kintoneは、業務効率化や情報一元化に役立つ柔軟なプラットフォームです。しかし、導入方法を誤ると、期待する成果が得られない可能性もあります。
本記事では、kintone導入を成功に導くためのポイントや、失敗を避けるためのコツを具体的に解説します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneの概要
kintoneは、企業ごとに異なる業務内容に合わせてカスタマイズできるプラットフォームです。
これは、自分に必要なアプリケーションをダウンロードして使用するスマートフォンと似ています。企業は、自社の業務に合わせたアプリをkintone内に自由に作成し、活用できます。
kintoneの主な強みは、アプリを容易に作成できることや、作成したアプリ同士を連携させ、情報を一元管理できることがあります。
kintone導入時に意識する項目
kintoneの導入を検討する場合、計画的なアプローチが重要です。柔軟性の高いkintoneだからこそ、導入時に意識すべき項目があります。
導入目的を明確にする
kintone導入の際は、必ず目的を明確にしましょう。kintoneは柔軟性が高い特性を持つため、目的が不明確なままだと、その柔軟性がかえってシステムの方向性を曖昧にさせる可能性があります。
例えば、データの一元化を目的として導入したにもかかわらず、現場からの個別業務の効率化要望に対応し続けることで、本来の目的が達成できなくなる場合もあります。
導入当初は、どちらか一方を優先する判断が求められる状況も発生します。このような判断を行うためにも、明確な目的を定める点が重要です。
経営陣と担当者がチームを組み、トップダウンで進める
kintoneの導入は、経営陣が目的を明確にし、担当者と協力してトップダウンで進める点が重要です。
例えば、ある部署の業務負担が増加する影響で会社全体の効率が向上するケースもありますが、その部署からの反発が生じる可能性もあります。
このような状況下で、明確な目的意識と強固なチーム体制がなければ、導入が滞ったり、非効率な運用に陥ったりする可能性があります。
ただし、トップダウンは意思決定や方向性を示す上で重要ですが、詳細な仕様は現場の意見を反映させる必要があります。最終的にシステムを使用するのは現場の社員のためです。
機能と運用の両視点で考察する
kintoneは多くの要望に機能的に対応できますが、機能的に実現可能であっても、それが実際の運用で継続できるとは限りません。
システムが無意味にならないよう、機能面と運用面の両方から考察し、バランスを取りながら要件を整理し、kintoneを構築する必要があります。
経営陣の目的のみを重視したトップダウンが過度になると、現場が使用しづらいシステムになる可能性があります。そのため、トップダウンと現場の意見のバランスが極めて重要です。
現場の利用状況を予想する
システム導入において、現場が予想通りにシステムを使用しないケースは少なくありません。
人間は、慣れない便利な方法よりも、慣れた不便な方法を選択する傾向があります。現場にkintoneを使ってもらうには、現場へのヒアリングを重ね、伴走する形でアプリを作成することが重要です。
また、kintoneに触れる機会を提供し、使用するメリットを提示することも有効です。例えば、日報入力と営業成績向上を結びつけたり、評価軸に日報を組み込んだりするなど、人の心理に訴えかける方法も有効です。
アプリをまず60%で作成する
kintoneアプリの開発は、最初から100%の完成度を目指すのではなく、まず約60%の完成度で作成を始めましょう。そこから、運用と改善を繰り返しながら、段階的に最適化していく方法が重要です。
情報システム部や経営陣の一方的な判断だけで作成されたシステムは、現場で使用されにくい傾向があります。現場がkintoneの特性を理解し、徐々に最適化を進めるためには、現場を巻き込み、kintoneに触れてもらう作業が不可欠です。
最初から完璧を目指すと、後の修正が困難になったり、対応できなくなるため注意が必要です。
kintoneは柔軟性が高い特性を持つため、スピード感を持ってざっくり作成し、その後の運用と改修を繰り返す中で、60%から70%、80%、90%、そして100%へと段階的に最適化を進める考え方が重要です。
現場の意見を運用に合わせる
kintone導入では、現場の意見を取り入れることが重要ですが、現場の言いなりになるのとは異なります。
現場の意見を考慮しつつも、運用をkintoneに合わせていく姿勢が大切です。現場の社員がkintoneを理解し、慣れてもらうためにも、kintoneの特性を伝える努力が求められます。
