【社内教育用】アポ取り、質問に質問で返す、まず回答、構造を合わせる、一言足りない

どうも!kintone活用ちゃんねるのハルクです!今日はデキる人になるコミュニケーション方法についてお話します。定期的にやってくる社内教育用シリーズの動画ですね!
社内一人一人に伝えるより動画にして共有したほうが工数も掛からず且つ動画ネタにもなるということでたまにやる企画ですw

kintone(キントーン)

仕事がデキる人って抽象的な表現で
営業成績がめちゃくちゃいい人
タスクの処理が早い人
色々あると思いますが今回は「相手との無駄なやり取りが少ない」を仕事がデキる人の定義としてお話します
つまり相手に余計な工数を掛けさせないためのテクニックを中心にお話していきます

kintone(キントーン)

宣伝を挟んでから内容にいきます
このチャンネルは、kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。
kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作までkintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので是非チャンネル登録をお待ちしています
それでは早速いってみましょ!

kintone(キントーン)

目次

メールでのアポ取り

黒インコが相手先社長

白が営業でアポ取らせて頂けることになったと仮定
白:ありがとうございます!それでは早速アポイント取らせて頂きます!ご都合の良い日時ありますでしょうか?
これはNG。相手からしたら候補を出すことが面倒くさいわけですよ

kintone(キントーン)

例えば4/1いかがですか?と投げて、白インコがダメだったらそのやり取り無駄じゃないですか?正しくはこうです
白:ありがとうございます!それでは早速アポイント取らせて頂きます!
4/1(月) 14時
4/2(火) 15時半
4/3(水) 11時or17時
4/4(木) 18時
ご都合の良い日時ありますでしょうか?

kintone(キントーン)

違い分かりますか?
これだったら相手は返答するだけでいいので、1往復のやり取りで済みますよね
候補を投げないと余計なやり取りをしなければいけないんです
あと更に日時投げる場合も必ず曜日付けましょう!

kintone(キントーン)

細かい話ですが、曜日の有無で受け手側の手間が変わってきます
そんなこと変わらないだろ・・と思うのは相手目線に立ててない証拠です
ちなみにペパコミへ問い合わせ頂いたことある方は分かるかと思いますが、僕は次のような感じで送っています

kintone(キントーン)

白:ありがとうございます!それでは早速アポイント取らせて頂きます!
4/1(月) 14時
4/2(火) 15時半
4/3(水) 11時or17時
4/4(木) 18時
4/8(月) 11時or14時or15時半
4/9(火) 11時or15時半or17時
※仮予定多数のため可能であれば複数候補いただけると幸いです

kintone(キントーン)

違いは相手に複数候補を返答お願いしています こっちがお客様に複数予定押さえさせることになってしまうのですがこれも余計なやり取りをなくすためです。
理由は基本3~5人並行でアポ調整していますので、1つの候補だけ返答もらうとバッティングすることがあるんです

kintone(キントーン)

すると「すみません、そこ埋まってしまいまして・・」と余計なやり取りが発生します
なので大変差し出がましいことを承知の上で複数候補を返答もらっています
その代わり候補はめちゃくちゃ多く投げます
あとこのついででもう1つNG例を言いますね 喋ってるとどんどん出てくるなw

kintone(キントーン)

一旦候補を送ってすぐあとに
あ!やっぱり4/2(火)はダメでしたので、そこはナシでお願いします!!
みたいに送る人 これもないな~w
これも相手目線に立ってほしいんですが、もしかしたらこのメールやラインをコピペして一他の人へ転送するかもしれないですよね?
でもこれされると、4/2の行を削除して転送する手間が発生します

kintone(キントーン)

4/2がなしになったなら、4/2の分を抜いて改めて全候補を送ってあげると丁寧だな~と思います
相手のことを考えて考えすぎることはないと思うんですよね~細かい話だけど僕は意識しています 細かいかな?w

kintone(キントーン)

質問に質問で返すな

よく質問に質問で返すなと言われませか?でも言っている質問が分からなくて質問で返さなきゃいけない時あるんだよ!って思いません?分かりますよ
でもその返し方に問題があるんです
では早速例をやっていきましょう
白:AとBがあって、金額を集計したいんだよね~

kintone(キントーン)

黒:それはAとBどちらの集計したいんですか?
この返し方はブッブーです!
白:Aです!
黒:それなら・・
このやり取り無駄ですよね ではどうするか
見出し:OK例 質問に仮説を立てて返す
質問に質問で返すのはいいんです

kintone(キントーン)

