「そもそも業務改善計画は何のために作るのだろう？」
「計画の立て方がわからず、メリットや注意点も知りたい」
企業の成長を目指す上で、業務改善は避けて通れないテーマの1つです。しかし、いざ計画を立てようとしても、何から手をつければ良いかわからなくなる方も少なくありません。
そこで本記事では、業務改善計画の基本的な概要や作成する目的、具体的なメリットについて解説します。さらに、計画立案に役立つ5つのフレームワークや、実行する上での注意点まで、網羅的に紹介します。
最後まで読めば、業務改善計画の全体像を理解し、自社で実践するための第一歩を踏み出せるでしょう。また、業務改善計画に関するご相談は、ペパコミ株式会社がおすすめです。専門的な知見で、あなたの会社の課題解決をサポートします。
業務改善計画とは？
業務改善計画とは、日々の仕事の課題を解決し、より良いやり方へ変えていくための設計図のことです。
具体的には、改善を目指す目的、取り組む内容、担当する人、そして「いつまでに」といった期間をはっきりと文章で記したものを指します。
あらかじめ計画を立てておくことで、プロジェクトの管理がしやすくなり、実際の改善活動をスムーズに進められます。また、計画の具体的な内容を関係者全員で共有できる点も、大きな利点といえるでしょう。
業務改善計画を作成する目的
業務改善計画を作成する主な目的は、現状の課題や最終的なゴール、そして改善の具体的な方法を整理し、関係者全員で同じ方向を向いて進むためです。
「業務改善」と一言でいっても、どの仕事から手をつけるべきか、他の部署とどう連携するのかなど、考えなければならない点はたくさんあります。そのため、計画がないまま進めると、途中で方向性がずれたり、無駄な作業が発生したりするかもしれません。
さらに、改善活動が本当に成果を上げたのかを客観的に判断するための、効果の測定方法も計画段階で定めておく必要があります。しかし、業務改善計画を立案し目的を明確にすることで、一貫性のある取り組みが実現します。
業務改善計画を作成する3つのメリット
業務改善計画を作成する3つのメリットは、主に以下の通りです。
- 実施内容を簡単に共有できる
- 将来を見通しやすくなる
- コスト削減や生産性の向上が期待できる
これらのメリットを理解すれば、計画作成の重要性がより深くわかるはずです。
ここで、それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
実施内容を簡単に共有できる
業務改善計画を作成する大きなメリットは、取り組む内容を関係者へ簡単に共有できることです。
計画書には、改善の具体的な方法や担当者、作業内容があらかじめ記載されているため、プロジェクトの全体像をすぐに伝えられます。新しい取り組みを始める際も、事前に計画書を共有しておけば、各担当者が「何を」「どのように」進めるべきか理解しやすくなります。
実施内容を共有することで、認識のズレを防ぎ、チーム全体がスムーズに動き出すためのサポートが可能です。
将来を見通しやすくなる
業務改善計画を立てる過程では、実現性の高い目標を設定するために、現状を細かく分析します。
この分析を通じて、将来どのような事業展開が見込めるのか、あるいは業務改善によって職場がどう変化するのかなどの未来の姿を予測しやすくなります。
計画を立てるためにさまざまな角度から分析を行うため、その予測は勘や希望的観測ではなく、根拠に基づいた精度の高いものが実現可能です。さらに、将来の不確実性を少しでも減らし、着実に会社を成長させるための羅針盤として機能します。
コスト削減や生産性の向上が期待できる
作成した業務改善計画に沿って着実に取り組むことで、これまで見過ごされてきた課題を一つひとつ解決できます。
例えば、無駄な業務や経費を見直したり新しいITシステムを導入したりすることで、コストの削減と生産性の向上が実現します。また、従業員一人ひとりの業務負担が減り、より付加価値の高い仕事に集中できる時間が増えることも重要なポイントです。
生産性が向上すれば企業の利益に直接つながるため、会社にとって非常に大きなメリット1つになります。
業務改善計画を作成する際に役立つ5つのフレームワーク
業務改善計画を作成する際に役立つ5つのフレームワークは、主に以下の通りです。
