「総務の業務範囲が広すぎて、何から手をつければいいかわからない」
「日々の業務に追われ、根本的な改善策を考える余裕がない」
企業の基盤を支える総務部門で、上記のような悩みを抱えている担当者の方は多いのではないでしょうか。
総務の仕事は多岐にわたり突発的な対応も求められるため、常に多忙な状況に陥りがちです。しかし、非効率な状態を放置すると、従業員の負担が増え続け、企業の生産性にも影響を及ぼしかねません。
そこで本記事では、総務業務を効率化するための具体的な4つの方法や効率化がもたらすメリット、実現までの手順、そして実行する上での注意点までを網羅的に解説します。
業務の負担を減らし、より付加価値の高い仕事に取り組むための一歩を、この記事とともに踏み出しましょう。
ペパコミ株式会社では、総務業務の効率化に関する専門的なサポートを提供しています。貴社の状況を丁寧にヒアリングし、最適な解決策をご提案しますので、ぜひお気軽にご相談ください。
総務業務を効率化する4つの方法
総務業務を効率化する4つの方法は、主に以下の通りです。
- 業務を可視化して業務量を把握する
- マニュアルを作成する
- アウトソーシングを活用する
- ITツールを導入する
上記の方法を自社の状況に合わせて組み合わせることで、業務負担の大幅な軽減が期待できます。
ここでは、それぞれの手法を詳しく見ていきましょう。
総務業務を可視化して業務量を把握する
総務業務は、属人化や業務内容のブラックボックス化が進みがちであるため、総務業務を可視化して業務難易度を把握することが大切です。
業務が属人化してしまうと、担当者以外は対応できなくなってしまうため、業務難易度を把握することが難しくなります。しかし、業務内容を可視化できれば、どの部分の業務が難しいのかすぐに把握できるため、改善策を立案しやすくなります。
さらに、適切な人員配置やツール選定ができるため、業務効率化につながることでしょう。
マニュアルを作成する
業務マニュアルを作成することも、総務業務を効率化するための方法の1つです。
業務マニュアルを作成すれば、属人化の解消や作業品質の均一化が実現するだけでなく、気軽に別の人に業務を交代してもらうことも可能です。その結果、引き継ぎがスムーズになったり、チームでミスをカバーしたりできるようになります。
チーム全体でサポートし合える体制が構築されれば、特定の業務のみ負担が向上してしまうなどのトラブルを防ぐことも可能です。
アウトソーシングを活用する
総務業務を効率化する方法として、アウトソーシングを活用することも有効な方法です。
総務業務の効率化のために、さまざまな施策立案をすることは大切ですが、自社内で全ての課題を解決しようとするのではなく、外部に委託することも大切です。
アウトソーシングすることで、自社内での業務負担が減るため、コア業務などに専念できるようになります。その結果、企業の利益拡大や生産性の向上に大きく貢献します。
ITツールを導入する
ITツールを導入することは、手作業による業務負担を劇的に減らすための有力な方法です。
近年では、総務部門の仕事を支援するために開発された多種多様なITツールが存在します。
| ツールの種類 | 具体的な用途 |
| タスク管理ツール | チーム内の業務の進捗状況を共有し、対応の抜け漏れを防げる |
| ビジネスチャットツール | 電話やメールよりも迅速で手軽なコミュニケーションを実現できる |
| 会計システム | 請求書作成や経費精算を自動化し、手入力によるミスを削減できる |
| 業務アプリ作成ツール | 備品管理や稟議申請など、特定の業務に特化したアプリを開発できる |
自社の課題に合わせてこれらのツールを導入すれば、これまで多くの時間を費やしていた定型的な作業を自動化し、担当者の負担を大幅に削減できます。
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総務業務を効率化する3つのメリット
総務業務の効率化する3つのメリットは、主に以下の通りです。
- 業務にかかる時間を大幅に削減できる
- 従業員のモチベーションが向上しやすくなる
- 新たなビジネスを展開できる可能性がある
上記のメリットは、企業の持続的な成長を支える重要な要素となります。
ここでは、それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
業務にかかる時間を大幅に削減できる
最大のメリットは、日々の業務にかかる時間を大きく削減できることです。
業務マニュアルの作成やITツールの導入、アウトソーシングの活用などを進めることで、これまで手作業で行っていた業務の負担が軽減されます。