導入でよくある失敗パターンは、レアケースにまで対応しようとすることです。
要件定義の段階で、特定のケースや例外的な運用方法について現場から要望が出ることがありますが、まずは基本的なパターンで対応できるシステムを構築するべきです。レアケースは、実際に発生した段階で対応を検討する方が効率的です。
現場からの要望は、kintoneの特性を十分に理解していないため、現状をそのまま再現しようとする傾向があります。レアケースにまで対応したシステムを構築しようとすると、kintoneの導入がなかなか完了しない可能性もあります。
kintoneの担当者が現場からの要望に応えたいと考える気持ちは自然ですが、全ての現状再現に対応しようとすると、kintoneの利点が活かせず、結果的にExcelの方が便利だと感じられてしまう事態につながるおそれがあります。現場の現状再現に囚われすぎない意識を持つ点が大切です。
kintone担当者を選定する際のポイント
kintoneを導入する際、社内で主に要件整理やkintoneの構築・改修を行う担当者を選定します。
この担当者の選定は、kintone導入の成功度合いに大きく影響します。kintoneは導入したら終わりではなく、継続的な運用と改善が必要です。
業務に詳しい、Excelが得意、古株だから会社の歴史を知っているといった安易な理由で担当者を決めてしまうと、kintoneの導入がうまくいかない可能性があるため、担当者選定には注意が必要です。
全体的な視野を持つ人
会社には様々な業務が存在し、それぞれの担当者が自分の業務範囲を担当します。
しかし、kintone担当者には、自分の担当範囲だけでなく、自身の業務が会社全体の業務フローの中にどのように位置づけられるかを広い視点で考えられる人が向いています。
例えば、請求書発行業務の効率化が達成された後も、その前後の業務の流れや、他部署がより便利になる方法を考えられる人は、kintone担当者として適しています。
営業担当者が顧客への請求や入金状況をkintoneで把握できれば、営業担当者や経理担当者の負担軽減につながるといったように、自分の仕事の範囲を超えて考えられる人が、kintone担当者に向いていると言えます。
過去の経験に固執しない人
kintone担当者には、自分の過去の経験や思い込みに囚われない人が適しています。
経験が長い人ほど、これまでの経験則に基づいて「この業務にはこれが最善だ」と断定しがちですが、kintoneは多様な活用方法があるため、自身の絶対的な考え方が常に最善とは限りません。
kintoneを使用するのは自分以外の社員であるため、他の社員がどうすれば使いやすいか、どうすれば効率化して喜んでもらえるかという視点を持つことが重要です。
自分の経験による思い込みが強い人は、現場運用を予想した要件整理に陥りがちです。実際には現場で全く異なる運用をしている可能性もあるため、必ず現場への確認が必要です。このような確認を怠りがちな人は、kintone担当者としては避けるべきです。
現状の再現に囚われない人
現状の業務をそのままkintoneで再現しようとする考え方が強い人は、kintone導入がうまくいきません。
kintoneは柔軟性の高いシステムであるため、そもそも今のやり方が最善なのか、どうすれば今以上にkintoneで効率化できるのかという視点を持つことが重要です。
全ての仕事には目的があり、その目的を達成するための最短ルートをkintoneでどのように描けるかを考えるべきです。現在のやり方を再現しようとする人は、無意識にそれが最善の方法だと考えている傾向があります。
しかし、仕事の進め方は一つではないため、kintoneを導入する機会を活かし、これまでよりも良いやり方があるのではないかという発想を持つことが大切です。
また、「自社の業界は特殊だ」と考える人もいますが、特殊だと決めつけることで思考が停止してしまう場合があります。一歩引いて、何が必要で何が不要なのかを考える客観的な視点が重要です。
コミュニケーション能力が高い人
kintone担当者には、客観的に見てコミュニケーション能力が高い人が適しています。
現場の業務に詳しい人が担当者として選ばれる場合もありますが、コミュニケーション能力の有無も考慮すべきです。コミュニケーション能力がある人は、相手の気持ちを想像できる人であり、質問の意図を汲み取る能力が高いです。
例えば、kintoneの利用者が質問をした際に、その質問の背景や意図を確認し、より良い解決策を共に探すことができる担当者は、利用者のニーズに応え、システムをより良いものに改善できます。