- ECRS
- PDCA
- ロジックツリー（決定木分析）
- KPT
- バリューチェーン分析
上記のフレームワークを理解しておくことで、複雑な課題も整理しやすくなります。
自社の状況に合わせて活用してみてください。
ECRS
ECRS（エクレス）は、業務改善を考える上で基本となるフレームワークです。
以下の4つの英単語の頭文字から名付けられました。
- Eliminate（排除）
- Combine（結合と分離）
- Rearrange（入れ替えと代替）
- Simplify（簡素化）
このE→C→R→Sの順番で検討を進めていくことで、より大きな改善効果を期待できるとされています。また、現状の業務に無駄がないか洗い出す際に、非常に役立つ考え方です。
PDCA
PDCAは、継続的に業務改善を進めるために欠かせない、マネジメントサイクルのフレームワークです。
以下の4つのステップを繰り返すことで、業務の質を段階的に高めていきます。
- Plan（計画）：課題を特定し、改善の目標と計画を立てる
- Do（実行）：計画に基づいて改善策を実行する
- Check（評価）：実行した結果が計画通りだったか、目標を達成できたかを評価する
- Action（改善）：評価の結果をもとに、次の計画に活かすための改善を行う
一度きりで終わらせず、このサイクルを何度も回すことで、螺旋状に業務が改善されていくのが特徴です。
ロジックツリー（決定木分析）
ロジックツリーは、一つの大きな課題を、まるで木の枝が分かれているかのように、より小さな要素へと分解して考えるためのフレームワークです。
問題の構造を視覚的に整理し、論理的に原因や解決策を探るために活用されます。
ロジックツリーには、主に下記の3種類があります。
- Whatツリー（要素分解）
- Whyツリー（原因追及）
- Howツリー（課題解決）
ロジックツリーは複雑な問題に直面した際に、思考を整理する手助けとなります。
KPT
KPT（ケプト）は、仕事の振り返りを通じて、次に何をすべきかを明確にするためのシンプルなフレームワークです。
「Keep」「Problem」「Try」の3つの頭文字から名付けられました。
- Keep（良かったこと・続けること）
- Problem（問題点・課題）
- Try（挑戦すること）
現状の分析や課題の洗い出し、定期的なミーティングでの振り返りなどに活用しやすく、チームでの改善活動を促進します。
バリューチェーン分析
バリューチェーン分析は、自社の事業活動を機能ごとに分類し、どの工程で価値が生み出されているのかを分析するフレームワークです。
原材料の調達から製造、販売、アフターサービスまでの一連の流れを可視化し、自社の強みと弱みを明らかにします。
どの工程にどれくらいのコストがかかっているかを洗い出し、その理由を分析することで、コスト削減のポイントを可視化させることが可能です。また、他社より優れている工程を把握し、そこをさらに強化する戦略を立てる際にも役立ちます。
業務改善を進めるための手順【4STEP】
業務改善は、思いつきで進めるのではなく、決まった手順に沿って行うことで成功の確率が高まります。
ここでは、改善を進めるための基本的な4つのステップを紹介します。
- 対象の業務を可視化する
- 改善すべき点を洗い出す
- 改善計画を立案する
- 業務改善計画を実行し効果検証を行う
これから業務改善を進めていく場合は、上記の流れに沿って1つずつ着実に進めていきましょう。
1.対象の業務を可視化する
業務改善を進める最初のステップは、対象となる業務の現状を正確に把握し、「可視化」することです。
具体的にどのような業務内容で、誰が、どのくらいの時間をかけて、どのような手順で進めているのかを明らかにします。また、業務の流れや内容を客観的に把握することが大切です。
実際にその業務を担当している従業員からヒアリングを行い、現場の意見を聞きながら作業内容を明らかにすると、より実態に即した可視化が可能になります。
2.改善すべき点を洗い出す
業務の現状を可視化できたら、次に改善すべき点を具体的に洗い出していきます。
例えば、「この作業は本当に必要なのか」「もっと時間の短いやり方はないか」といった視点で、不要な工程や無駄な経費がないかを確認します。また、特定の担当者にだけ業務が集中しているような、負担の偏りがないかもチェックするべきポイントです。
