サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの
kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社 竹谷です！
kintoneは便利すぎるが故に、アプリが乱立してしまい、デメリットが生じてしまうことがあります。
本記事ではアプリ乱立の弊害と対処法について説明いたします！
kintoneの魅力
kintoneの魅力や利点はたくさんありますが、何と言っても「ノーコードでアプリを簡単に作れる」ことがその最たるものでしょう。
ドラッグアンドドロップでフィールド（日付やラジオボタン、ユーザーなど）を移動するだけで簡単にアプリを作成できます。
テンプレートやマニュアルも充実しているため、特別な知識が無くともアプリの作成が可能です。
例えば出勤管理アプリが必要となった場合、わざわざシステム会社に依頼をしなくとも自社の管理部の社員で作成できてしまいます。
業務管理システムをエンジニアに外注することなく社内のスタッフで作成できるのは革命的だと言えるでしょう。
システムエンジニアが行っていたのはプログラミングだけではなかった
しかし、社内で簡単にアプリを作れるが故の弊害が生じることがあります。
それがアプリの乱立です。
これまで外部システム会社が行なっていたのはプログラミングだけではありません。
システム設計も彼らの仕事の一つです。
このシステム設計がしっかりしていなければ、アプリを乱立してもそれぞれのデータベースが連携できないため、
業務管理が煩雑になってしまうという事態が起こります。
アプリ同士の連携を支える設計思考こそkintone内製化におけるキーファクターなのです。
kintoneアプリ乱立の失敗例
kintoneアプリを乱立させてしまう失敗例として多いのが以下の様なケースです。
ある企業がkintoneを用いて顧客管理をしたいと考えました。
案件の進捗管理
顧客との打ち合わせ履歴
請求管理
契約管理
とどんどんアプリを作成します。
しかし全体設計ができておらず、顧客マスタアプリがうまく機能しない、各データが連携できておらずあまり管理が楽になっていない、
という事態に陥ってしまいます。
これはアプリ乱立に関する弊害としてよくあるパターンです。
もちろんkintoneを使って目的ごと（請求、契約、進捗管理、原価計算など）にアプリを分けることは必要です。
そうすることで経理なら請求管理、営業マネージャーは売り合わせ履歴アプリという風にそれぞれのアプリに関係する社員を明確にできます。
また、社員からすると自分が関わる項目だけ記載されているアプリの方が使い勝手が良く定着しやすいでしょう。
弊害の解決法としては、それぞれのアプリを連携させて、関連レコードとルックアップを上手く使うことで
無駄なアプリの乱立を避け、kintoneを正常に運用できるようになります。
以下で詳しく説明していきます。
アプリ乱立の弊害を避ける方法
①フローチャートを作成する
アプリ乱立を避けるための予防策としてはまず最初にフローチャートを作成することが挙げられます。
フローチャートを作成することで、どのアプリにどの情報が集まっていて、どこに紐づけるべきかを最初にはっきりさせることが可能です。
また、新たなアプリを作る場合もこのフローチャートを更新していきます。
上記の例では活動履歴アプリは案件管理アプリに紐づいています。
もしこれを顧客マスタに紐づけると案件ごとに活動履歴を追えなくなってしまうでしょう。
フローチャートを作ることでそういったエラーを事前に認識することができるのです。
②アプリ作成のルールを定める
アプリ作成の際は運用者に話を通すルールを設けるなどし、アプリ作成の際のルールを定めることも有効です。
③知識があるベンダーと伴走する
設計思考をベンダーから学ぶことも非常に効果的な方法です。
アプリを作成する上でアドバイスをもらいつつ、ノウハウを身につけていくと良いでしょう。
ペパコミの伴走型kintone開発支援
システムのサービスには請負型と伴走型の2種類が存在する
現在、システム開発を考えた場合、大きく分けて「請負型」と「伴走型」の２種類のサービスが存在しています。
「請負型」はこれまでにもよくあったシステム開発を行ってもらい、納品してもらう形のサービスです。
請負型にはいくつか大きなデメリットが存在しています。
まず、修正対応が難しいことです。
請負型はシステムを納品すること自体に焦点が置かれているため、実際に作成してもらった後、
「何か違うな」と感じても修正してもらうには費用がかかるケースが多いです。
また、システムを使っていてのちに問題が起きてもそこまでフォローが手厚いわけではありません。
一番最初の要件定義の段階でものすごく詳細に依頼を定義しておかねば納得のいくものは出来上がりません。
要件定義は実はとても難しい作業であり、エンジニア出身などの技術の知識に長けている人でなければ
一朝一夕で完璧にこなすことは至難の技でしょう。
２つ目のデメリットとして、そもそもの費用がかさむケースが多いです。
システム開発には、少なくない人数のエンジニアを投入する必要があります。
そのため、ある程度費用がかさんでしまうのは避けて通れません。
しかし、ビジネスの常としてほとんどのプロジェクトには予算が決められています。
予算内に収まる様に安いシステム会社を探し、粗悪な業務管理システムが出来上がってしまい、
結局業務管理がうまくいかない、と言うのがよく見られるケースです。
一方、伴走型支援は長いスパンでサービスを展開していき、方向性や施作を共に考えると言うものです。
開発型との違いとして、クライアントの業務管理改善に焦点が当てられています。
そのため、要件定義が細かく定まっていなくとも双方向的なコミュニケーションが実現できる上、
新たな問題が出てきたときでも気軽に相談し、共に改善を目指すことができます。
さらに、目標を「システム完成」ではなく「課題解決」においているため、柔軟な思考で
寄り添うことができるのも魅力の一つです。
ペパコミは画期的な伴走型支援サービスを展開している
ペパコミは伴走型支援サービスを行なっており、アプリの乱立防止、データの連携において熟達したノウハウを持っています。
kintoneの開発元であるサイボウズ株式会社のオフィシャルコンサルティングパートナーであるため、
kintoneについては熟知していますし、サイボウズからの信頼性の高い一次情報を提供することが可能です。
また、毎月アプリやシステムの改修支援も承っておりますし、システム会社に委任するよりもリーズナブルです。
予算の定まっているプロジェクトにおいても、長いパートナーになっていけるのではないかと思います。
加えて、システム会社に委任するとコミュニケーションのズレ、認識のズレ、納期との兼ね合いなどで
システムが満足いかない出来に終わってしまうことも少なくありません。
ペパコミであればご希望に合わせていつまででも伴走ができるため、上記の様なリスクを避けることができます。
そして、ペパコミは画期的な伴走型支援により課題解決をこれまでに数多く成し遂げてきました。
故に、トラブルの起きるパターンや改善策も熟知しており、他の追随を許しません。
ぜひペパコミによる伴走型支援サービスをご検討いただき、末長いお付き合いができれば幸いです。
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