【導入事例】アナログだったラベル交付フローからの脱却！kintone化と横展開の好事例を紹介

「アナログな申請作業から脱却したい」
「業務改善したものを横展開した事例が知りたい」

DXを進めている企業のオーナーや担当者の方でこのような悩みも多いのではないでしょうか？

今回は、神奈川県室内装飾事業協同組合様と行った防火防壁ラベル申請のkintone化と別組合へ横展開した事例を紹介します。

この記事を読むことで、アナログな作業をデジタル化するポイントや改善内容の横展開のポイントがわかりますよ。アナログ作業からの脱却に悩まれている方は是非ご覧ください。

神奈川県室内装飾事業協同組合様との全内容を知りたい方はこちらの動画もあわせてご覧ください！

🔳この記事でわかること

• 脱アナログ作業の好事例
• 業務改善の横展開のポイント

🔳こんな人におすすめの記事です

• アナログ作業のデジタル化を検討中の人
• 業務改善事例を横展開した事例を知りたい人
• kintoneの伴走パートナーを検討している人

【はじめに】防火防壁ラベルのこれまでの作業内容を紹介

まずはじめに神奈川県室内装飾事業協同組合様が行っている防火防壁ラベルの受発注作業について、

• これまでの作業内容
• デジタル化における課題

を解説します。みなさんは、ここでご紹介する内容を自社の作業に置き換えて考えてみてくださいね。

これまでの作業内容と問題点

従来の防火壁装ラベル受発給のフローは以下のとおりです。

申請から受発注までがほぼ手作業で行う必要があるのがわかるかと思います。

このフローをkintoneを活用して改善することを目標に取り組んで行きました。

フローの問題点とデジタル化における課題

改めて、このフローで問題となるのが、

1. バラバラの申請方法（郵送、メール、電話）
2. 手作業による集計・転記
3. 申請書の保管

の3点です。

特に申請方法と集計・転記作業をkintone化することができれば大きな改善効果が見込まれていました。

しかし、申請する組合員側はこれまでのアナログ作業に慣れ親しんでいます。また、比較的ご高齢の層も多いため、そもそもシステムに不慣れな組合員の方々でも抵抗なく移行できる工夫も必要でした。

それでは、次からは実際にどのように改善を進めていったのかを解説いたします。

kintone化した内容を解説

アプリは上の図のとおりの構成です。

最初の2つがいわゆるマスタ情報のアプリで、処理を行うのがラベル申請アプリとなります。

また組合員の申請は「じぶんページ」、申請書の発行は「ドキュトーン」を連携しておこなう設計にしました。申請のフローは以下の通りです。

これにより、ラベルの依頼はじぶんページからの申請に統一されました。また、申請内容はkintone上にまとまっているため、手作業の集計および転記作業が不要になったのです。

アプリ構築でこだわったポイントは？

前のパートで解説したとおり、ラベル申請の受発注作業はkintone化が実現しましたが、今回の形にたどり着くまでにはいくつかのポイントがありました。

そこでこのパートでは開発担当者が構築でこだわったポイントについてご紹介していきます！

1. とにかくマスタを充実させて、申請時の作業軽減を実現　
2. ご年配の方も入力できるような申請フォームへの配慮
3. アプリの確認時のデフォルト画面にも小さな工夫

ポイント① とにかくマスタを充実させて、申請時の作業を簡単に

1つ目のポイントは、「マスタ情報を充実させて申請項目を減らした」です。

開発担当のコメントですが、

小林

組合員の構成比率的に年配の方も多かったため、申請に必要な入力をできるだけシンプルにする必要がありました。これに対しては、入力項目をできるだけ減らすために、マスタ登録を充実させて対応しています！

マスタを充実させることで、申請フォームの入力項目が減っただけでなく、ラベル申請アプリ側では過去の履歴なども確認でき、作業の負荷が大幅に削減するメリットもありました。

