kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
kintoneを導入して一年になるある建設会社さんに
久しぶりに訪問してきました。
いつもはzoomで担当の方より質問を受けているだけなのですが、
会社を訪問すると、担当者以外の方とお会いして話を聞けるのでとても新鮮です。
kintone導入から一年後の会社さんの成功理由をお伝えします。
導入のキッカケ
最初に始めたのは「勤怠管理」と「工具管理」でした。
建設業は作業員さん達は会社に出勤することなく、
現場直行することがほとんどです。
会社へ寄るのは用事があるときだけです。
その用事というのが「出勤簿・申請書の提出」「作業報告書の提出」など
会社に届けないといけない書類などがあります。
他に、作業に必要な特殊工具を会社で工具を管理していることも多いのですが、
「今、○○（工具名）の在庫は会社にある？」
「今、誰が使っていて、いつ戻ってくる？」
というように、電話で工具の在庫がわかる人に聞いてから取りに行く、
ということをしています。
現場が近いのならたいした問題ではありませんが、
遠くの現場などのときは、会社に行くだけで１日がつぶれたりします。
それは会社にとっても本人にとってもいいことはありません。
まずは作業員さんが会社に来なければいけない回数を減らす
という目的を決めて「勤怠管理」「工具管理」からスタートしました。
勤怠管理の「kincone」
kintoneと名前が似ていて、しゃべっているそばから間違いそうになりますが、
株式会社ソウルウェアさんの「kincone」はkintoneとの連携プラグインと
スマホのアプリがあり、打刻GPSも取れる一人200円/月の勤怠システムです。
勤怠管理に必要な情報を細かく設定できるという点では
他にあるいくつかのシステムと大差ないですが、
①kintone連携プラグイン
②スマホ打刻アプリ
この2点はとても大きなポイントだと思います。
そもそもkintoneは社内データのプラットフォームとして使うと
とてもコストパフォーマンスも良くなり、業務効率が格段に上がります。
そのため、利用するシステムがそれぞれ独立していると
あっちもこっちもログインして見ないといけなくなります。
その点、kintoneプラグインがあることで、とても簡単に連携して
作業員さんはスマホで打刻、管理者はkintoneで情報確認ができます。
スマホアプリもログインをせずとも、アプリをタップして開いて
「出勤」「退勤」ボタンをタップするだけなので、とても簡単です。
ある別のシステムでは、スマホで毎回ログインが必要なため
そのログインがめんどくさくて、浸透しなかったという話もきいたことがあります。
タップするだけで良いということが、社内の浸透を助けてくれました。
工具管理は写真付き
工具管理アプリを作り、在庫の有無と年に一度の点検管理をしました。
作業員さんが現場から、工具管理アプリを開くと
写真付で工具の一覧をみることができて、
会社に在庫があるのか、無い場合は誰が今使っているのか、
ということがわかるようにしました。
それにより、今までいつ連絡が来ても答えられるように
工具管理係りとして一人の担当者を置いていたのですが、
それが必要なくなりました。
会社に張り付いていなくても、行動することができるようになり
仕事の幅を広げることができました。
会社としても大切な人材を、より効率的に働いてもらえるようになりましたし、
現場の作業員さん達もストレスなく工具を確認することができるようになりました。
ちなみにこのアプリを作成するときに「一覧画面に写真をつける」と
提案したのは、工具管理をしていた担当の方です。
その提案が作業員さんたちにとって、とても使いやすいアプリとなりました。
一年後のkintone
今は紹介しきれないくらい、社内業務の多くをkintoneで行っています。
他にも建設業専門のシステムも利用していますが、
情報はkintoneに集まるような仕組みになっています。
この春に入社した新入社員の若い子たちが
入社後すぐにkintoneを触るようになり、
今ではその子たちがアプリを作ったり、改修したりしています。
kintone導入を検討する会社さんでよくある話のひとつに
「社員が使ってくれないかもしれない」ということがあります。
「今までと違うから」
「前の方が簡単だった」
など、色々な理由を付けて使おうとしない人がいますが、
「使えない」のではなく「使おうとしない」なんだろうなと思います。
そしてこの会社さんがここまでkintoneが浸透した大きな理由が３つあります。
①経営陣が積極的に関わった
②kintoneを改修できるように事務員さんが勉強した
③使える人から広げていった
これからkintone導入を考えている会社さんも、
すでに導入してまだうまく使えていない会社さんも、
ぜひ積極的に取り組んでみると良いと思います。
あきらめなければ、必ず業務は効率化され、
結果は業績にあらわれるはずです。
kintoneを使ってよかった、という会社さんが増えるといいなと思っています。
コメント