「ワークフローの自動化に興味があるけれど、具体的にどんなメリットがあるのだろう」
「自社で導入を検討しているが、実際の事例や注意点も知っておきたい」
上記のような考えを持っている方は多いのではないでしょうか。
ワークフローを自動化すれば、業務効率化や生産性の向上などさまざまなメリットを得ることが可能です。ただ、具体的な方法や注意点を理解していない方が多くいます。
そこで本記事では、ワークフロー自動化の基本的な定義から、企業で導入が推奨される理由、具体的なメリット、そして5つの成功事例までを詳しく解説します。最後までお読みいただくことで、自動化を成功させるためのポイントが明確になるでしょう。
また、ワークフローの自動化でお悩みの企業は、「ペパコミ株式会社」にご相談ください。現状の悩みから最適な改善策のアドバイスまで幅広く対応しています。
ワークフローの自動化とは？
ワークフローの自動化とは、企業で日々行われる申請や承認といった一連の業務プロセスを、デジタルツールなどを用いて機械的に処理できるようにすることです。
従来の手作業による業務では、どうしても確認漏れや情報の紛失といった問題が発生しやすくなります。しかし、ワークフローを自動化することで、作業のスピードアップや人為的ミスの削減、業務プロセスの透明性向上など、多くのメリットを得ることが可能です。
そのため、近年ではワークフローを自動化するために、さまざまな取り組みを実施している企業が増えています。
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ワークフローの自動化が推奨される3つの理由
ワークフローの自動化が推奨される3つの理由は、主に以下の通りです。
- IT技術が発展したため
- 内部統制の強化が重要視されているため
- リモートワークが普及したため
これらの社会的な変化が、企業に業務プロセスの見直しを促しています。ここでは、それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。
IT技術が発展したため
ワークフローの自動化が推奨されるようになった大きな理由は、IT技術が発展したためです。
IT技術が発展した結果、多種多様なデジタルツールが広く普及し、以前よりもはるかに容易に業務の自動化が実現できるようになりました。
その結果、競合他社をはじめとする多くの企業で業務の自動化が一般化し、生産性向上のために自動化を積極的に選択する企業が増えました。そのため、今後もIT技術の発展とともにワークフローの自動化を進める企業が増えていくことでしょう。
内部統制の強化が重要視されているため
内部統制の強化が重要視されるようになったことも、ワークフロー自動化が推奨される理由の1つです。
近年、企業活動における法令遵守の意識は非常に高まっており、これを怠ると企業のブランドイメージや社会的信用が大きく低下するリスクが高まっています。そのため、企業の信用を守る手段として、ワークフローを自動化することで人為的なミスや不正行為のリスクを低減させようとする企業が増加しました。
今後も、法令遵守を徹底するためにワークフローを自動化し、業務上のミスを削減する動きは加速していくことが予想されています。
リモートワークが普及したため
リモートワークという働き方が広く普及したことも、ワークフロー自動化の追い風となっています。
これまで多くの企業では、対面を中心とした業務がほとんどであったため、紙の書類を用いた手作業のワークフローでも大きな支障はありませんでした。しかし、業務がオンライン上で行われるようになったことで、紙の書類でのやり取りは非効率になりました。
リモートワークでもスムーズかつ正確に業務を進めるためには、デジタルツールを用いた自動化が必要不可欠です。その結果、リモートワークでも生産性を維持・向上させられるように、ワークフローの自動化に取り組む企業が増加しました。
ワークフローを自動化する3つのメリット
ワークフローを自動化する3つのメリットは、主に以下の通りです。
- ペーパーレス化によりコストを削減できる
- 業務プロセスの可視化によって属人化の解消につながる
- ヒューマンエラーが削減される
これらのメリットは、企業の競争力を直接的に高める要素となります。上記のメリットを理解しておくことで、より積極的にワークフローの自動化に向けた取り組みを進めやすくなるでしょう。
ペーパーレス化によりコストを削減できる
ワークフローを自動化する大きなメリットは、ペーパーレス化によるコスト削減ができることです。
デジタルツールを用いた業務では、これまで使用していた紙の書類が不要になり、紙代・印刷代・書類の保管スペース・管理コストなどの削減ができます。さらに、紙の使用量を減らすことは環境保護にも大きく貢献するため、企業の社会的責任を果たすことが可能です。
業務プロセスの可視化によって属人化の解消につながる
業務プロセスが可視化され、属人化を解消できることもワークフローを自動化するメリットの1つです。
ワークフローシステムを導入することで、申請内容や承認状況などの業務がどの段階で停滞しているかリアルタイムで確認できます。
その結果、業務の流れが明確になるため、特定の担当者しか業務内容を把握していないという状況を防ぐことが可能です。また、担当者が交代する際も、スムーズな引き継ぎができるため、業務全体の生産性向上に繋がります。
ヒューマンエラーが削減される
ワークフローの自動化は、ヒューマンエラーの削減に大きく貢献します。
手作業で行う申請や承認のプロセスでは、どうしても確認漏れや対応の遅れといったミスが発生しがちです。しかし、自動化されたシステムでは、定められたルールに従って業務が進むため、人為的なミスが起こるリスクが大幅に減少します。
さらに、承認ルートがデータとして記録されることで不正防止にもなるため、コンプライアンス強化というポイントからも重要です。
ワークフローを自動化する際の注意点
ワークフローを自動化すると多くのメリットが期待できますが、システム導入にあたっては注意すべき点がいくつか存在します。
