「kintoneで案件管理したいけどやり方が分からない」
「kintoneで案件管理ができるとどんな良いことがあるのか知りたい」
このような悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
kintoneで案件管理をすると、社内の案件情報を一元化できたり、リアルタイムでの情報共有で業務効率化が図れます。
本記事では、kintoneの案件管理にできることだけでなく、導入事例も解説しているので、ぜひ参考にしてみて下さい。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
また、ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートいたします。
kintone（キントーン）の案件管理アプリの主な機能6選
本項では、kintoneの案件管理アプリの特徴として代表的な以下6つをご紹介します。
- 「ポータル」機能で情報を集約可能
- 「通知・リマインダー」機能で対応漏れ防止
- 閲覧可能な人の制限可能
- 案件の進捗管理の把握可能
- コメント機能で効率的なコミュニケーションが可能
- 外出先でもスマホなどでアクセス可能
どの機能も、業務の効率化に役立つ機能ですので、ぜひ自社の現状と照らし合わせながら読んでみてください。
「ポータル」機能で情報を集約可能
画像引用元：kintone
kintoneにはポータル機能が備わっています。この機能は、売上情報や業務に関するコミュニケーションを一元化するためのものです。
通常、メールやチャットなどでコミュニケーションを行いますが、kintoneのポータル機能を使うことで、関連情報を一箇所に集約できます。これにより、確認漏れを防ぎやすくなります。
「通知・リマインダー」機能で対応漏れ防止
画像引用元：cybozu
kintoneには、対応漏れを防ぐための通知・リマインダー機能も含まれています。日時や条件を設定することで、必要なタイミングで通知やリマインドを受け取ることが可能です。
通知は、メールやスマートフォンアプリなど、確認しやすい方法で送られます。さらに、通知先を設定できるため、関係者全員に漏れなく連絡することが可能です。
閲覧可能な人の制限可能
画像引用元：kintone
kintoneでは、閲覧可能な人を制限するアクセス権の設定が可能です。業務を円滑に進めるために情報を共有したい一方で、機密情報の漏洩を防ぎたいというニーズにも対応できます。
アプリごとに設定するだけでなく、特定のデータへのアクセス権や、ユーザーごとに閲覧や編集、削除などの操作権限を細かく制御することも可能です。
案件の進捗管理の把握可能
画像引用元：cybozu
kintoneには、プロセス管理機能があります。これは案件やタスクの進捗状況を管理する機能で、ワークフローに基づいた進行状況を把握し、誰がどの段階でどのような対応をしているかを一目で確認できます。
これにより、進捗状況の把握や管理がどこでも簡便に行えます。
コメント機能で効率的なコミュニケーションが可能
画像引用元：kintone
kintoneでは、コメント機能を活用することで、効率的なコミュニケーションが可能です。
コメントを残すことで、変更の履歴や経緯が記録され、チーム全体が変更のタイミングや理由を把握できます。また、コメントを通じてデータに関するアドバイスや指示を簡単に行うことができます。過去のやり取りも一箇所にまとまっているため、振り返りや確認も容易です。
外出先でもスマホなどでアクセス可能
kintoneの強みの1つは、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスからでも情報の確認や入力が可能な点です。時間や場所に制約されずに仕事を進めることができるため、営業担当者やリモートワーカーなど、外出先でも効率的に業務を行うことができます。
モバイル端末からkintoneにアクセスする場合、Webブラウザや専用のモバイルアプリを利用します。モバイルアプリを使用すれば、プッシュ通知も受け取ることができ、業務の効率化に役立つでしょう。
kintone（キントーン）で案件管理をする5つのメリット
本項では、kintoneで案件管理をする以下5つのメリットをご紹介します。
- 案件管理を一元化
- ペーパーレス化
- 進捗や工数を可視化
- 情報共有をリアルタイム化
- 「レポート」機能でデータを簡単にグラフ化
案件管理を一元化
