あなたの仕事が変わる「自治体のkintone事業例 40選 」 (2/4)

自治体事業例2

元自治体職員歴10年でkintoneに携わってきましたので今回は自治体のkintone活用事例をご紹介します。

自治体には10年、自治体の受託組織には6年の経験があり、実務でkintoneを一人で導入から内製まで取り組んだ経験があります。

今回は、「自治体のkintone事業例」を4回に分けて、ご紹介します。

 

(1/4) はこちらへ 

目次

自治体のkintone事業例 40選(順不同)

12 公用車管理「車検・自賠責保険」(管財部門など)

【旧来の状況】

数十台ある車両は、それぞれ車検証や自賠責保険の「更新のタイミング」が異なっています。確認が漏れてしまうと、「車検証の期限が切れた公用車に乗ってしまう」という不祥事になりかねませんでした。

【kintone化した場合】

台帳をアプリ化し、車検・点検満了日の数週間前に登録したアドレスあてにメールが送られるように設定しましょう。また、添付ファイルフィールドで、レコードに車検証や自賠責保険などの書類をPDFデータでアップロードできるようにもできます。

 

13 運転日報(管財部門など)

【旧来の状況】

乗車者、同乗者、行先、ガソリンの量など毎回紙に書いて提出していました。

【kintone化した場合】

紙媒体から、スマホのフォームから、入力できるようにして、車両の稼働状況を可視化し、管理コストの削減につながる方法を模索できます。

 

14 空き家バンク事業(住宅政策・移住政策などの部門)

【旧来の状況】

空き家に関して、電話やメールで問い合わせがあるたび、担当者に最新情報の確認をしなくてはなりませんでした。内容柄、5〜10分かかるので、業務時間もお客様の時間も減らす仕組みが必要でした。

【kintone化した場合】

kintoneで管理し、トヨクモkViewerで開示するという仕組みをつくるケースが多いです。さらに、拡張機能の「カンタンマップ」をつかって、地図上で一元的に情報を収集している事例もあります。現場の情報をkintoneによってリアルタイムで共有し、関係部署間の情報連携を円滑にし、空き家・空き地の現地調査の業務の円滑化を目指しています。

【公表されている前例】

空き家・空き地管理

施設管理系業務

15 指導監査記録・工事検査記録・現地調査記録・施設修繕管理・街路灯管理

【従来の状況】

いわゆる「そとまわり業務」です。指導監査記録・工事検査記録・現地調査記録・施設修繕管理など、庁外で確認し戻ってから、遅い時間に庁内に戻って記録をつけるような事務が多くありました。

【kintone化した場合】

kintoneを使い、タブレットからそのまま画像添付機能を使い、画像や文章を入れて、アップしたら、庁内でもオンタイムで情報共有ができるようになりました。業務に関する基本情報、施工時間に関する情報、現場で気づいたことの記録や写真を添付できる機能をまとめて確認することができるようになりました。

 

16 道路維持(道路政策部門)

【旧来の状況】

市道のインフラを限られた人数の職員で管理しており、予算も職員数も減少傾向にあります。従来の電話やFAXを利用し、月末に紙で行われている事務処理に多大な時間がかかっています。

【kintone化した場合】

kintoneとカンタンマップで新しいシステムを導入すると、オンタイムで状況報告・把握が可能になりました。また、通報アプリとのシステム連携をも見据えて、ハード面も安全に管理できることになります。

 

17 街路灯管理(道路政策部門)

【旧来の状況】

市道のインフラを限られた人数の職員で管理しており、予算も職員数も減少傾向にあります。従来の電話やFAXを利用し、月末に紙で行われている事務処理に多大な時間がかかっています。

【kintone化した場合】

kintoneとカンタンマップで新しいシステムを導入すると、オンタイムで状況報告・把握が可能になりました。また、通報アプリとのシステム連携をも見据えて、ハード面も安全に管理できることになります。

 

18 教育相談口の予約(教育委員会)

