行政書士事務所では、ビザや在留資格をはじめとする複雑な案件管理が日々の業務に不可欠です。
しかし、紙やExcelによる分散管理では、進捗の把握や情報共有が困難になり、業務の遅延やミスの原因にもなりかねません。こうした課題を解決するツールとして注目されているのが「kintone」です。
本記事では、行政書士事務所におけるkintoneの導入メリットや活用方法、外部パートナーとの連携、ベンダー選定のポイントなどをわかりやすく解説します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
行政書士事務所が抱える顧客管理の現状と課題
多くの行政書士法人は、ビザや在留資格の手続きを主な業務としています。
例えば、約15名のスタッフを抱える事務所では、案件の管理をより厳格に行いたいという課題に直面しています。現状の管理方法は、個別の案件管理を紙ベースやExcelファイルで行っている事務所も少なくありません。
しかし、こうした分散管理では、各案件の進捗状況を一元的に把握することが難しく、情報共有の煩雑さから業務の遅延やミスにつながる恐れがあります。
そのため、業務全体の効率化を目的に、案件管理体制の見直しに関心を持つ事務所が増えています。
kintoneで実現する顧客管理の可能性
kintoneは、行政書士事務所が直面する案件管理の課題に対し、具体的な解決策を提供します。
特に、案件管理を得意としており、これまでに多くの行政書士事務所におけるシステム構築経験があります。事務所の具体的な「やりたいこと」に合わせて、一般的なアプリ設計を柔軟に提案できるのがkintoneの強みです。
kintoneを顧客管理システムとして導入する際には、基本的に事務所のすべての情報をkintoneに集約します。例えば、顧客情報、案件の種類、進捗状況、担当者、関連書類の情報などを一箇所にまとめることで、必要な情報へのアクセスが容易になります。
情報がkintoneに集約されるため、リアルタイムでの状況把握が可能となり、迅速な意思決定や顧客への対応につながるでしょう。
行政書士がkintone導入・構築における重要な進め方
kintoneを導入し、顧客管理システムを構築する過程では、導入前の準備が特に重要です。
kintoneの導入を進める際には、まず自社にとって具体的にどのような情報やデータが必要なのかを明確にする必要があります。単にシステムを導入するだけでなく、事務所として「何の管理をしたいのか」、そして「最終的にどのようなデータを取り出したいのか」を社内で詳細に検討し、まとめることが不可欠です。
この事前整理に基づいて、kintoneのアプリ設計を慎重に行う必要があります。もしこの準備段階を十分に実施しないままシステムを構築した場合、完成したkintoneが事務所の実際の業務フローやニーズに合致せず、結果として「意味のないkintone」になってしまう可能性があります。
したがって、導入の目的と必要なデータ要素を明確にした上で、kintoneのシステムに落とし込むという順序で進めることが大切です。
外部パートナーとの連携方法
kintoneは、以下2つの方法で外部パートナーとの情報共有が可能です。
- 外部パートナーに対してkintoneのライセンスを付与する方法
- 情報表示用のプラグインを活用する方法
外部パートナーに対してkintoneのライセンスを付与すると、アクセス権限を細かく設定できます。例えば、外部パートナーは自身に割り当てられた案件のみを閲覧できるように管理可能です。
これにより、機密性の高い情報が不用意に共有されることを防ぎながら、必要な情報へのアクセスを確保できます。
また、krew Dataやkrew Sheet、krew Dashboardといった「krew」シリーズのプラグインを利用すると、データの集計、可視化、出力機能を強化し、外部パートナーとのより深いデータ連携が可能です。
外部パートナーが、共有されたデータをCSV形式で出力して自身のExcelなどで活用したい場合や、パートナー別の月間売上や案件数などのグラフ分析、または特定の案件一覧表を確認したいといったニーズがある場合に有効です。
しかし、プラグインが最低でも約1万円程度の費用を要する場合もあるため、プラグインの選定には注意が必要です。
kintone構築期間と運用
kintoneの顧客管理システムを構築する期間は、およそ2ヶ月程度が目安です。
この期間は、導入する事務所の規模や要件によって変動する可能性がありますが、一般的な目安として計画できます。構築プロセスは、定期的なミーティングを通じて進められます。
ミーティングでは、システム開発の進捗状況を共有し、事務所側の要望と開発側の実装内容を「擦り合わせる」ことで、最終的なシステムの精度を高められるでしょう。
kintone構築においては、構築段階から実際のデータをシステムへ移行していく手法が採用される場合があります。
ただし、システムの構築期間は、担当者との日程調整の状況や、必要な情報の共有に対するレスポンスの速さによって、前後する可能性があります。
なお、kintoneは、一度システムを構築して終わりではありません。導入後も、業務プロセスの変化や新たなニーズに合わせて、継続的にシステムを改修し、運用を繰り返していくことが重要です。
このように、運用しながら改善を重ねることで、kintoneは事務所の成長と共に進化し続ける顧客管理システムです。
kintoneベンダー選定の考え方
kintoneの導入プロジェクトを成功に導くためには、適切なベンダー(導入支援会社)の選定が非常に重要です。
kintoneのベンダーは、構築アプローチがそれぞれ異なる可能性があります。
例えば、kintoneの標準機能と必要最低限のプラグインを活用し、効率的な管理を目指す方針のベンダーもいれば、プログラミングを積極的に活用し、より複雑でカスタマイズされたシステムを構築することを得意とするベンダーも存在します。
そのため、複数のベンダーから話を聞き、それぞれの提案内容やアプローチを比較検討することが大切です。
自社の課題や将来的な展望を深く理解し、長期にわたって伴走してくれるパートナーを見つけることが、kintone活用における重要な要素です。
kintoneの費用感の目安
kintoneの導入には、初期費用と月額費用が発生します。費用は、構築するシステムの複雑さ、必要なアプリの数、利用するユーザー数、そして選択するプラグインの種類など、様々な要因によって変動します。
具体的な費用は事務所の状況に応じて個別に算出されるため、一概にいくらとは言えません。
しかし、検討を進める上での大まかな目安として、概算の費用感を確認することは可能です。詳細な費用については、導入を検討しているベンダーに直接問い合わせ、自社のニーズに合わせた見積もりの取得が必要です。
行政書士事務所の顧客管理にkintoneを活用するならペパコミ株式会社へご相談ください
行政書士事務所の顧客管理にkintoneを導入すれば、案件管理の効率が飛躍的に向上し、顧客満足度の向上と事務所の業績アップを実現できます。
多くの行政書士事務所では、顧客情報の分散、案件進捗の把握困難、担当者間の情報共有不足といった課題を抱えています。kintoneは、行政書士事務所の案件管理を専門とし、数多くの導入実績を持つ顧客管理システムです。
kintoneの最大の特徴は、事務所の具体的なニーズに合わせたカスタマイズが可能な点です。顧客情報、案件の種類、進捗状況、担当者、関連書類の情報をすべて一箇所で管理でき、リアルタイムでの状況把握が可能になります。
導入成功のポイントは、事務所のすべての情報をkintoneに集約することです。部分的な導入では根本的な問題解決にはなりません。全ての業務データを統合することで、真の効率化が実現できます。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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