kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社で、kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです！
今日のkintone(キントーン)活用事例は「kintone(キントーン)で合算請求書を作成してそのままメール送信してみた～」です！
kintone(キントーン)で要望として多いのが顧客・案件進捗管理ですが、その流れで請求書も作りたいという要望をよく頂きます。で、更に欲張りさんは作成した請求書をそのままkintone(キントーン)からメール送信したいという要望があります。
今回は顧客管理の流れから踏まえて改めてデモ動画で作りました！またただの請求書ではなく通常難しい合算請求書ができるところもお見せします。
合算請求書とは例えば8月10日、20日と２件仕事を頂いたお客様に請求するときに２件分を合算して１枚の請求書にするというものです。
しかしkintone(キントーン)の標準機能だと合算請求書ができないので、krewdataを使って合算請求書作成をお見せします。
更にそこから帳票出力プラグインの設定をして請求書を出力するところを見せて更にその作った請求書をkintone(キントーン)からメール送信するところまでお見せします
宣伝を挟んでからデモ画面にいきます。
このチャンネルは、kintone(キントーン)の構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。kintone(キントーン)に関する情報を幅広く発信しておりますので是非チャンネル登録をお待ちしています
また概要欄にプラグインリストをプレゼントしています！フォームに入力すると自動返信で配っていますので是非お申込み下さい！それではデモ画面へいってみましょう。
お見せするのは全部で３つ
①顧客案件進捗管理のところ
②合算請求書を作るところ
③請求書帳票出力してメール送信するところ
①顧客案件進捗管理について
まず1つは顧客案件市場管理です。
今開いているのは顧客管理アプリになります。基本的に顧客名と請求の締め日とメールアドレスといった情報を持たせており案件管理ではその案件の履歴が顧客マスタを見たらわかるようにしています。
続いて案件管理アプリです。案件管理アプリはお客さんに対して何の案件を提案しているを見えるようにしています。日付や案件No.担当者そして案件名です。今回は”有限会社亀山営業支援ツール案件”ということで顧客名は有限会社亀山顧客マスタから持ってきております。
請求情報というのが下にあります基本料金30万円、オプションA10万円、オプションB8万円、オプションC5万円、合計で76万円といった形で有限会社亀山営業支援ツール案件として案件管理登録しているような流れになっています。
上の方に日付とありますが9月19日にデータがあります。このような案件が例えば9月だったら亀山さんで2回案件あるとなったらこの2つの案件を合算して請求書を出すということが必要になってきます。
後で詳細はお見せしますが、ひとまず案件管理の概要となります。
もう1件、9月15日”有限会社亀山の経費計算システム案件となっております。同じように下の方に請求情報の明細がありますので今度は合計61万円。なので9月の案件で亀山さんに対しては2件の案件が発生しているような流れとなっています。
②合算請求書作成について
kintone(キントーン)の標準機能ではこの1つの案件に対して請求書アプリに1つの案件情報を登録することはできますが、9月締めの段階で2つの案件情報を1つの請求書にまとめるということは出来ないため今回はブラグイン使って合算請求書を作るところをお見せします。
こちらが請求書アプリとなっています。請求書アプリで”有限会社亀山”に対して請求日が9月30日となっています。
請求金額を見てもらうと150万7000円となっています。その下に内訳を見ると9月19日の営業支援ツール案件で61万円そして9月15日の経費精算システム案件で76万円といった形になっています。
さらに下に行くと内訳が見れるようになってます。経費精算システムの内訳、案件管理システムの内訳というように合算で見れるようになっています。
作った請求書を1レコードでまとめたので、”RepotoneU Pro”のボタンを押すと合算請求書作成がありますので、これで合算請求書は発行され合算請求書が出来上がります。
9月末の請求書で亀山に対して内訳もしっかり出てきてます。これが今御社の使っている書式に合わせて出すことはできます。
