業務効率化を進める中で、以下のお悩みはありませんか？
「仕事の効率化におすすめのツールを知りたい」
「たくさんのツールがあるけれど、どれを選べばいいかわからない」
業務効率化ツールの種類は多岐にわたるため、自社の課題に合ったものを見つけるのは簡単ではありません。
本記事では、仕事の効率化におすすめのツールを用途別に紹介します。仕事の効率化に最適なツールの選び方も解説するので、最後までご覧ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
【タスク・プロジェクト管理】仕事の効率化におすすめのツール5選
タスク・プロジェクト管理におすすめのツール5選は、以下のとおりです。
- kintone | タスク漏れ削減につながるタスク管理アプリ
- Google ToDoリスト | Google連携でスケジュールも一体化
- Todoist | 自然言語入力でサクサク管理できるToDoアプリ
- Backlog | プロジェクトの可視化ができるタスク管理ツール
- Jooto | ドラッグ&ドロップで誰でも使えるタスク管理ツール
各ツールの特徴を理解し、自社の使い方に合うものを見つけましょう。
kintone｜タスク漏れ削減につながるタスク管理アプリ
kintoneは、業務に合わせた管理アプリを自社で作成できるツールです。担当者や進捗状況をアプリ上で共有できるため、タスクの抜け漏れ防止につながります。
データ内にコメント機能を備えており、確認事項や指示をアプリ内で完結可能です。また、プロセス管理を設定すれば、承認フローや担当の引き継ぎを明確化できます。
通知機能を利用すると、タスクの更新や期限に合わせて自動でリマインドが届くため、対応忘れを防げるでしょう。
kintoneの特徴をより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
【2025年7月最新】kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
Google ToDoリスト｜Google連携でスケジュールも一体化
Google ToDoリストは、シンプルで使いやすいタスク管理ツールです。GmailやGoogleカレンダーなど、他のGoogleサービスとスムーズに連携できます。
サブタスクや通知機能も備わっており、細かい進捗管理も可能です。
また、スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスで同期されるため、場所を選ばずにタスクを確認・更新できる点もメリットです。
Google ToDo リストの概要 – Google Tasks ヘルプ
Todoist｜自然言語入力でサクサク管理できるToDoアプリ
Todoistは、直感的な操作性が魅力のタスク管理アプリです。日常的な言葉で入力するだけで自動的にタスクの日時が設定される「自然言語入力」に対応しています。
また、カレンダー表示や繰り返しタスクの設定も簡単に行えます。プロジェクト管理に役立つ50以上のテンプレートが用意されており、すぐに作業を開始できる点も便利です。
Backlog｜プロジェクトの可視化ができるタスク管理ツール
Backlogは、チームでのプロジェクト管理に適したツールです。ガントチャートやカンバンボードなどの機能で、誰が・いつまでに・何をするのかが一目で把握可能です。
また、チーム内での連携を促すコメント機能やファイル共有機能も充実しており、円滑なコミュニケーションをサポートします。
開発チームからマーケティング、人事部門まで、さまざまな職種で活用されている実績があります。
Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール
Jooto｜ドラッグ＆ドロップで誰でも使えるタスク管理ツール
Jootoは、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で使えるタスク管理ツールです。カンバン方式の画面で、タスクカードを動かすだけで進捗状況を更新できます。
I複数のプロジェクトを一つのダッシュボードでまとめて管理できるため、全体像の把握が容易になります。
また、タスクごとの実績と予定を数値で管理・集計する機能もあり、プロジェクトの分析にも役立つでしょう。
Jooto – 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール
【チャット・コミュニケーション】仕事の効率化におすすめのツール3選
チャット・コミュニケーションの効率化におすすめのツール3選は、以下のとおりです。
- Slack | 2,600以上と連携可能な万能チャットツール
- Chatwork | タスク管理もできる国産チャットアプリ