ポイント② ご年配の方も入力できるような申請フォームへの配慮

申請フォームでラベル申請内容を入力する欄は申請しやすさにこだわりました。

必要項目は基本プルダウン形式にして、選択するだけの仕様にしています。

小林

また、入力項目の数の都合で右にスライドしていく必要があるのですが、不慣れな年配の方にも分かるように注意書きを加えています。

このような使用者側の目線での細かい配慮も、kintoneならではの隠されたこだわりポイントですね。

ポイント③ アプリの確認時のデフォルト画面にも小さな工夫

ラベル申請アプリで、申請された内容を確認する際、デフォルトで表示される画面は「今月申請分」に絞って表示する設定にしています。

小林

細かい点ではありますが、他の月と区別されていない場合、最新の申請を探す手間が増えたり、対応漏れ発生の原因になってしまうため、デフォルト表示で対応するように修正いています。

このように細かい部分も使用感を踏まえて対応できたのは、kintoneの特徴が活かされた事例といえるでしょう。

kintone化する上で苦労したポイントは？

このパートでは今回kintone化する上で苦労したポイントも開発担当者のコメントをもとに紹介します。

アナログ作業からデジタル化する上で共通する内容にもなっていますので、自社の取り組みを進める上でのヒントにしてみてください！

操作するの年齢層に合わせた仕様の検討

小林

そもそもPCやスマホに慣れていない方々に操作してもらう点に苦労しました。こだわりポイントでも解説したように、できるだけシンプルな申請フォームに仕上げるように心がけました。

kintoneは実際に使用する方が積極的に使ってくれて初めて価値が出てくるものです。そのため、ペパコミが支援させていただく際には、今回に限らず使用者ファーストな仕様は常に意識しています。

🔳使ってもらうためのポイントを解説する代表の小川

社内で思うようにアプリの活用が進まない場合は、使用者の声を集めて改善案を検討してみるのもおすすめですよ。

限られた予算内での対応

コストに関しても際限なく使用していい訳ではなかったため、できるだけローコストに抑える工夫を検討しました。

小林

担当者である神奈川県室内装飾事業協同組合様とのコミュニケーションを重視して進めました。神奈川組合様には組合員や他県の組合からの意見を集約してもらうなど、とりまとめも行ってもらうことで予定の予算内で実現できた事例となっています。

自社でシステム化を進める場合でもコストは必ずといっていいほど悩まされるポイントです。また、お金をかけてベンダーに任せてしまえば良いものが得られるという訳でもありません。

ペパコミでは、今回の事例のようにどのように進めればコストを抑えつつ最終的に内製化できるかといったノウハウと数多くの実績がありますので、お悩みの方はお気軽に無料相談を試してみてくださいね！

kintone化した効果は？

現場から作業の手間を削減できたと多数の声

神奈川組合様

集計・転記作業で負担が大きかった各組合からは、各種作業の手間が減り作業効率が格段に上がったとの声を多数いただきました。

と今回kintone化をおこなった各組合さまからうれしい感想をいただいています。

また、申請する側の組合員の方々からも実際にやってみるとkintone化した後の方が楽になったと喜ばれているそうです。

追加で「防炎ラベル」のkintone化も実現

同組合では、カーテンやじゅうたんなどの防炎性能を示す「防炎ラベル」の受発注業務も行っていました。

こちらに関しても同じようにkintoneによるデジタル化を実現しています。このように成功したものを別作業に応用していくことで、作業効率の改善がさらに進んでいったとご好評をいただいております。

みなさんも、毎回一からアプリを考えるだけではなく、成功した事例をうまく応用して横展開できないか？を考えてみるとkintone化がスムーズに進むと思うので参考にしてみてはいかがでしょうか。

他県の組合にも横展開！説明会の様子を紹介

今回の事例は、解説会を実施して、神奈川県以外の組合様にも横展開をしています。解説会では、デモ画面を用いて参加された方と一緒にアプリの内容を説明させていただきました。

🔳解説会の風景

その中で、参加者から申請フォームの内容で現在は使用していない項目が含まれているコメントをいただき、その場で実際の使い方に沿った形でアプリの修正をおこなっています。

🔳リアルタイムで申請フォームを改善

このようにリアルタイムで現場の声をアプリに反映できるのもkintoneの強みの一つです。

【まとめ】kintoneならアナログ作業の改善もスムーズにデジタル化が可能！

今回は神奈川県室内装飾事業協同組合様と行ったラベル申請から受発注業務のkintone化をご紹介しました。

手作業で負担が大きかった作業の改善だけでなく、他の組合への横展開や別業務への応用を実現しております。

今回の記事をご覧になって「アナログ作業をkintoneで改善したい！」という企業の方は、ぜひペパコミにご相談ください！