提供してくれます。
依頼する際に費用はかかりますが、専門家の支援を受けてkintoneを使いこなせるようになれば、将来的に大きなメリットとなって返ってくるでしょう。これからkintoneの活用を進める場合は、自社のリソースや状況に合わせて検討してください。
kintoneが使えないと感じるなら「ペパコミ株式会社」に相談しよう！
kintoneは、業務改善に役立つアプリをノーコードで作成できる便利なツールです。しかし、現場の意見が反映されていなかったり、アプリが増えすぎて管理が複雑になったりすると、使いにくいと感じることがあります。
さらに、ユーザーあたりの容量不足や、作成したアプリの操作性の低さも「使えない」と言われる理由です。そのため、kintoneをうまく活用するためには、導入の目的や社内の課題を明確にすることが大切です。
そして、kintoneの担当者を決め、一部の業務から試験的に導入し、段階的に広げていくことがおすすめです。また、自社だけでの導入が難しい場合は、専門の業者へサポートを依頼するのも一つの方法です。
kintoneの導入や活用に関して「使えない」と感じる、あるいは導入に不安がある場合は、ぜひ「ペパコミ株式会社」にご相談ください。ペパコミ株式会社は、kintoneの導入支援やアプリ開発に関して豊富な実績をもちます。
お客様の課題に合わせたサポートを提供し、kintoneを最大限に活用できるようお手伝いします。
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