- Microsoft Teams | Office連携が強力な会議・チャットツール
各ツールの強みを比較し、自社のコミュニケーションスタイルに合うものを選びましょう。
Slack｜2,600以上と連携可能な万能チャットツール
Slackは、世界中で広く利用されているビジネスチャットツールで、2,600を超える外部のアプリケーションと連携できる点が特徴です。
タスク管理ツールやクラウドストレージなど、普段使っているさまざまなツールと連携させると、Slackを業務のハブとして活用できます。
最近では、メッセージの要約や情報検索を補助する「Slack AI」も搭載されています。
Chatwork｜タスク管理もできる国産チャットアプリ
Chatworkは、日本国内で高いシェアを誇る国産のビジネスチャットツールです。日本語に対応したインターフェースで、ITツールに不慣れな人でも使いやすい点が魅力です。
チャット機能に加えて、メッセージをタスクとして登録できるタスク管理機能を備えています。
また、ファイル管理やビデオ通話にも対応しており、テレワーク環境でも円滑なコミュニケーションをサポートしています。
ビジネスチャットならChatwork【国内利用者数No.1】
Microsoft Teams｜Office連携が強力な会議・チャットツール
Microsoft Teamsは、Microsoft 365に含まれるコミュニケーションツールです。
WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションとの連携が強力で、チャットをしながら複数人で同時にファイルを編集できます。
また、会議中の自動字幕表示や翻訳機能は、多国籍なチームでのコミュニケーションに役立ちます。
ビデオ会議、ミーティング、通話 | Microsoft Teams
【メモ・ドキュメント・情報管理】仕事の効率化におすすめのツール2選
メモ・ドキュメント・情報管理におすすめのツール2選は、以下のとおりです。
- Notion | ノートとタスクを一元管理する万能オールインワンツール
- Evernote | 多様な形式の情報を直感的に記録できるメモアプリ
上記のツールをダウンロードして、情報の整理と活用をスムーズに進めましょう。
Notion｜ノートとタスクを一元管理する万能オールインワンツール
Notionは、以下の機能を一つに統合したオールインワンツールです。
- メモ
- ドキュメント
- タスク管理
- データベース
テキストや画像だけでなく、ToDoリストや表、カレンダーなどを自由に組み合わせ、柔軟なページを作成できます。
50種類以上のテンプレートが用意されているため、議事録やプロジェクト計画書などを素早く作り始められます。
SlackやGitHubなどの外部ツールとの連携も可能で、プロジェクト管理にもおすすめです。
あなたのニーズを叶えるAIワークスペース。| Notion (ノーション)
Evernote｜多様な形式の情報を直感的に記録できるメモアプリ
Evernoteは、長年にわたり多くのユーザーに支持されている定番のメモアプリです。テキストだけでなく、画像や音声メモなど、さまざまな形式の情報を手軽に保存できます。
Webページの内容を保存できる「Webクリッパー」機能や、手書きメモを撮影してデジタル化する機能など、情報収集を助ける機能が充実しています。
無料プランでもノートの作成や同期が可能で、モバイルアプリでも快適に利用可能です。
最高のノートアプリ – Evernoteでノートを整理しましょう
【クラウドストレージ・ファイル共有】仕事の効率化におすすめのツール2選
クラウドストレージ・ファイル共有におすすめのツール2選は、以下のとおりです。
- Google Drive | Google製品と統合されたクラウドストレージ
- Dropbox | シンプル操作で使える定番クラウドストレージ
自社の業務内容やセキュリティ要件に合わせて、最適なサービスを選びましょう。
Google Drive｜Google製品と統合されたクラウドストレージ
Google Driveは、Googleが提供するクラウドストレージサービスです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなど、他のGoogle製品とシームレスに連携し、ブラウザ上でファイルの作成・編集・共同作業が完結します。
Googleアカウントがあれば、15GBまでのストレージを無料で利用できるため、手軽に導入可能です。
Dropbox｜シンプル操作で使える定番クラウドストレージ
Dropboxは、シンプルで直感的な操作性が特長のクラウドストレージサービスです。
ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで簡単にアップロードでき、共有リンクを使えば社外の相手とも手軽にファイルを共有できます。
