kintoneと他のシステムとの連携は、多くの企業が業務効率化のために検討する事項です。
しかし、「kintoneと連携できますか」という問いに対して、安易に「できます」と判断したり、メーカー側の「連携できます」という言葉を鵜呑みにしたりするケースは少なくありません。連携は単純ではなく、その成功には事前の詳細な検討が不可欠です。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneシステム連携を検討する上で重要な前提
kintoneと他のシステムを連携させる際には、まずいくつかの重要な前提を理解する必要があります。
連携は単にシステム同士をつなげるだけではなく、業務全体の流れやデータの整合性にも深く関わります。
連携の目的と業務フローを明確にする
システム連携を検討する際に、最も重要な点は「なぜ連携したいのか」という目的と、「どのような流れで業務を行いたいのか」という業務フローを明確にすることです。
これらの点が曖昧なままでは、システム連携が簡単であるかどうかの判断は困難になります。
例えば、「kintoneと何かのシステムを連携したい」という漠然とした要望だけでは、具体的な話を進めることは難しいでしょう。どのようなデータをどうしたいのか、という目的を具体的に定義した上で連携に取り組まなければ、連携はうまく機能しません。
「連携可能」という言葉が招く誤解
多くのメーカーが「kintoneと連携できます」と謳っています。しかし、この言葉は顧客に「絶対的な安心感」を与え、誤解を生むことがよくあります。実際には、連携のレベルや方法には大きな差があります。
例えば、CSV連携も「連携」の一種です。しかし、手動でのデータのエクスポートやインポートを伴うCSV連携と、自動的にデータが同期される連携では、その利便性や難易度が大きく異なります。
顧客側が「連携できる」という言葉を聞いた際に抱くイメージと、実際のシステム連携が提供する機能との間に、大きな乖離がある場合があるため、注意が必要です。
kintoneとシステム連携する方法と難易度
kintoneと他のシステムを連携させる方法には、主に4つの種類があります。これらの方法は、顧客の視点から見た場合の難易度が異なります。
| 連携方法 | 特徴 | 難易度（顧客視点） |
| プラグイン・コネクター | kintoneのプラグインや特定のコネクターが用意されている場合に使用します。これらをセットして利用するだけで連携が可能です。 | 簡単です。 |
| iPaaS（例：Unito） | iPaaS（Integration Platform as a Service）と呼ばれるサービスを利用して連携します。Unitoなどが該当します。 | 一応簡単に連携は可能ですが、利用にはサービスや連携に関する知識が必要です。エンジニアにとっては簡単かもしれませんが、kintoneを使いこなせる程度の知識を持つ一般利用者にとっては、学習が必要なレベルです。 |
| API連携 | API（Application Programming Interface）の情報が公開されているシステムとの連携です。開発を伴う連携方法であり、システム間の連携自体は可能ですが、どのような流れでどの情報を受け渡すのかという要件定義が非常に重要になります。 | 簡単ではありません。開発作業が伴うため、専門知識と時間が必要です。 |
| CSV連携 | CSV（Comma Separated Values）形式のデータをエクスポート・インポートして連携する方法です。基本的に手動での作業となり、自動連携ではありません。 | 一見簡単に見えますが、データのエクスポート・インポートの際に加工が必要な場合が多く、非常に面倒になる可能性があります。特に、kintoneのテーブルフィールドやルックアップフィールドにデータを正確に取り込むためには、特殊な加工や条件定義が必要になることがあります。 |
CSV連携は最も簡単だと捉えられがちですが、実際には非常に複雑な作業が伴う場合もあります。
例えば、他のシステムから出力されたCSVデータをkintoneの仕様に合わせて加工する必要がある場合、マクロを組むなどの追加作業が必要になるでしょう。また、ルックアップフィールドへの取り込み条件なども事前に明確に定めておく必要があります。
kintoneシステム連携で避けるべき落とし穴
kintoneと他のシステムを連携する際には、単に技術的な接続が確立できれば良いというわけではありません。
運用面で考慮すべきいくつかの「落とし穴」が存在します。これらを避けるためには、事前の綿密な計画と社内ルールの確立が不可欠です。
マスタデータの管理方法を定義する
システム連携における重要な課題の一つが「マスタデータの管理」です。複数のシステム間で同じ顧客データや商品データなどを連携する場合、どのシステムに格納されているデータを「正」とするのかを明確に定義しなければなりません。
