kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
どうも、kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです。
今日は”kintone(キントーン)のテーブルの使い方”について、動画にしております。
最近、kintone(キントーン)構築関係だけではなくて、「構築は自分たちでするから、アドバイスをもらいながら、サポートしてほしい」という形の伴走支援を希望する方(会社・企業)が非常に増えております。
当然その際は、現状把握のために、僕たちはkintone(キントーン)のアプリの中身を見るわけです。
まぁねぇ・・・、前々から思っていたことだけど、本当にみんな・・・サブテーブル大好きすぎ!!
みんなテーブルを無駄に使いすぎじゃねー、みたいに思うわけです。
kintone(キントーン)を触り出して最初の頃は、テーブルの便利さに気づくと、テーブルをみんな使うわけです。
気持ちは分かります。僕もそうでした。
ただその時にいつも僕は言っているのは、テーブルって諸刃の剣なんです。
デメリットが、めっちゃ多いですから。
だからこそ、テーブルのデメリットをちゃんと理解した上で使わないと、後々後悔しますので、今回動画にいたしました。
この動画で伝えたいのは、テーブルのデメリットです！
メリットは大体わかっていると思いますので、ダメな点・デメリットを理解すれば、変な使い方にならないだろうなと思って、お話していきます。
詳しくは、デモ画面でご説明していきますが、テーブルのデメリットは大きくこちらになります。
テーブルのデメリットは、下記になります。
①一覧表示ができない
②ルックアップができない
③関連表示ができない
④スマホが見づらい
⑤テーブル内でユニークが作れない
⑥CSV出力時が見づらい
⑦テーブル内データに対して、通知やアクセス制御といった諸所の機能ができない
他にもあったような気がするんですが、思いつきで7個くらい挙げました。このぐらいデメリットがあるんです！
ということで、宣伝を挟んでから、デモ画面をお見せしたいなと思います。
このチャンネルはkintone(キントーン)構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。
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それでは、デモ画面へいってみましょう。
それでは、デモ画面でお見せします。お見せするのは、全部で3つです。
①テーブルの機能について
②テーブルのデメリットについて
③テーブルを使うべき場面
以上、3点のデモ内容でお見せします。
①テーブルの機能について
そもそもテーブルって何なの？というところから、簡単にご説明していきます。
テーブルはkintone(キントーン)のアプリのフィールドの1つです。テーブルの特徴を書いていきます。
テーブルというのは、やり方は2つあって、1つ目がこの作った横一列の右側にいくと、テーブルの設定ができます。この行にテーブルと入力すると、テーブルになります。
テーブルが何かと言うと、行を複数行追加できるものです。
見出しは青色になっているのが、テーブルの証です。テーブルは、何行でも行を増やせます。行を増やしていくことができるのが、テーブルなんです。
見積書の見積もり明細を作ったり、請求明細を作ったりとかで使われる機能です。
よくやるのが、ここでスペースを置いて、計算フィールドを入れて、見積もりなどで使うのであれば、小計・・・
1行目が1.500円。2行目が5,500円。3行目が8,800円とやると、小計(15,888円)が合計として表示されます。
これがテーブルとなります。
②テーブルのデメリット
2つ目はテーブルのデメリットを、どんどんご紹介していきます。
1.一覧表示できない
テーブルのデメリットの1つ目は、まず一覧表示できないということです。
一覧表示とはここの画面のことで、これを一覧表示といいます。
kintone(キントーン)は、1つのアプリに対して、好きな一覧画面の設定ができます。
何の項目を表示するかのように、顧客名・テーブル・小計が一覧で見ることができます。
一覧表示できないと言ったんですけれど、「テーブルで、できるじゃないか」と思うかもしれませんが、見え方が少し違います。