例えば、会計システムを導入して請求書発行を自動化すれば、手作業での入力やダブルチェックにかかっていた時間をほぼゼロにすることが可能です。また、業務プロセスが整理されることで、作業の無駄がなくなり、安定した運用が実現します。
その結果、担当者は精神的な余裕をもって仕事に取り組めるようになり、ケアレスミスの減少にもつながるでしょう。
従業員のモチベーションが向上しやすくなる
業務負担が減り労働時間が短縮されると、従業員のモチベーションが向上しやすくなることもメリットの1つです。
休日をしっかりと確保できたり、平日の夜にプライベートの時間を確保できたりすることで、仕事への満足度が高まります。また、日々の業務に追われる状況から解放されることで、従業員のストレスや不満が減少し、仕事に対する前向きな意欲が生まれやすくなります。
その結果、従業員一人ひとりのモチベーションが向上し、組織全体の活力も高まるでしょう。さらに、空いた時間を使って新しいスキル習得や自身のキャリアアップについて考える余裕も生まれるため、企業の成長にも貢献します。
新たなビジネスを展開できる可能性がある
業務効率化によって創出された時間や人材といったリソースを、企業の成長に不可欠なコア業務へ再配分できます。その結果、新しいビジネスチャンスの創出につながる可能性が生まれます。
例えば、これまでルーティンワークに追われていた担当者が、市場調査や競合分析、新しいサービスの企画といった、より創造性が求められる業務に時間を使うことが可能です。
総務業務の効率化は、コスト削減という守りの側面だけでなく、事業展開という攻めの経営戦略にも貢献する重要な取り組みといえます。
総務業務の効率化が進みにくい4つの理由
総務業務の効率化が進みにくい4つの理由は、主に以下の通りです。
- 業務範囲が広く突発的な対応が多いため
- 慢性的な人材不足に陥っているため
- 属人化しやすい内容の業務が多いため
- 総務業務のペーパーレス化が進んでいないため
これらの理由を理解することが、解決策を見つけるための第一歩となります。
ここでは、それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。
業務範囲が広く突発的な対応が多いため
総務の仕事は、備品管理や契約書管理、社内イベントの企画・運営、来客・電話応対など、その範囲が非常に広いのが特徴です。
さらに、決められたルーティンワークだけでなく、社員からの様々な問い合わせや急なトラブル対応といった、予測不能な業務が日常的に発生します。そのため、業務改善プロジェクトのような、まとまった時間を要する取り組みを計画的に進めることが困難です。
目の前の業務をこなすだけで一日が終わってしまい、根本的な改善に着手する余裕がなくなってしまうことが、効率化を妨げる大きな理由の一つになっています。
慢性的な人材不足に陥っているため
企業によっては、総務部門が慢性的な人手不足の状態にあり、限られた人員で日々の業務をなんとか回している場合があります。
このような状況では、既存の業務をこなすだけで手一杯であり、新しい業務改善の取り組みを始めるための心理的・時間的な余力がありません。また、人手が足りないと、一人の従業員が休んだ際に他のメンバーがその業務をフォローするのも難しくなります。
その結果、業務の属人化が進行しやすくなり、業務プロセスの見直しがさらに困難になるため、人手不足がより深刻化するという悪循環に陥ってしまうのです。
属人化しやすい内容の業務が多いため
総務の業務には、長年の経験や知識に基づいて判断が求められる場面が少なくありません。そのため、業務マニュアルが十分に整備されておらず、特定のベテラン社員が持つスキルやノウハウだけで成り立っている仕事が存在する企業も多くあります。
このような業務は、他の人が簡単には引き継げないため、新しい担当者が育ちにくく、ベテラン社員が退職した際に業務が滞るリスクを抱えます。
そして、業務プロセスを客観的に見直す機会が失われ、非効率なやり方が改善されないまま続いてしまうのです。
総務業務のペーパーレス化が進んでいないため
社会全体でペーパーレス化が推進される中でも、稟議申請や郵送物の手続き、請求書の管理などを、いまだに紙とハンコを中心に行っている企業は多いのが実情です。
紙ベースの業務は、書類の印刷、手渡しでの回覧、ファイリング、そして過去の書類を探し出す作業に、多くの時間と手間が必要です。また、従業員の年齢層が高い部門では、新しいITツールやシステムを導入することへの心理的な抵抗感が強い場合があります。
パソコンの操作に不慣れな従業員がいると、便利なツールを導入してもなかなか活用されず、結果として効率化が進まないという状況も起こりえます。
総務業務を効率化するための手順【5STEP】
総務業務の効率化は、思いつきで進めても成功しません。目的を明確にし、計画的に段階を踏んで取り組むことが重要です。