kintoneを活用することで、社内に分散している案件の情報の一元化が可能です。各案件に関するやり取りをすべて一箇所に集約できるため、担当者以外のメンバーでも状況を即座に把握しやすくなります。
これにより、チーム全体で効率的なステータス把握が可能になるでしょう。
また、担当者の変更があった場合でも、引き継ぎがスムーズに行える点も大きなメリットです。蓄積された情報を活用して分析を行えば、営業活動の改善や効率化にもつながります。
ペーパーレス化
案件管理をkintoneに置き換えることで、ペーパーレス化を実現できます。
アプリを使用して案件を管理することで、過去の案件を簡単に検索できるようになり、情報の整理が容易になります。
また、基本情報の自動入力機能を活用することで、作業工数を削減することが可能です。
こうしたデジタル化により、業務の効率化とコスト削減を同時に達成できる点がkintoneの大きな強みといえるでしょう。
進捗や工数を可視化
案件の進捗状況やメンバーの工数を可視化できることも、kintoneの大きなメリットです。
案件がどの段階まで進んでいるか、どの部分がボトルネックになっているかを一目で把握できるため、迅速に対策がしやすくなります。
これにより、作業の重複や確認作業にかかる時間を減らし、業務効率を向上させることができます。結果として、全体の作業負担を軽減し、チーム全体の生産性を高めることができるでしょう。
情報共有をリアルタイム化
kintoneの導入で、リアルタイムで情報を共有できるという大きなメリットがあります。
kintoneの案件管理ツールを使用すれば、案件に関する情報がチーム全体にリアルタイムで共有されるため、進捗や対応状況を即座に把握できます。
「レポート」機能でデータを簡単にグラフ化
kintoneにはレポート機能が搭載されており、登録されたデータを簡単にグラフ化できます。
例えば報告書を作成する際に、データの集計やグラフ作成の手間を大幅に省けるため、業務の効率化が図れます。
また、グラフの種類は多様で、横棒グラフ、縦棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、曲線グラフ、面グラフ、曲線面グラフから選択可能で、複数の項目を掛け合わせて集計するクロス集計表も作成できるため、詳細な分析が簡単に行える点もメリットです。
kintone（キントーン）で案件管理ができるアプリ・プラグイン
本項では、kintoneで案件管理ができるアプリ・プラグインを以下の2つご紹介します。
- 営業支援パック
- KANBANプラグイン
営業支援パック
「営業支援パック」は、営業活動を効率化するための便利なアプリです。
このアプリには、「顧客管理」「案件管理」「活動履歴」という3つの機能が含まれています。顧客や案件、商談などの情報を一元管理できます。
各アプリは独立して利用できるだけでなく、kintoneの機能により相互に連携しています。例えば、顧客管理アプリに新しい顧客情報を登録すると、案件管理アプリでもその顧客情報を活用できます。
同様に、活動履歴アプリに商談の進捗情報を登録すると、それが顧客管理アプリにも反映され、情報の一貫性が保たれます。
このように、営業支援パックは、営業担当者が顧客との関係を円滑に管理し、効果的な営業活動を行うための便利なツールです。
KANBANプラグイン
「KANBANプラグイン」は、kintoneのタスク管理を効率化するためのツールです。
このプラグインは、タスクの進捗状況を自動的に集計し、グラフ化したり、担当者ごとのタスク数や状況を視覚的に見やすくできます。また、リアルタイムに情報が更新されるため、常に最新の状態を把握することが可能です。
通常、kintoneの標準機能や無料のプラグインでは、タスクを望む形で表示することはスキルが必要でしょう。しかし、有料のKANBANプラグインを使用することで、「一画面で全てのタスクを把握できる」状態を実現することができます。
kintone（キントーン）の案件管理システム導入事例を7つ紹介
本項では、kintoneの案件管理システムを導入した事例を以下の7つご紹介します。
- パーソルキャリア
- イエムラ
- エン・ジャパン株式会社
- 兵庫県庁
- 株式会社ティーアイエス
- オーディーエス株式会社
- 株式会社Aoie
この中で、自分の状況に似た事例もあるかもしれないので、ぜひ参考にしてみてください。
パーソルキャリア
パーソルキャリア株式会社のIT統括部門では、kintoneの導入により、ITプロジェクトのサポート業務を効率化しました。高い閲覧性と簡略化されたワークフローにより、プロジェクトの進行をスムーズにしています。