【旧来の状況】

 次のような流れが主流でした。

・保護者が教育委員会に郵送や来庁し相談を申し込む。

・担当者が相談員に申請者情報を共有し、対応を郵送で依頼する。

・相談員が面談の日程を申請者と調整し、担当者に電話で連絡する。

・担当者が、相談員派遣依頼書を相談員に、会場使用依頼書を学校にFAXで送付

・申請者と相談員で面談を実施

・相談員が面談結果を教育委員会担当者にメールで報告

・報告を受けて教育委員会が学びの場を判断、郵送にて通知

 

【kintone化した場合】

kintoneを導入し、拡張機能は、トヨクモFormBridge(フォームブリッジ)・トヨクモkViewer、トヨクモPrintCreaterが活用されシステム化した場合、業務時間が圧縮されるはずです。また、相談者にとっては、「相談を受けたい」と思ってから「相談まで」が何日もかかるのはよくないので、そうした意味でも多くの自治体で進めるべき課題ではないでしょうか。

 

19 母子手帳の受け取り予約(子育て支援部門)

【旧来の状況】

妊婦さんは、母子手帳を受け取るために、あらかじめ来庁予約しなければなりません。それも、平日の開庁時間内に電話しなければなりません。職員の側では、電話口で受け付けた予約も手書きの紙で管理していました。

 

【kintone化した場合】

「母子手帳交付の予約空き枠」をトヨクモkViewerを活用しウェブで公開し、トヨクモFormBridge(フォームブリッジ)で予約したい日時と事前確認事項を申請できるシステムにしました。

 

20 保育園の内定通知(子育て支援部門)

【旧来の状況】

これまでは結果の公表日に、入園内定先の有無を郵送で通知していました。ほとんどの保護者が少しでも早く申込結果を把握したいと考えて電話をするため、公表日当日と翌日朝まではひたすら電話が鳴る状況。保護者にとっては、なかなか電話がつながらず、電話をかけ続けることへの疲労や結果を知ることができずに焦らせることになっていました。

【kintone化した場合】

kintoneとトヨクモFormBridge(フォームブリッジ)とトヨクモkViewerで内定通知のオンライン化しますが、数千人の対象者があり、アクセスが多いため、「トヨクモの仮想待合室機能」を実装することを決めました。

仮想待合室機能は、短時間で多くの同時アクセスが発生した場合、フォームへアクセスしたユーザーに、整理番号を発行するとともに現在の待ち時間と待機人数を確認できる仮想待合室へ遷移させ、順番が来たら順次フォームへ案内する機能です。この機能で、保護者の皆さんが、落ち着いて確認できる状況に変容しました。

 

【補足】

仮想待合室機能について

 

22 粗大ごみの予約(清掃部門)

【旧来の状況】

電話や、個別のシステムによりネットで予約し個別回収していました。

【kintone化した場合】

電話で受け付けている自治体はシステム化でき、既存のシステムがある自治体は、kintoneに変えることでコストが下がるかもしれません。

 

23 イベントの参加者管理(全庁的)

【旧来の状況】

グーグルフォームで名簿を生成し、オンラインであれば、ZOOMのURLを送付したりしていました。

【kintone化した場合】

kintoneと拡張機能でフォームから申請を受け付けます。続いて、トヨクモkViewerのマイページで、トヨクモのプリントクリエイターと連携させ、受講証や修了証書などが必要な場合もダウンロードできます。

 

24  自治体への請求書のシステム(会計部門)

【旧来の状況】

請求書をExcelやワード、PDFを添付してダウンロードしておき、市民(ここでは、都民、県民、府民、道民、市民、町民、村民を「市民」という。)や事業者が入力し、紙で出力し提出していました。(まだ事例はありませんが、事業者が自治体ごとの様式に微調整しなければならず、非常に負担感を持っています。)

【kintone化した場合】

フォームから帳票出力までデータが一元化され、市民や事業者にとっても、職員にとってもミスや負担が減り、業務がスムーズになると思います。

 

(3/4)に続きます! オープンデータ活用事例など紹介します。

 

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執筆 ぴょん@ノーコード事務員

元自治体職員でkintoneが大好きです。

自治体には10年、自治体業務の受託機関には6年の経験があり、実務でkintoneを一人で導入から内製まで取り組んだ経験があります。

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