kintone担当者の選定において、コミュニケーション能力は極めて重要な要素です。
外部顧問を主担当者にしない
最近では外部顧問がkintoneの担当者になるケースもありますが、推奨できません。外部顧問は、実際に業務ベースでの入力や運用に携わらない場合が多く、現場の業務理解が浅いまま構築を進めてしまい、机上の空論となる可能性があります。
その結果、システムが現場で使いづらいものとなったり、改修が必要になった際に外部顧問を介すことで時間的なロスが生じたりする懸念があります。
外部顧問をkintone担当者にする場合は、その顧問が現場に落とし込む覚悟を持ち、現場の業務フローに入り込んで運用を理解できる場合に限るべきです。現場との橋渡し役となるコミュニケーション能力の高さも重要です。
窓口担当者を複数にしない
kintone導入プロジェクトにおいて、窓口担当者を複数設けることは可能ですが、その場合は全ての担当者が情報を共有し、kintoneの方向性を統一して理解する必要があります。
理想としては、メインの窓口担当者を1人置き、その下に複数の担当者がいる体制です。最悪なのは、経理部門と営業部門がそれぞれ別の担当者を立て、互いの要望を共有しないまま進めるケースです。
このような場合、各部署の要望が利益相反を起こし、kintoneの方向性が定まらない可能性があります。
メイン担当者が全領域を理解していないと、内製化も難しくなります。部署間の認識のずれから社内で対立が生じることもあり、解決に時間がかかるため、構築費用が高くなる可能性もあります。
経営者自身が担当者にならない
経営者自身がkintone担当者として構築や改修を進めたいと考える企業もありますが、成功しにくい傾向があります。
理由としては、経営者のkintoneに対する優先度が最上位にならないことが挙げられます。経営者は多忙であり、緊急の業務や売上・利益を生み出す業務が優先されるため、kintoneの優先順位が下がってしまうためです。
また、経営者自身がkintoneを構築しようとする企業は、組織がまだ大きくない場合が多く、その段階の経営者の最重要役割は、やはり数字を作ることです。
そのため、kintoneの導入や改修が後回しになりがちです。経営者自身が担当する場合でも、並行してkintone担当者を巻き込み、リソースを確保する覚悟を持つべきです。
担当者を評価する重要性
kintone担当者への適切な評価は、導入成功に欠かせない要素です。kintone担当者を適切に評価しない企業では、担当者が退職してしまう傾向があります。
kintoneを内製化する目標を持つ企業にとって、担当者の離職は大きな損失です。内製化が実現しても、それがゴールではなく、担当者を複数にしたり、担当者が辞めない仕組みを作ったりと、さらに強化し続ける必要があります。
評価とは単に給与を上げることだけでなく、kintone担当者特有の苦労を理解してあげることも含まれます。
例えば、プラグインの導入には費用が発生するため、担当者は社長への決済交渉など、目に見えない苦労をしています。成果だけでなく、そのような過程を理解し、評価する姿勢が大切です。
kintoneコミュニティでの情報共有が活発なため、他社の導入事例と比較し、自社の担当者が孤独感を感じたり、不満を抱いたりする可能性もあります。そのため、社内での適切な評価と対話がより一層重要になります。
kintone導入の現実を理解する
システム導入を検討する際、多くの人は導入直後から成果が直線的に上がると考えがちです。しかし、特にkintoneに関しては、初動が遅い傾向があります。
これは、前述のようにまず約60%の完成度でアプリを作成し、運用と改修を繰り返しながら段階的に最適化していく基本姿勢があるためです。最初の60%から70%の段階では、理想とする成果がすぐには現れにくい期間があります。
しかし、一度最適化が完了し、100%の状態に近づくと、一気に上向きに成果が表れ始めます。この初動の遅い期間は、成果が見えづらいため、担当者にとって辛い時期となる可能性があります。
一般的なシステム導入とkintone導入の現実とのギャップを事前に理解しておくことで、「kintoneは全然ダメだ」といった声に惑わされず、冷静に対処できます。
kintone試用期間中に実施する内容
kintoneには1ヶ月間の無料試用期間が提供されています。しかし、試用期間を申し込んでも、何から手をつけて良いか分からず、期間が終了してしまう企業が非常に多いです。