kintone導入により、従来のメールやExcelによる情報管理からの脱却が図られ、現場の情報共有がリアルタイムで行われるようになりました。
イエムラ
株式会社イエムラがkintoneを導入してから製造プロセスの見える化を実現し、無駄な外注を70％も削減できました。さらに営業利益も大幅に増加しました。従来のExcel管理から脱却し、リアルタイムな情報共有をし、各部署の業務プロセスを可視化することで、誰でもステータスや漏れに気づきやすい情報基盤を構築しました。
今後、イエムラはkintoneの利便性を活かし、海外事業への展開も視野に入れています。これにより、これまで以上に効率的な業務運営を可能にし、競争力を一層強化しています。
エン・ジャパン株式会社
エン・ジャパンでは、ライティング案件の管理にkintoneとFormBridgeを導入し、制作部門の業務効率を向上させています。
kintone導入前はExcelで進捗管理をしていました。しかし、繁忙期にはExcelファイルが破損することがあり、バックアップからの復元でデータが一週間前の状態に戻るなどの問題が発生していました。
また、営業部門からの依頼はメールで行われ、手動でExcelにデータを転記する必要がありました。
これらの課題を解決するために、kintoneとFormBridgeを導入することで、データ破損のリスクを回避し、転記作業も不要になりました。
兵庫県庁
兵庫県庁では、令和3年施行のデジタル手続条例に基づき、行政手続のオンライン化を進めています。
デジタル改革課が主導し、kintoneとトヨクモ社のプラグイン製品を導入しました。
健康観察の報告をオンライン化し、電話業務を削減。研修アンケートや会議室予約もオンライン化し、業務の効率化を図りました。
兵庫県庁では、kintoneとトヨクモ製品の導入で、庁内全体のDXを推進しています。
株式会社ティーアイエス
株式会社ティーアイエスでは、営業報告や顧客リスト共有のためにkintoneを導入しましたが、現在では外部パートナー企業との案件情報共有にも活用しています。
以前は案件ごとに多くのメールが必要でしたが、kintoneを使うことで一覧性の高い情報公開が可能になり、メールの往復回数を削減できました。
DMM.comグループの同社は、パチンコ関連事業や物販事業のイベント管理にもkintoneを利用し、業務効率化と情報の一元管理を実現しています。
オーディーエス株式会社
オーディーエス株式会社は、法人向けアウトソーシングサービスを提供する企業です。
従来の基幹システムは柔軟性が乏しく、業務の属人化や残業が問題となっていました。2015年にkintoneを導入したことで、業務の効率化を実現し、特にトヨクモのプラグインを活用することで、帳票出力やデータの自動バックアップが可能となり、業務品質の向上を達成しました。
さらに、教育機関向けのiPad修理パックをローコストで提供するシステムを構築し、クライアントとエンドユーザーの負担を軽減することに成功しました。
株式会社Aoie
株式会社Aoieは、第三者所有モデルによる太陽光発電システムの導入支援を行うクリーンエネルギー推進企業です。同社は、従来のGoogleスプレッドシートによる案件管理では、メンバーの大半がモバイル端末を使用しているため、画面が見づらく、記入漏れや連絡漏れが発生していました。
そこで、Aoieはモバイルに最適化されたkintoneを導入し、必要な項目を入力しないとステータスを変更できない仕組みや、プッシュ通知機能を活用してミスを防止し、コミュニケーションも円滑化させました。さらに、トヨクモ社のデータコレクトを活用し、案件管理や営業分析、在庫管理など幅広い業務の自動化を実現しています。
これにより、案件の確認作業が大幅に短縮され、一人あたり月25時間の業務時間削減とストレス軽減を実現し、特に営業分析では、リアルタイムの自動集計により契約数が2.3倍に増加するなど、顕著な成果を上げています。
kintone（キントーン）で案件管理をして業務効率化を図ろう
ここまで、kintoneで案件管理をするメリットについて詳しく解説してきました。kintoneの有効活用で、実際に多くの業務効率化が図れた企業もあります。
導入が気になった方は、是非一度検討してみてください。
また、ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートいたします。
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