例えば、SFA（営業支援システム）とkintoneで顧客マスタを連携する場合を考えます。SFAからkintoneへ一方通行の連携をしている状況で、kintoneで顧客の住所が変更されたとします。
この時、SFAのデータも更新するのか、あるいはkintoneのデータが「正」となるのかを定めていなければ、両システム間でデータに違いが生じてしまいます。
新しい顧客が発生した際に、常にSFAにデータを入力してからkintoneに連携するのか、それともkintoneが主導で、変更があった場合はSFAにも反映させるのかなど、どちらをマスタデータとして扱い、どのシステムをデータの「入り口」とするかを明確に決める必要があります。
SFAから開始するケースとkintoneから開始するケースを混在させると、データが不整合になり、混乱を招く可能性があります。
連携のトリガーとタイミングを明確にする
連携の実行方法、つまり「ボタンを押せば連携するのか」それとも「自動的に何らかのタイミングで連携するのか」も事前に検討すべき重要な点です。この点が曖昧なままだと、最終的にデータがバラバラになってしまう恐れがあります。
さらに、連携の頻度も具体的に決める必要があります。リアルタイムでの反映が必要なのか、それとも1日に1回程度の同期で十分なのか、といった具体的な要件を洗い出すことが重要です。
システム担当者が「1日1回で良い」と判断しても、実際の現場の業務では「このデータはリアルタイムでなければ困る」という要望が出ることも少なくありません。
kintoneの柔軟性の高さが、連携においてもそのまま適用されるわけではない点を理解することが大切です。
社内運用ルールを固める
システム連携のプロジェクトがなかなか進まない大きな理由の一つに、社内の運用ルールが固まっていない点が挙げられます。
連携の仕様を決定する前に、どのシステムからデータを入力し、誰がどのように管理するのかといった運用ルールを明確にしておく必要があります。
例えば、一方通行の連携しかできない場合、どちらのシステムがマスタデータとして「正」であるかを明確にし、それに合わせた運用ルールを定める必要があります。
双方向の連携が可能な場合でも、特定のケースではどちらのシステムからデータ入力を行うべきか、基本的な運用をどうするのかといったルールを固めておくことが重要です。
これらの運用ルールが曖昧なままだと、連携が実現してもシステムがうまく機能しない事態につながるでしょう。
kintoneシステム連携プロジェクトを円滑に進める体制
kintoneシステム連携をスムーズに進め、成功に導くためには、プロジェクトに関わる関係者間の密な連携体制を構築することが非常に重要です。
連携システム担当者との直接連携の重要性
kintoneと連携する相手のシステム会社とのやり取りを、顧客企業が間に入って橋渡しをするのは、最も避けるべき状況の一つです。
システムに関する専門知識をあまり持たない顧客企業が、kintoneベンダーと連携システムベンダーの間に立って情報を伝達すると、認識のずれが生じやすく、プロジェクトが著しく長期化する原因となります。
理想的なのは、顧客企業が同席する形で、kintoneベンダーと連携先のシステムベンダーが直接話し合い、連携の仕様について確認を進める体制です。この体制であれば、技術的な詳細や実現可能性についてその場で確認でき、認識のずれを最小限に抑えることが可能です。
多くのkintoneベンダーは、連携先のシステム会社との直接的な連携を重視しており、プロジェクトに巻き込んで共同で取り組む姿勢を持っています。
経験上、直接連携ができない場合、プロジェクトが長引いたり、顧客企業が途中で疲弊したりするなどのリスクが高まります。
連携先のシステム会社がkintoneについて詳細な知識を持たない場合もあるため、連携先へのkintone教育も視野に入れると、より円滑にプロジェクトを進められます。
kintoneのシステム連携にお悩みの方はペパコミ株式会社へご相談lください
kintoneシステム連携は、「連携できる」という単純な言葉に惑わされず、なぜ連携したいのか、どのような業務フローで連携を実現したいのかというイメージを具体的に合わせるところから始めましょう。
マスタデータの扱い方、運用ルールの明確化、そして関係者間の密な連携体制の構築が、連携プロジェクトを成功させるための重要な鍵を握ります。詳細な部分まで検討し、準備を進めることが、期待通りの連携を実現するために必要不可欠です。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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