ここでは、効率化を実現するための基本的な5つのステップを解説します。
- 総務業務の現状を可視化して分析する改善策を検討・立案する
- 改善策を実行する
- 実行した結果を集計し分析する
- 分析し再度実行するサイクルを繰り返し行う
総務業務の効率化を進めるためには、最初に明らかになった課題に対して、「ITツールを導入する」「マニュアルを作成する」などの具体的な改善策を考えます。
そして、立案した計画を実行に移し、新しいツールを導入する際は、事前に操作研修会を開いたり、分かりやすいマニュアルを準備したりすることが大切です
改善策を実施して一定期間が経過したら、どのような変化があったのかを検証し、設定した数値目標を達成できたか、新たな問題は発生していないかなどを客観的なデータに基づいて評価しましょう。また、分析結果をもとに、さらなる改善策を考え、実行するというサイクル（PDCAサイクル）を継続的に回していくことが大切です。
総務業務を効率化する際の3つの注意点
総務業務を効率化する際の3つの注意点は、主に以下の通りです。
- 業務効率化の目的を共有し認識のずれをなくす
- 導入したITツールが定着しない場合がある
- 現場の抱える問題点を理解した上で施策を検討・実施する
上記の点を事前に押さえておくことで、プロジェクトの成功確率を高めることができます。
ここでは、それぞれの注意点を詳しく見ていきましょう。
業務効率化の目的を共有し認識のずれをなくす
なぜ業務効率化を行うのか、その目的を関係者全員で明確に共有することが非常に重要です。
目的が曖昧なまま「残業を減らしなさい」「このツールを導入しなさい」といった指示だけを出すと、従業員は「また仕事が増やされた」「今のやり方を変えろと言われても困る」といった反発を感じてしまいます。
そうならないために、経営層や管理者は、「単純作業にかけていた時間を減らし、より創造的で付加価値の高い仕事に時間を使えるようにするため」などの従業員にとっても前向きな目的を、事前に丁寧に説明することが大切です。
全社で同じ方向を向いて取り組むことで、従業員の自発的な協力が得やすくなり、プロジェクトが円滑に進みます。
導入したITツールが定着しない場合がある
せっかく高機能なITツールを導入しても、現場で実際に使われなければ全く意味がありません。
自社の状況に合わないツールを選んでしまうことでツールの定着に失敗する企業は多く存在しています。
例えば、非常に多機能でも操作画面が複雑なツールは、ITに不慣れな従業員が多い職場では敬遠されてしまいます。また、自社の独自の業務フローに合わないツールを導入すると、かえって作業手順が増え、非効率になってしまうこともあります。
そのため、ツールを選定する際は、価格や機能の豊富さだけで判断せずに、実際にツールを使う従業員の意見を聞いたり、ITスキルレベルを考慮したりして、自社にとって本当に「使いやすい」ツールを選ぶようにしましょう。
現場の抱える問題点を理解した上で施策を検討・実施する
業務効率化の施策は、必ず現場の実態に基づいて検討するべきです。
本部や経営層が「これが最善のはずだ」と考えて立案した計画が、必ずしも現場の課題解決に直結するとは限りません。場合によっては、現場の状況を無視したトップダウンの改革が、総務部門の業務負担をさらに増加させてしまう危険性さえあります。
そのため、施策を実施する前に総務部門の担当者にヒアリングを行い、「何に困っているのか」「どのようなサポートがあれば助かるのか」などの声を集めることが重要です。
総務業務の効率化でお悩みなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください
本記事では、総務業務を効率化するための具体的な方法から、そのメリット、手順、そして注意点までを詳しく解説しました。
総務業務は、企業の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。そのため、業務の効率化を進め、従業員の負担を軽減することが企業の持続的な成長にとって不可欠です。
しかし、総務の仕事は属人化しやすかったり、日々の業務に追われて改善に着手しにくかったりと、多くの企業が共通の課題を抱えています。
もし、自社だけでの業務改善に限界を感じていたり、何から手をつければ良いか分からなかったりする場合には、外部委託を検討することも効果的な方法の1つです。
ペパコミ株式会社では、総務業務の効率化に関する専門的なサポートを提供しています。貴社の状況を丁寧にヒアリングし、最適な解決策をご提案しますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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