テーブルが”表示する”となっています。
”表示する”を押すと、下に行が増えて、テーブルの内訳が見られますが、非常に見づらいんです。
一覧で見られるのがメリットなのですが、テーブルにすると”表示”するにいちいちしないといけません。
しかも”表示する”を押したとしても、決してみた目が見やすくはないですよね。すごく見づらいんです。
見た目が見やすくないというところが、テーブルのデメリットです。
2.ルックアップで取得ができない
続いて2つ目のデメリットは、ルックアップで取得ができないというところです。
ルックアップについてご説明すると、ルックアップとは”取得ボタンがあるフィールド”のことをルックアップと言います。
今、案件管理アプリなんですけども、顧客名のところで取得ボタンを押すと、顧客マスターと紐付いているんです。
例えば”塚本ソフトウェア”というお客様を選ぶと、分かりますか？先方担当者というところに、岩澤さんというのが自動で入ってきたんです。
顧客マスターから、顧客名の情報を持ってきたと同時に、塚本ソフトウェアに紐付いている情報も、一緒に持ってきてくれるのがルックアップです。非常に便利な機能です。
塚本ソフトウェアの顧客マスタを見てみましょう。
塚本ソフトウェアの顧客マスタに飛ぶと、ここで担当者名が”岩澤 友也”さんと、入っているから、ここで持ってきてくれるんですね。
今回のデメリットとしては、顧客マスタに仮にテーブルを設けていて、テーブルのデータをルックアップで持っていきたいとなった時に、それはできないんですよ！
これもテーブルの大きなデメリットです。
3.関連レコード表示ができない
続いて3つ目のデメリットは、関連レコード表示ができないということです。
じゃあ関連レコードが何かっていうところなんですが、例えばペパコミ株式会社って顧客情報があって、このお客様に対して、うちの営業が過去どういう打ち合わせをしたかという履歴を残したいという時に、営業の人が活動履歴アプリに情報を入力します。
顧客管理の下の方に移動すると、過去活動履歴という感じで、何月何日にどういう打ち合わせをしたかと、全部履歴で見られるんですね。
これが関連レコードの機能です。この情報の入力を、他のアプリに入力しています。
他のアプリ入力したものを関連レコードで、顧客管理アプリで見たら、全部履歴で分かるようにしているというのが、関連レコードの特徴なんです。
この関連レコードで表示できるフィールドも、色々と設定できるんでが、テーブルが表示できないです。
テーブルの中身が表示できないというところで、これも大きなデメリットです。
4.スマホ画面で見づらい
4つ目のデメリットは、スマホ画面でテーブルがすごく見づらいということです。
パソコンで見ると一括で横一行に並んでいるので、普通に入力できます。これをスマホで見ると、すごく見づらいんです。
比較した画面を、お見せします。これがスマホの画面なんですが、分かりますか？
左のパソコン画面と比較してみてください。
テーブルで品名・金額・備考とあるじゃないですか？品名という1個のフィールドだけで、横1行分占有してしまうんです。
項目をどれだけ短くしても、金額なんてこんなに短いのに、見てください！
スマホだと1行分使います。3項目入力するのに、スマホだと3行分に表示されています。
行を追加すると、また3行分が下に増えていくという感じです。
スマホだと5行、10行と入力していくと、スマホだと「あれ？今、何行分入力しているんだっけ？」とか、めちゃくちゃ見づらいですね。
これは、スーパーデメリットです。
どうしても現場の人に、入力してもらう業務があると思うんですけど、テーブルで対応すると、大体が使いこなせないので、そこは気をつけてください。
僕たちもkintone(キントーン)を構築する上で「このアプリは、誰が使う可能性ありますか？」と絶対に聞きます。誰が使うかを踏まえた上で、テーブルは極力使わないように設計しようと、考えるくらいに、ここはすごく大事なところなので気をつけてください。
5.テーブル内でユニークが作れない
5つ目は、テーブル内でユニークが作れないというところです。
これはちょっと表現難しいですし、デモを作れるわけではないんですけれども、よくある話としては「どこかに入れたデータを、kintone(キントーン)内のアプリのテーブルに、上書きして欲しい」とか、「kintone(キントーン)内のテーブルの中に入ったこの金額の値を、どこかのアプリに紐付けて連携して欲しい」とか、そういったことはよくあります。
