自治体のあらゆる部署で行われるのがイベントやセミナーの業務です。
新人や会計年度職員が担当することもあります。また、保健師の方や技術職の専門職の方が携わることもあります。
イベントセミナー業務は、段取りが悪い人は、途方もなく時間がかかります。成果が伴えば問題ありませんが、凝り性の人も、とんでもなく時間がかかります。
セミナーやイベントでは、企画内容や当日の運営など、担当者が時間をかけるべき業務があります。その一方で、申し込み受付や名簿作成、アンケート集計などの定型業務は、デジタルツールを活用して効率化できる可能性があります。
当記事では、kintoneをはじめとしたノーコードツールやAIを活用し、合理的に進めるポイントも紹介します。なお、ここでは、会計年度職員の方にも活用できる情報を紹介します。ぜひ参考にしてください。
- そもそも、自治体のイベントやセミナーの段取りとは
- 効率化すべきは「企画と広報」「申し込み受付業務」
- もっと効率化する「チラシやパンフレットなどの広報」のツール
- さらに便利になるのは、kintoneとプラグインの組み合わせ
そもそも「自治体のセミナーの段取り」とは？
業務の流れは、次のようなことが挙げられます。
| NO | 段取り | 具体的な内容 |
| 1 | 予算案 | 大まかな企画・参考見積・予算作成 |
| 2 | 企画・講師交渉 | 企画案・キャッチコピー・講師候補者・上長や部署で承諾
会場確保・実施方法（オンラインかオフラインか） 申し込み方法（オンラインか、手作業系か）・託児の有無 |
| 3 | 事業の起案 | 事業の起案 |
| 4 | 広報・報道依頼 | ホームページ・チラシ・SNS投稿・プレスリリース |
| 5 | 申し込み受付 | 申し込みフォーム・名簿作成・受付連絡 |
| 6 | 当日・挨拶文 | 挨拶文・当日の運営 |
| 7 | アンケート | アンケートフォーム・集計・グラフ化・報告書作成 |
| 8 | 評価 | 行政評価への入力・報告書 |
| 9 | 支払い | 講師への支払い |
最初に効率化すべきは「企画と広報」「申し込み受付業務」
イベントの業務は慣れたら流れるように行えるようになります。ですが、「相手にとって」という視点があるとは限りません。
つまり、「参加すべき企画か」「申し込みが簡単（オンライン）か」が問われます。
それぞれ、使える可能性のあるデジタルツールをご紹介します。
① 企画やコピーをブラッシュアップするAIの活用方法
② オンラインでの手続きができるツール
① 企画やコピーをブラッシュアップするAIの活用方法
いまや、多くの自治体で、業務に使っていい生成AIのツールが導入されました。
下記の作業を行ううえで有効活用できます。
- セミナーの企画案作成
- タイトル・キャッチコピー案の作成
- チラシの文章作成
- 広報文の作成
- SNS投稿文の作成
- FAQの作成
- アンケート設問の作成
- アンケート結果の整理（取り扱い注意）
- 報告書の文章作成（取り扱い注意）
しかし、AIのライセンスは、会計年度職員など誰にでも十分に付与されているとは限りません。無料のツールであっても、機密情報の漏洩を防ぐために活用が許可されているわけではありません。ですが、イベントやセミナーのネーミング、テーマやキャッチコピーなどは、機密情報ではありませんので、使用できることが多いと思います。（各自治体の基準にそってください）「exaBase生成AI for自治体」や「ChatGPT」「Gemini」「Claude」があります。全て使えないとなっている場合は、政府が開発した「ガバメントAI『源内』も選択肢として試してみるのもいいかもしれません。
② オンラインでの手続きができるツール
ノーコードツールでフォームを作成し、すぐに入力できるようにしましょう。
＜自治体が導入しているツール例＞
・kintone とフォームブリッジ等
・LoGoフォーム
・Graffer
・Googleフォーム
kintoneのライセンスを使える人はどんどん活用しましょう。ライセンスが付与されていない場合は、「使用できませんか。もしくは、Googleフォームを使っていいですか」と、聞いてみましょう。
なお、申込フォームを作る際は、「取得できる情報」ではなく「業務上、本当に必要な情報」を基準に項目を設計することも重要です。 入力内容も、生年月日や性別、住所など、必要以上の個人情報を入力しないで済むようにしましょう。
もっと効率化する「チラシやパンフレットなどの広報」のツール
ここでは、チラシやパンフレットなどの作成面の効率化をご案内します。
ウェブ上の広報以外にも、小中学校などでチラシで周知する必要があります。
また、イベントや会議で必要なパンフレットは、PDFであっても作成することがあります。
＜よく使われるツール例＞
・Canva
専門的な知識がなくても、ブラウザやアプリで直感的にデザインを作成できる無料のオンライングラフィックデザインツールです。使用できるかどうかは、自治体の情報セキュリティポリシーや利用規程を確認してください。
・生成AI
画像などを前述した生成AI（ChatGPT・Gemini・Claude等）で作成できます。イラストや画像を探してさまようことも減りました。
さらに便利になるのは、kintoneとプラグインの組み合わせ
続いて、kintoneに関しては、マイページやアンケート結果で情報管理できる「kViewer」や「じぶんページ」の活用で下記のデータが一元管理できます。
- 申込者一覧
- マイページでの情報共有
- 参加状況
- キャンセル
- 問い合わせ
- アンケート
- 集計
- 報告書
- 次回イベントへの活用
ほかにも、多機能な帳票プラグインの「k-Report」は、官公庁特有の「冊子や資料」を生成でき、相性がいいです。
【自治体広報】冊子やチラシづくりの負担は、kintoneとk-Reportで解決できる
自治体でのkintone活用で困ったら、ペパコミ株式会社へご相談を!
セミナー業務は、市民の目に触れ、地域の交流を促進します。なので、業務負担を軽減させ、いい内容を提供していきましょう。
もし、設定の仕方などでお困りの場合は、弊社にご相談ください。ペパコミ株式会社では、国、都、県、政令市、中核市、小規模自治体と、多様な支援実績がございますので、ご尽力させていただきます。
コメント