【導入事例】kintoneで構築支援・伴走支援を最大限活用！少数で内製化を実現

「社内の情報管理がバラバラで効率が悪い…」
「kintoneを使えば業務効率化ができるって本当なの？」
「実際にkintoneを導入して内製化を実現した事例が知りたい」

こんな悩みを抱えている中小企業の経営者やIT担当者も多いのではないでしょうか？

今回は、福井県鯖江市に拠点を置く田中教作商店様の事例をご紹介します。田中教作商店様では、紙の保管や口頭での情報共有、社内ルールの曖昧さなどの業務課題を抱えており、kintoneの導入によってこれらの問題を解決しました。

この記事では、田中教作商店様がどのようにしてkintoneを活用し、業務の効率化と社内ルールの明確化を実現したのか、その具体的な手法と成果を詳しく解説します。ぜひ、田中教作商店様との対談動画もあわせてご覧ください。

🔳この記事でわかること

• kintoneを活用した具体的な業務効率化の事例
• kintoneを導入した企業や担当者の生の感想
• ペパコミの導入支援サービスの評判

🔳こんな人におすすめの記事です

• 具体的なkintoneの導入事例・活用例を知りたい方
• 業務効率化や情報管理の改善を目指している企業の方
• kintoneを導入した企業や担当者の感想が知りたい方
• ペパコミの評判を知りたい方

【課題】システム化されていない社内、内製化が急務

田中教作商店様は、社内制度のシステム化が遅れたことにより、さまざまな弊害があり、内製化を急いでいました。

このパートでは、

• 紙や口頭で情報共有しているので、情報管理できていない
• 情報が散らばり、手作業が多い
• 社内ルールが確立されていない

の3つの課題を解説します。

課題1：紙の保管と口頭での情報共有

業務の多くに紙が使われており、情報の共有も口頭で行われていました。これにより、情報の散在や紛失が頻発し、必要な情報を探すのに多くの時間を費やす状況に。

紙の保管はスペースを取るだけでなく、管理も難しく、過去の記録を遡ることも困難です。また、口頭での情報共有は、伝達ミスや情報の抜け漏れを引き起こしやすく、正確な情報をタイムリーに共有できない状況でした。これらの課題が業務効率の低下と情報管理の非効率を招いていました。

課題2：情報の分散と手作業の非効率

情報が各部署や個人の手元に分散しており、一元管理できていませんでした。これにより、情報の整合性が取れず、データの重複や誤りが頻発していました。

また、多くの業務が手作業なため、入力ミスや確認作業に多くの時間と労力がかかることに。特に、手書きの文化が残っていたため、業務の生産性を大きく損なっていました。

課題3：社内ルールの曖昧さ

社内ルールが曖昧で統一されておらず、各部署や個人が独自のルールで業務を進めていました。このため、情報の伝達や業務の進行にばらつきが生じ、効率的な業務運営が難しい状況に。

また、ルールが明確でないため、従業員が何を基準に業務を進めればよいのかが不明確で、トラブルやミスが発生しやすい環境でした。よって、業務の標準化やルールの明確化が急務でした。

【システム選定】kintone導入に至った背景は？

同社は、社内システムの必要性と内製化が急務で、導入を決定するに至りました。

このパートでは、

• 同社がkintoneにたどり着いた経緯
• kintone内製化に向けペパコミ株式会社に相談した理由

について紹介します。

kintoneを知った経緯は？

同社は、システム化が進んでいない現状を打開するため、効率的なシステムを探していました。そのような中で、技術的な知識に乏しくても構築できるノーコードシステムとしてkintoneを見つけました。

kintoneは初期導入コストが低く、ビギナーでも手軽に始められる点が魅力です。公式ウェブサイトやペパコミのYouTube動画を通じて、具体的な機能や導入事例を知り、導入を決定しました。

ペパコミに相談した理由は？

kintoneの知識がゼロベースだったため、プロの支援を受けることで時間と労力を節約したかったのが理由です。ペパコミのYouTube動画がわかりやすく、実績や価格が明確で信頼できると感じたそうです。

また、プラグインの選定や導入に関する知識が不足していたため、プロのアドバイスが必要でした。ペパコミが提供する継続的なサポートやアドバイスが、内製化を進める上で有益だと判断されました。

【解決】kintoneで発注システムの構築を実現

kintoneの導入により、同社は発注システムの構築を実現しました。営業報告アプリやクレーム報告アプリ、企業情報アプリの導入により、情報を一元管理でき、業務の効率化が図られました。

特に、企業情報の管理では、営業報告やクレーム報告を関連レコードやkrewDataを使って、情報の検索や共有が迅速に。これにより、紙ベースの管理から脱却し、デジタル化が進みました。

【効果】kintoneアプリ導入で得られた成果

情報がkintoneに集められ、情報を探す時間が大幅に短縮されました。また、業務ルールが明確化され、社内の業務フローが統一。さらに、業務効率が向上し、非効率な作業が減少しました。

これらの成果により、従業員の負担が軽減され、業務の生産性が向上。また、ペパコミのサポートにより、システムの導入がスムーズに進み、短期間で成果を上げることに成功しました。