試用期間中にkintoneの全ての機能を網羅的に把握することは、技術者でない限り困難です。
そのため、重要なポイントを絞って覚えることを意識しましょう。試用期間中に覚えるべき機能は、主に以下が挙げられます。
- アプリの作り方
- ルックアップ機能
- 関連レコード機能
- もし余裕があれば、自動採番設定（プラグインを組み込んで）
kintoneの試用を申し込んだ理由は、何かしらの課題を解決したいからです。
これらの重要な機能を覚えることで、自社の課題をkintoneで解決できるかを判断できるため、試用期間中はkintoneの主要な部分を習得する意識を持つことが大切です。
アプリ作成の対象を選定
ルックアップや関連レコードといった重要な機能を活用できるアプリを選んで試作することが有効です。
例えば、顧客マスタアプリとそれに紐づく案件管理アプリ、あるいは従業員マスタアプリと人事評価管理アプリのように、マスタデータと関連する管理アプリを作成してみましょう。
このような組み合わせで試作することで、kintoneの主要な機能の連携を実際に体験できます。その他の様々なフィールド機能については、別途詳細な情報源を参照することもできます。
アプリ作成時の留意点
試用期間中のアプリ作成には、いくつか注意点があります。
- フィールドを過剰に配置しない
- 最初から完成度100%を目指さず、約60%の感覚で進める
- 必須項目を多用しない
- アプリストアにあるアプリを安易に導入しない
- 色々考えすぎて、実際に手を動かせなくなるのを避ける
- 試用期間中に作成したアプリを、そのまま本番環境で使うことを前提としない
試用期間は、kintoneの使用感や、自社の要件がkintoneで実現可能かを把握するためのものです。そのため、あまり深く考えすぎずに、機能の理解を目的としましょう。
特に、試用期間で作ったアプリを本番で使わないと割り切るだけで、心理的な負担が減り、気楽に作成を進められます。
本番利用を想定しすぎると、ヒアリングや要件定義に時間を費やしてしまい、30日間の試用期間が終わってしまう可能性があるため、注意が必要です。
kintoneのプラグインについて
kintoneは、標準機能でできることとできないことがあります。できないことは、プラグインと呼ばれる拡張機能を追加することで実現可能になります。
これは、スマートフォンに有料アプリを追加して、より豊かな機能を利用する感覚と似ています。プラグインには無料のものと有料のものがあり、400種類以上が存在します。
プラグイン導入を前提とする考え方
kintoneの導入を検討する際に、プラグインにかかる費用を避け、とにかく初期費用を抑えたいと考える企業もありますが、これは推奨できません。
kintoneを導入する最終目的が業務効率化と利益率向上にあるならば、プラグインへの投資も必要経費と考えるべきです。
kintoneは、プラグインを導入しないと、標準機能だけではできることが限られており、十分な業務効率化を実現できない可能性があります。
kintoneは、例えるならば具のないピザのようなものです。自分たちに必要な具材をトッピングして、自分たちにとって最適なピザを作るイメージです。
他のシステムが不要な機能まで含まれて高価であるのに対し、kintoneは必要な機能だけを追加していくため、費用対効果が高いと言えます。
初期費用が安価なkintoneですが、プラグイン導入によって費用が増えることを感情的に捉えず、費用対効果の観点から総合的に判断することが重要です。
プラグイン導入は費用対効果で判断する
プラグインの導入は、単にかかる費用だけでなく、費用対効果で判断する視点を持つことが重要です。
プラグインによって自動化できる処理を、費用を理由に手動で行う場合、どのようなコストが発生するかを検討しましょう。
手動作業では、人的ミスが発生し、そのミスの原因究明や再発防止のためのオペレーション構築、さらにデータ整合性の調査など、様々な作業が必要になります。
これらの作業にかかる人件費と、プラグインの月額費用を比較し、どちらが真にコストが高いかを冷静に判断する必要があります。
無料プラグインのリスク
kintoneには便利な無料プラグインも多数存在し、その利用自体は否定されるものではありません。
しかし、無料プラグインには特有のリスクがあることを理解した上で使用すべきです。主なリスクとして、以下が挙げられます。
- 保証がないため、バグや不具合が発生しても対応されない可能性がある。
- 提供元によって、サービスが急に終了する可能性がある。