共有リンクにパスワードを設定したり、有効期限を設けたりする機能もあり、セキュリティ面も安心です。
仕事の効率化に最適なツールの選び方
仕事の効率化に最適なツールの選び方は、以下のとおりです。
- 解決したい業務課題に必要な機能が含まれているか
- サポートや導入支援の体制は整っているか
- セキュリティやデータ保管の制限に問題はないか
上記のポイントを一つずつ確認し、総合的に導入するツールを選定しましょう。
解決したい業務課題に必要な機能が含まれているか
ツールを選ぶ前に、まず自社業務の課題を明確にするのが大切です。
「情報共有がスムーズでない」「タスクの進捗管理ができていない」など、具体的な課題を洗い出しましょう。
課題を明確にした上で、解決のために必要な機能がツールに備わっているかを確認します。機能が多すぎても使いこなせず、逆に少なすぎても課題は解決しません。
自社の課題解決に直結する機能を備えているかどうかを最優先に考えるべきです。
サポートや導入支援の体制は整っているか
ツールの導入を成功させるには、提供元のサポート体制も重要な要素です。
特にITスキルに不安がある企業の場合、初期設定やデータ移行、従業員へのトレーニングなどを支援してくれるサービスがあると安心です。
導入後も、使い方に関する疑問に答えてくれる相談窓口や、定期的な活用状況の確認などの継続的なサポートがあると、ツールが社内に定着しやすくなります。
セキュリティやデータ保管の制限に問題はないか
業務で利用するツールを選ぶ際は、セキュリティ面も必ず確認しましょう。特に無料プランでは、データの保存期間や容量に制限がある場合が多いので注意が必要です。
顧客情報や機密情報を扱う場合は、通信が暗号化されているか、アクセスできるユーザーを制限できるかなどの確認が必須です。
また、データの保管場所が国内か海外かも、企業のポリシーによっては重要な確認事項になります。
仕事の効率化を成功させる3つのポイント
仕事の効率化を成功させる3つのポイントは、以下のとおりです。
- 現状の仕事に存在するムリやムダを見直す
- 仕事に関するマニュアルを作成する
- チームで情報の整理と共有を行う
上記のポイントを実践すれば、ツールの導入効果をより高められます。
現状の仕事に存在するムリやムダを見直す
仕事の効率化を進める第一歩は、現状の業務フローに潜む「ムリ・ムダ」を見つけ出すことです。
無理な長時間労働や、何度も同じ情報を入力するような非効率な作業は、従業員の負担を増やすだけでなく、コストの増加にもつながります。
ツールを使って一部の作業を自動化したり、不要な工程を省略したりすると、業務のムリやムダを削減できます。
仕事に関するマニュアルを作成する
業務マニュアルや手順書を作成することは、作業品質を一定に保つ上で重要です。マニュアルがあれば、業務の進め方が標準化され、特定の人しか対応できない「属人化」を防げます。
また、業務内容が「見える化」されると、改善すべき点が見つかりやすくなる利点もあります。
新入社員や部署を異動してきたメンバーへの教育も、マニュアルがあればスムーズに進められ、教育担当者の負担を軽減できるでしょう。
チームで情報の整理と共有を行う
チームで仕事を進める上で、スムーズな情報共有は欠かせません。チャットツールやタスク管理ツールを活用すれば、リアルタイムでの情報共有や進捗状況の確認が容易になります。
また、検索性の高い情報管理ツールを導入し、過去の資料やノウハウをいつでも引き出せるようにすれば、必要な情報を探す時間を削減でき、業務の生産性が向上します。
業務効率化を進めるなら「kintone」の活用がおすすめ！
kintoneは、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたアプリケーションを作成できるノーコードツールです。
システム開発を外部に発注することなく、自社でスピーディーに業務改善を進められます。
また、散在しがちなExcelや紙の資料などのデータを一元管理でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるようになります。
顧客管理や経費精算など、外部サービスやプラグインと連携すれば、対応できる業務の幅はさらに広がるでしょう。
仕事を効率化させるツールにお悩みなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください！
業務効率化ツールを導入すれば、作業を自動化したり、不要な工程を省略したりすると、業務上のムリやムダを削減可能です。
また、情報共有もスムーズになり生産性も向上します。最適な業務効率化ツールを選定するためにも、まずは自社の課題を洗い出してみましょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
コメント