kintoneは、セミナーの実施効果を多角的に把握するための管理システム構築に活用できます。このシステムは、セミナー開催の履歴を管理し、広告費用の費用対効果を定量的に把握する目的で利用されます。
さらに、会社全体の売上に対してセミナー関連経費がどの程度の割合を占めるかを把握する上でも役立ちます。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneセミナー管理システムの構築目的
kintoneでセミナー管理システムを構築する目的は、主に三つあります。
- セミナー実施の履歴管理
- セミナー開催にあたっての広告費用の費用対効果の定量的把握
- 会社の売上比率としてセミナー経費がどのくらいあるかの把握
これらの目的は、システムの利便性を追求しながら短期間で構築されました。
kintoneセミナー管理システムの構成
kintoneセミナー管理システムは、主に以下のアプリケーションで構成されています。
- セミナーマスタ
- セミナー申し込み管理アプリ
セミナーマスタは、セミナーの基本的な情報を登録するアプリです。セミナー名や開催日を記録し、申込者数、参加者数、参加率は「申込者内訳」のデータから自動で集計されます。
セミナーに申し込んだ個人の詳細情報を管理するアプリです。問い合わせした人や申し込み者のメールアドレス、解決したい課題などの情報が登録されます。フォームからの入力で自動登録される形式をとっていますが、手動でのデータ移行も可能です。
各アプリケーションとの関連表示機能
kintoneセミナー管理システムは、各アプリ間の連携を通じて、関連情報を効率的に表示します。
- セミナーマスタからの申込者情報確認
- 顧客マスタからのセミナー参加履歴確認
セミナーマスタを参照すると、そのセミナーの申込者内訳を直接確認できます。
顧客マスタを参照した際、その顧客が過去にどのセミナーに参加したかの履歴を確認できます。これにより、顧客からの問い合わせの背景や、興味を持っている分野を把握した上で商談を進めることが可能になります。
例えば、建設業の実行予算管理に関するセミナーに参加した履歴から、その分野への関心が高いと理解できます。
細かなシステム構築の工夫
セミナー管理システムは、短期での構築が意識されており、運用しながら以下を改善していく方針で作成されました。
- メール一括送信機能
- 参加率の把握
- セミナー本文メールの再利用
それぞれ確認していきます。
メール一括送信機能
セミナー申し込み管理アプリに登録された情報をもとに、参加者へ個別にメールを送信できます。ZoomのURLや開催日時が自動で挿入されたメールを作成し、一括で送信することが可能です。今回は参加者を精査した上でZoomのURLを送信したため、自動返信メールでのURL設定は見送られました。
参加率の把握
申込者数と実際の参加者数の差である歩留まりを把握するため、セミナー申し込み管理アプリで実際に参加した人数を記録すると、それがセミナーマスタに反映され、参加率が算出される仕組みになっています。
セミナー本文メールの再利用
セミナーの案内メールの本文をテンプレートとして登録しておくことで、次のセミナー開催時にも簡単に転用し、再利用できます。
kintoneによるセミナー管理システムを構築するために要した期間
このシステムは、およそ20分という短時間で作成されました。これは必要最低限の機能を網羅しつつ、まずは運用を開始し、その結果を見ながら段階的に改善していくという考え方に基づいています。
このシステムは、セミナー事業を行っている会社にとって、管理の参考になる知見を提供するでしょう。
kintoneによるセミナー管理システムを構築したい方はペパコミ株式会社へご相談ください
kintoneを活用したセミナー管理システムは、履歴管理・広告費の費用対効果の把握・売上比に対する経費管理など、多角的な分析を短期間で可能にします。セミナーマスタや申し込み管理アプリの連携により、参加率や興味関心の傾向も可視化され、営業活動にも活用できる情報基盤が整います。メール送信の自動化やテンプレート機能により、運用の効率も向上。20分で構築されたこのシステムは、シンプルながらも実用性が高く、運用しながら育てていくスタイルで、セミナー事業に携わる企業にとって大きなヒントとなるでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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