【サポート】ペパコミによる伴走支援とその効果

ペパコミの伴走支援により、同社は効率的にkintoneを導入できました。プロによるプラグインの選定と導入支援で、システムの効果的な運用が実現しました。

このパートでは、

• 導入の時間を節約できた
• プラグインを素早く選定できた

のペパコミに頼んでよかった2つの効果を解説します。

プロの支援で時間の節約

kintoneの知識がなかったため、ペパコミの支援を受けることで学習時間を大幅に短縮できました。

自力でkintoneの仕様を覚えるよりも、プロのアドバイスを受けることで迅速に問題を解決でき、時間的なコストを大幅に削減しました。

プラグインの選定と導入支援

kintoneを効果的に利用するためにはプラグインの導入が必須であり、その選定に時間がかかることがあります。

ペパコミのアドバイスのおかげで、最適なプラグインを迅速に選定でき、プラグイン同士の衝突や操作性の違いなどプロの経験に基づいて、スムーズに導入できました。

これにより、利用者のストレスを軽減し、システム利用率を向上させられました。kintoneのプラグインについてより詳しい情報を知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

参考｜kintone（キントーン）のおすすめサンプルアプリ・プラグイン一覧！一覧で表示させる方法も解説

【終えて】kintoneを導入してみた率直な感想は？

kintone導入を終えて、同社に率直な感想を伺いました。

このパートでは、

• kintoneを導入して良かった点
• kintoneを導入で難しいと感じた点
• kintone導入に際し工夫したこと

を紹介します。

kintoneを導入してよかった点・難しいと感じた点は？

良かった点

紙の保管や口頭での情報共有から脱却し、情報の一元管理が可能になりました。また、曖昧だった社内ルールがkintone導入により明確になり、業務の標準化を実現。さらに、情報の検索や共有が迅速になり、業務全体の時間効率が向上しました。

ノーコードでの構築が内製化に向いており、業務内容に応じてアプリを柔軟にカスタマイズしています。

難しいと感じた点

プラグイン同士の衝突や操作性の違いなど、適切な選定と設定に時間がかかりました。kintone自体の基本機能は簡単ですが、プラグインや高度なカスタマイズを習得するには時間と労力が必要です。

また、ゼロベースからのシステム構築であり、初期設定やカスタマイズに苦労しました。新しいシステムの導入に伴い、従業員の運用定着と慣れが必要でした。

kintoneの内製化には工夫が必要！実施して良かったこと

同社がkintoneを内製化するにあたり、工夫した点を3つにまとめました。kintoneはそのままでは使えず、さまざまな工夫を施すことで進化します。

ぜひ、これらを参考にして、より良いシステム構築を目指してください。

プラグインを組み合わせて、自動表示を実現

プラグインの組み合わせにより、仕入先を選択すると自動的に関連する商品一覧が表示されるように設定しました。例えば、仕入先として特定の会社を選ぶと、その会社から仕入れられる商品だけがリストアップされるため、無駄な検索や手間が省けます。

この仕組みにより、担当者は大量の商品リストの中から必要な商品を探す手間がなくなり、選択ミスも減少しました。

入力支援を実装して、ミスを防止

インボイス番号の入力をサポートするため、自動で「T」を付加する機能や、13桁のチェック機能を導入しました。これにより、入力ミスを防ぎ、正確なデータ管理ができました。

さらに、名前の入力支援として、会社名の「株式会社」が前に来るか後ろに来るかを自動で設定する機能や、個人名には「～様」を追加する機能を実装。これにより、ユーザーの入力の手間が省かれ、データの統一性も保たれています。

ユーザーが迷わない画面設計

金融機関名と支店名を縦表示から横表示に変更し、視認性を向上させました。これにより、データの確認や入力が容易になり、業務の効率化を実現。細かな工夫がシステムの浸透度を高め、利用者のストレスを軽減しました。

kintoneを活用した今後のビジョンは？

同社は、kintoneを活用してさらに業務のデジタル化を進める予定です。具体的には、受注処理と在庫管理のkintone対応を進め、業務フローの最適化と情報の一元管理を一層、強化します。

また、新しい機能の追加やカスタマイズし、業務の多様なニーズに対応。さらに、社員のスキルアップを目指し、定期的な研修や教育プログラムを実施することで、システムの定着と運用を強化します。

これにより、さらなる業務効率化と情報管理の強化を実現し、企業全体の成長を目指します。

【最後に】ペパコミへの率直な感想とkintone導入を検討している方へのメッセージ

kintoneは奥が深い！内製化にはプロの支援がおすすめ

kintoneは柔軟で多機能なシステムですが、その分奥が深く、初めての導入にはプロの支援が不可欠です。ゼロベースから始めるのは大変で時間もかかるため、ペパコミのようなプロのサポートを受けることで、効率的かつ迅速にシステムを構築できます。

ペパコミのオンラインミーティングやチャットツールを活用したサポートも役立ち、同社もその効果を実感しています。これからkintoneの導入を検討している方は、ぜひプロの支援を受けましょう。

参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート

まとめ

同社のkintone導入事例を通じて、業務効率化や情報管理の改善がどのように実現されたのかを詳しく解説しました。kintoneの導入により、紙ベースの管理から脱却し、情報の一元管理と業務ルールが明確に。

また、ペパコミのプロの支援を受けることで、迅速かつ効率的にシステムを導入し、多くの成果を得られました。

これからkintoneの導入を検討している方々は、ペパコミのサポートを受けながら、業務効率化と情報管理の改善を目指してみてはいかがでしょうか。