- kintone本体のアップデートによって、プラグインが動作しなくなる可能性があり、その際の対応保証もない。
これらのリスクを十分に踏まえた上で、無料プラグインの導入を検討することが求められます。
全ての業務をkintoneで実施しない
kintoneはプラグインで様々な拡張が可能ですが、何でもkintoneで実現しようとすることは適切ではありません。
kintoneには得意な業務と不得意な業務があり、不得意な業務を無理にkintoneに実装すると、かえって使いづらいシステムになってしまう可能性があります。
例えば、勤怠管理システムはその一例です。kintoneでそれらしい勤怠管理機能を構築することは可能ですが、時間計算の丸め処理や細かい計算など、専門的な機能は専門の勤怠管理ソフトウェアの方が優れています。
専門性の高い業務には、専門システムを導入し、そのデータをkintoneと連携させる考え方を持つことが有効です。
建設業の積算管理、大規模な在庫管理、会計システム、レジシステムなども同様に、全ての機能をkintoneで賄おうとすると、かえって非効率になる場合があります。
kintoneの特性を正しく理解し、他の専門システムとの連携も視野に入れることが重要です。特に他のシステムとの連携を伴う場合、データの持たせ方や入出力の設計が複雑になるため、自信がない場合は専門家への相談を推奨します。
kintoneに慣れてプラグインも活用できるようになると、何でもkintoneで解決しようとしがちですが、それは本当に会社全体の利益につながるのかを常に考えるべきです。
kintone運用定着後に意識する項目
kintone運用が定着するとは、kintoneが社内全体で滞りなく使いこなせる状態を指します。
メインの業務運用が定着し、kintone担当者が自身でアプリの作成や改修ができるようになったら、次に意識すべき点があります。
複数のkintone担当者を育成する
運用定着後、kintone担当者が一人だけでは、その担当者が退職した場合に内製化が途絶えてしまうリスクがあります。
せっかく内製化を実現しても、担当者がいなくなるとkintoneに関する知識を持つ人が社内にいなくなり、再び外部に頼らざるを得なくなる可能性があります。
このようなリスクに備えるためにも、複数のkintone担当者を育成することが重要です。kintoneの内製化が進むにつれて、担当者には現場からの様々な要望が集まり、多忙になる傾向があります。
そのため、新たな担当者の育成には前向きに協力してくれる可能性が高いでしょう。担当者を選定する際は、最初に述べたkintone担当者に適した基準に合致する人を選ぶことが望ましいです。
上司へkintone導入を説得する方法
上司がkintone導入に前向きでない場合、まずその理由を探ることが重要です。予算の問題なのか、kintoneの必要性を感じていないのか、あるいは単に興味がないのか、その理由に応じて解決策を提示する必要があります。
その上で、kintoneの強みである柔軟性、拡張性、内製化の可能性、情報の一元管理、企業風土の変化への貢献などを具体的に説明することが有効です。
説得が難しい場合の考え方
様々な努力をしても上司の態度が変わらない場合、「他人を変えることはできない」と認識することも必要です。
もし上司が何らかの課題は認識しているもののkintoneに興味がない場合は、別の方法でその課題解決を試みさせ、それが失敗に終わった後に改めてkintoneを提案するというアプローチも考えられます。
しかし、そもそも課題自体に興味がなく、面倒なことを避けたり、責任を負いたがらなかったりする上司の場合、説得は極めて困難であり、諦めるしかない場合もあるでしょう。
社内営業的な協力は可能ですが、全ての状況に対応できるわけではないため、限界があることも理解しておく必要があります。
まとめ
本記事では、kintone導入を成功に導くためのポイントと、失敗を避けるための具体的なコツを解説しました。
kintoneは柔軟性が高いが故に、導入目的の明確化、適切な担当者選定、試用期間の有効活用、プラグインへの投資判断、全ての業務をkintoneで行わないという考え方、そして運用定着後の体制強化など、多岐にわたる意識が求められます。
これらの点を体系的に理解し、導入計画を進めることで、kintoneの真価を発揮し、企業の業務効率化に貢献できます。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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