ここで改善すべき課題をしっかりと洗い出しておくことで、後の計画立案が格段に進めやすくなります。
3.改善計画を立案する
改善すべき点がすべて洗い出せたら、いよいよ具体的な改善計画を立案します。
この計画では、改善策を実施する期間、担当者、必要になるコストなどを詳細に決めていきます。さらに、必要であれば新しい業務手順のマニュアル作成も行いましょう。
計画が完成したら、関係者にその内容を共有し、なぜ業務改善を行うのか、その目的や意図を丁寧に伝えることが大切です。
全員が納得した上で取り組むことが、プロジェクト成功の鍵となります。
4.業務改善計画を実行し効果検証を行う
最後に立案した改善計画を実行し、その結果どうなったのか効果を検証します。
主に、計画通りに進んだか、想定していた効果は得られたかなどを客観的なデータで評価します。また、スムーズに改善できた業務だけでなく、改善が難しかった業務や新たな課題が見つかった業務についても、すべてを把握することが重要です。
必要に応じてPDCAなどのフレームワークを活用し、計画を修正しながら、より良い状態を目指して改善活動を続けていくことをおすすめします。
業務改善計画を作成する際の3つの注意点
業務改善計画を作成する際の3つの注意点は、主に以下の通りです。
- 業務改善の意図を明確に伝える
- 短期間での成果を期待して実施しないようにする
- ツールを導入する場合は定着性を考慮する
これらのポイントを押さえて、着実な業務改善を目指しましょう。
業務改善の意図を明確に伝える
業務改善計画を進める上で、なぜ改善が必要なのか、その意図を関係者に明確に伝えることが極めて重要です。
十分な説明がないまま、いきなり新しいやり方を導入した場合、現場の従業員は変化に対応できず、戸惑ってしまうかもしれません。また、既存の業務フローが、現場にとっては長年の経験から生まれた最善の方法であるケースもあります。
そのような場合に一方的な変更を強いると、従業員の不満を高める原因になりかねないため、目的と背景を丁寧に説明し、理解と協力を得ることが大切です。
短期間での成果を期待して実施しないようにする
業務改善は、取り組んですぐに結果が出る取り組みではありません。
多くの場合、成果が表れるまでにはある程度の時間が必要であるため、短期間での成果を期待しすぎると計画が思うように進まなかった際に「失敗した」と判断してしまいがちになります。
特に、新しいシステムやツールを導入するケースでは、従業員が操作に慣れるまでにも時間がかかるため、成果が出るまでの期間をあらかじめ考慮に入れ、中長期的な視点で計画を立てることが大切です。
ツールを導入する場合は定着性を考慮する
業務改善を進める手段として、新しいITツールを導入する企業は少なくありません。
ツールを選ぶ際は、機能や料金、他社の評判や実績も大切ですが、それ以上に「社内で定着するかどうか」を慎重に検討する必要があります。
どれほど優れたツールであっても、従業員が使いこなせなければ、導入にかかった費用が無駄になってしまいます。
そのため、ツールの導入を検討する際は、従業員のITスキルなども考慮し、誰でも直感的に使えるか、サポート体制は充実しているか、といった観点で慎重に選ぶことが重要です。
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業務改善計画にお悩みの方は「ペパコミ株式会社」へご相談ください
業務改善計画を立案することで、具体的な実施方法や期間、担当者といった人員配置が明確になります。さらに、改善内容を会社全体で共有できるため、従業員からの理解や信頼を得ながらプロジェクトを進めやすくなるでしょう。
ただ、業務改善は決して簡単な取り組みではないため、従業員の意見に耳を傾け、無理のない実施期間を設定するなど、現場への配慮を忘れずに取り組むことが大切です。
もし、「自社だけでは計画の立て方がわからない」「専門家のアドバイスが欲しい」と感じているなら、ペパコミ株式会社へご相談ください。
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