下の方に行くと明細という形で見れます。ちなみに複数テーブルから1つのエクセルで出していますが、”RepotoneU Pro”ができる機能ですので建設業はこういうパターンが多いです。
例えば建設業だと1枚目が見出しがあり2枚目が明細のパターンが多いかと思いますので業界によってはテーブルを分けて見出しと明細を出せるようにするのも必要と思います。
ボタンを押すとエクセルで内容が出てきますが、合算請求書作成ボタンを押すとエクセルで出せるだけではなく、請求書添付に合算請求書のエクセルファイルが出来上がります。ただ生成されるだけではなくkintone(キントーン)添付ファイルフィールドにエクセルが自動生成される帳票するプラグインではできたりしますのでこれも一つの機能です。
この後3つ目請求書帳票出力してメール送信するところをお見せしますが、メール送信する上でこの機能は大事です。なぜかというとメール送信する時は添付ファイルフィールドに張り付いてるファイルをメールで添付する機能がありますので添付ファイルフィールドに付くというのはとても大事な要素となります。
③請求書帳票出力してメール送信について
続いてメール送信するところで、”メールを作成する”というボタンがあります。トヨクモの”kMailer”というプラグインを使ってます。
これを押すとテンプレートを選べますこれで【利用する】を押すとあらかじめ設定したテンプレートが出るようになっていますので”メールを確認する”を押すとまず送信先メールアドレスっていうのがもうすでにkintone(キントーン)のレコード登録されてるのでメールアドレスは自動で入ります。
件名とか本文とかは自動で入ってきてます。
では、早速送ってみましょう”メール確認する”を押して”メール送信する”を押すとメールが指定のメールアドレスにこの請求書の添付ファイルが付いた状態で送られていきます
届いたメールを見てみます。請求書が添付されているのでダウンロードを押すとダウンロード画面に行ってエクセルをダウンロードできる形となっております。
ここの請求書添付についているのがメールで貼り付くので、kintone(キントーン)で合算請求書を作りながらさらに作った請求書をkintone(キントーン)添付ファイルフィールドに保存をしてその添付ファイルフィールドに保存されているものを”メール作成する”とすると請求書の作成からメール送信まで一元管理ができるような形になります。
④請求書添付ファイル自動保存について
ちなみに作った請求書を自動的に添付ファイル保存するかというところも設定で簡単にできます。
この設定画面に”RepotoneU Pro”の設定画面で”合算請求書”を押すと下のところに”詳細設定”があります。
ここに”作成した帳票をkintone(キントーン)に添付する場合は添付ファイルフィールドを指定してください”があるのでここで添付ファイルフィールドを指定してあげるボタンを押すとエクセルで出せるだけではなくPDFも出せますがそれだけでなく添付ファイルフィールドにも張り付いてくれるような形となります。
あとは、帳票作成ボタンというのもレコード詳細画面だけに出すのか一覧画面に出すのかも選べますので一覧画面でやってあげると一覧画面上で”合算請求書作成”というボタンが出ますのでこれで押してあげると一括で作成できるような形となっています。
まとめ
いかがでしたか？
請求書出力をして更にメール送信まで一元化できると、業務の入り口から出口まで一気通貫で管理できるので非常に便利ですよね！
krewdataを使って今回は合算請求を作りましたが、krewdataはこれ以外にも活用の幅は無限にあります！合算請求を導入の決め手としてkrewdataを導入頂き、それ以降の更なる活用にも活かしてほしいですね！
今回使うプラグインは～
krewdata(グレープシティ) 12,000円/月
RepotoneU Pro(ソウルウェア)15,000円/月
kMailer(トヨクモ) 15,000円/月
です。
レポトンと他の帳票出力プラグインの違いとして、レポトンは複数のテーブル情報を出力できる点です。
今回みたいに見出しテーブルの出力と明細テーブルを同時に出したい場合は重宝します！
ちなみにメール送信はメールワイズでもできたりします！
ということで以上になります。
これからもkintone(キントーン)の役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております！
本日もありがとうございました！また次回お会いしましょう～
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