例えば、A商品120,000円、B商品150,000円みたいにあったとして、A商品の商品マスタで200,000円に変えたとします。
これとは別のアプリで、商品マスタというのがあって、200,000円って変えたら、テーブルの中にあるA商品も200,000円に変えてほしいといった時に、”ユニークコード”と言われるものなんですが、被らないコードを使って、「その値が一致したら上書き・更新する」みたいな処理を走らせる必要があります。
テーブルの中で、ユニークコードを作ることが、プラグインを使えばできるのですが、kintone(キントーン)の標準機能ではできないわけです。
これはどうしてかと言うと、自動採番プラグインみたいな感じで、ユニークコードを作り出すプラグインがあるんですけれども、テーブルの中に組み込めないことはよくあるんです。
だから、それを組み込めるようなプラグインを、使ってあげないといけないので、基本的にテーブルの中でユニークコードを作るということが、なかなか難しいわけです。
そういったところも、ちょっとマニアックですけれど、デメリットだったりします。
6.CSV出力時が見づらい
続いて6つ目は、CSV出力時が見づらいというところです。
ちょっとCSVを出力して確認してみましょう。
レコード番号1～3とあるのですが、1個のレコードに対して2行分ずつあるので、こういう表示になって、少しわかりづらいんです。
通常のCSVデータの出方とは違うというか、テーブルが特殊な出方をするので、この”米印(※)”に落ちて、「次の”米印(※)”が入るところまでが1レコード」だよ、という扱いになっています。
出力時というのは、CSVに対して加工したりする時は、かなり注意が必要です。他のシステムに移管したりするところが、面倒臭かったりします。
7.テーブル内データに対する諸々の機能ができない
最後の7つ目は、テーブル内データに対して通知アクセス権といった、諸々の機能ができないということです。
kintone(キントーン)には、ここのデータ（金額）が、金額が10,000円を超えたら通知を飛ばすとか、10,000円を超えたら見えないようにするといった、フィールドに対してアクセス権だったり、通知の設定というのができます。
ただ、テーブルの中のフィールドに対してというのはできないので、そこは注意が必要です。
そういった細かいところは、テーブルに対してできないところがありますので、諸々テーブルのデメリットというのを理解した上で、テーブルを使うようにしましょう。
③どういう場面でテーブルを使うべきか？
最後3つ目ですが、どういう場面でテーブルを使うべきか？というとこです。
基本的にはテーブルって、1つのアプリで2個、3個、使う方が稀です。
使うとしたら、本当に見積もりの明細用のテーブルだったりとか、そういった明細をどうしても作らなければいけない、何行分あるか分からないというものに対して、ピンポイントで使うっていう風にしなければ、テーブルというのはデメリットが大きすぎて、後々すごく後悔しますので、注意してください。
ということで、テーブルのデメリットについて、簡単にデモでご紹介いたしました。
以上となります。
まとめ
いかがでしたか？
今回はkintone(キントーン)のテーブルのデメリットについて、語っていきました。
1つのアプリにやたらとテーブルを2個、3個、4個と使う人がいますけれども、基本的にkintone(キントーン)の構築においては、間違いだと思った方がいいです！
しっかりとデータベースとしての考え方を持って、kintone(キントーン)を作っていきましょう！
極端な話なんですけれど、目指すべきは”脱テーブル”なんですよね。
そのぐらいテーブルというのは、使うのに慎重にならないといけません。テーブルのデメリットを理解した上で、正しくアプリ設計をして下さいね！
はい、ということで以上となります。
これからもkintone(キントーン)の役立つ情報を、発信していきます。
チャンネル登録を、お待ちしております！
本日もありがとうございました！
また、次回お会いしましょう～。
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