特に、これまで手作業での業務が中心だった企業では、急なデジタルツールの導入によって従業員の混乱を招く可能性があります。また、導入したツールが自社の既存システムとうまく連携できず、一時的に業務負担や作業時間が増加するリスクもあるでしょう。
そのため、ワークフローの自動化を進める際は、事前に社内の課題や目的を明確にした上で、段階的に導入を進めていくことが大切です。
ワークフローの自動化で実現できる事例5選
ワークフローの自動化で実現できる5つの事例は、主に以下の通りです。
- 経費精算
- 請求書の処理
- 新入社員のオンボーディング
- 問い合わせ対応
- 在庫・タスク管理
上記の事例を通じて、自社での活用イメージを具体化させていきましょう。
経費精算
経費精算は、ワークフロー自動化の代表的な事例の1つです。
例えば、交通費や備品購入などの小口精算を自動化することで、申請から承認、支払いまでを全てオンライン上で一元管理できます。
さらに、システムが自動で計算を行うため、金額の入力ミスや計算間違いを防ぎ、申請遅れの防止にも繋がります。その結果、経理担当者の確認作業も大幅に軽減され、人件費の削減や従業員満足度の向上を期待することも可能です。
請求書の処理
請求書の処理も、ワークフローの自動化によって大きく改善できる業務の1つです。
従来の紙ベースで行っていた請求書の作成・発行・送付などの一連のプロセスは、全てデータ化させることができます。
ワークフローを自動化するのは、印刷や郵送にかかるコストを削減できるだけでなく、書類の紛失リスクを防ぐことも可能です。さらに、システム上で全ての処理が完結するため、作業工数を大幅に削減し、担当者はコア業務に集中できるようになります。
新入社員のオンボーディング
新入社員の入社時には、各種書類の手続きや、社内システムへの情報入力など人事担当者が行うべき業務が数多く発生します。
上記のような業務は個人情報を取り扱うため、情報漏洩や記入ミスがないよう細心の注意を払って行うことが重要です。そのため、人事担当者には大きなプレッシャーがかかることもあります。
しかし、自動化ツールを導入することで、これらの手続きや入力を正確かつスピーディに行えるようになるため、人事担当者の業務負担の削減や生産性の向上に繋がります。
問い合わせ対応
日々寄せられる多くの問い合わせへの対応も、ワークフローの自動化によって改善が期待できます。
例えば、「よくある質問」に自動で回答するチャットボットをWebサイトに導入すれば、24時間体制での一次対応が可能です。
その結果、担当者はより複雑な問い合わせに集中できるようになります。さらに、問い合わせ内容を記録・分析することで、顧客が抱える課題を把握し、対応品質の改善や顧客満足度の向上に繋げることも期待できます。
在庫・タスク管理
ワークフローの自動化は、在庫管理やタスク管理といった業務も処理できるようになります。
在庫管理においては、在庫数の自動把握や発注管理、データ入力などを全てシステムに任せることが可能です。また、タスク管理では担当者ごとのスケジュール管理や進捗確認などを自動化することができます。
そのため、管理業務にかかる手間やスケジュール作成に必要な時間を削減し、コスト削減や人材不足解消に繋がります。
ワークフローの自動化を実施する際の3つのポイント
ワークフローの自動化を実施する際の3つのポイントは、主に以下の通りです。
- スモールスタートを意識する
- 関係者に対して十分な説明を行う
- 定期的にワークフローを見直して改善する
これらのポイントを意識することで、導入時の混乱を避け、スムーズにワークフローの自動化を進められます。
スモールスタートを徹底する
ワークフローの自動化を実施する際は、スモールスタートを意識することが大切なポイントです。
業務改善を目的に導入した場合でも、新しいシステムや体制に従業員がすぐに対応できず、かえってストレスや業務負担を増やしてしまうリスクがあります。
そのため、まずは特定の部署や一部の業務から試験的に導入し、問題点や従業員の反応を確認しながら段階的に範囲を広げていく進め方が重要です。
関係者に対して十分な説明を行う
関係者へ十分な説明を行った上で導入を進めることも、自動化を成功させるためには欠かせません。
新しいデジタルツールを導入する前に、なぜ導入するのかという目的や具体的な操作方法などを説明する場を設けることが大切です。また、説明会などを通じて従業員の理解を得ると同時に、ヒアリングを行って現場の意見や不安を吸い上げることも大切になります。
ワークフローを自動化する際は、システム導入後に予想される従業員の不満を減らすことで、協力を得やすくなります。
定期的にワークフローを見直して改善する
自動化ツールの導入後も、定期的にワークフローを見直し、改善を続けることが重要です。
システムは、一度導入して終わりにするのではなく、従業員の業務負担が本当に軽減されているか、新たな問題が発生していないかなどを継続的に確認する必要があります。定期的な見直しを通じて改善を重ねることで、より自社に適したワークフローを構築できます。
そのため、これからワークフローを自動化するためにシステム導入を行う場合は、考慮しておきましょう。
ワークフローの自動化でお悩みなら「ペパコミ株式会社」に相談しよう！
ワークフローを自動化することで、業務のスピードアップやヒューマンエラーの削減、コスト削減などさまざまなメリットが期待できます。しかし、システムの導入や運用を適切に行わなければ、従業員の負担が増えたり、現場の不満が大きくなったりするリスクがあります。
そのため、いきなり全ての業務でシステムを導入するのではなく、少しずつ範囲を広げながら、定期的なフィードバックを基に改善していくことが重要です。
また、ワークフローの自動化でお悩みの企業は、「ペパコミ株式会社」にご相談ください。現状の悩みから最適な改善策のアドバイスまで幅広く対応しています。
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