でも余計なやり取りを減らす努力をしないとダメです。OK例がこちら
白:AとBがあって、金額を集計したいんだよね
黒:すみません、それはAとBどちらを集計したいのでしょうか?
Aだと仮定すると〇〇で~
Bだと仮定すると××で~
となります。
白:Aです!なるほど、了解しました!
これならやり取り少なくて済みますよね?

kintone(キントーン)

質問に質問で返すのは雑な印象を与えます
この人だったらこういう意図かな?と考慮して仮定した上で質問しましょう
仮定が外れてもいいんです ちゃんと相手のことを考えていますよということはしっかり伝わるはずです
僕だったら質問にただ質問だけで返す人とは仕事を一緒にしたいと思わなくなりますw

kintone(キントーン)

これってどんな場面でも同じだと思っていて、上司に質問する際も

これってどう作ればいいですか?
だけ質問するのと
これってどう作ればいいですか?もし〇〇を求めるならこのように作りますが・・
みたいに一言付け加えるとコミュニケーションがスムーズになりません?

kintone(キントーン)

どんな仕事でもただ投げるんじゃなくて
ちなみに〇〇だったら
みたいな意識を持って喋るとコミュニケーションコストが掛からなくて好かれやすいと思います!
話がだらだら長かったり、分かりづらかったりする人を好きな人ってあまりいないですからね~

kintone(キントーン)

質問に対してまずは回答すること

質問に対して回答を明確にしない人も注意です!こっちが質問したことに対してまずは「はい」か「いいえ」を言えということです
Aのデータを使ってBになるということですかね?
と質問したとします

kintone(キントーン)

それに対する返答が
Aに入力をしないとBにはなりません
みたいな返答する人たまにいます
これマジでやめたほうがよくて、質問した側は「ん?合っているように見えるけどわざわざこう返してくるってことは意図が違うのか?」と思ってしまいます

kintone(キントーン)

回答するなら
はい、 Aに入力をしないとBにはなりません
完全に合っているわけではないなら
概ね合っていますが正しくは、 Aに入力をしないとBにはなりません
みたいに質問者の質問に対してまずは「YES,NO」で回答しないと不親切ですよってことです

kintone(キントーン)

合っていても頑なに「はい」とか「その通りです」とか言わない人っていますよね
あれまじでやり取りする気が起きなくなるので気を付けたほうがいいな~と思います

kintone(キントーン)

主語を明確化して話をする

他に話をする際に大切なことは
主語を明確につけた上で話をすること
話を伝えるのが苦手な人はここがうまくできてないケースが多いです
今何の話をしているのか?
なにについて聞きたいのか?
誰目線のことを話しているのか?
主語を明確化した上で話をしましょう

kintone(キントーン)

よく”あそこ”とか”それ”とか表現する人は注意です。
その言い方で分かっているの自分だけですからね 相手の立場になればこの言い方だと伝わらないよな・・と思うことが大切です!

kintone(キントーン)

相手との構造を合わせる

例えばリンゴありますよね 果物の リンゴの構造を考えると
一番下の構造がリンゴ
真ん中の構造が果物
一番上の構造食べ物 みたいな感じです
例えばリンゴとミカンどっちがビジネスで儲かるのか?という最下層構造の相談をしているときに いや~果物は儲からんから肉のほうがええんちゃうか?みたいな

kintone(キントーン)

いやいや俺は果物の中で儲かるのは何かって話してんのに何言ってんねん。みたいになるわけです。例え分かりづらいかなww
これは主語を明確化しない相談側も悪いし、構造を確認した上で話を進めない聞き手側も悪いです
僕は商談するときは特にこの話の構造を合わせるということをめちゃくちゃ意識しています

kintone(キントーン)

僕はkintoneを熟知していますが、相談相手は素人です
知識レベルが大きく違うわけですよね
話の構造を合わせられれば、知識レベルが違っても分かりやすく伝えられると思っているんです
手前味噌ですが、僕は商談するとめちゃくちゃ分かりやすかった!
色々話聞いたけど一番分かりやすかった!とかなりの確率で言われます

kintone(キントーン)

これは話の構造を合わせて、相手が分かるような用語で伝えているからだと思っています
プログラマーの言っていることは分かりづらいってイメージありませんか?
相対的に分かりづらい理由は、プログラマーは社内のプログラマー同士で喋ることが多いので話の構造を合わせなくてもなんとなく通じるのが当たり前になってるんですよね

kintone(キントーン)

なので話の構造を合わせるという感覚が薄くなりがちなんです。例えばお客さんとゴリゴリ商談をするフロントエンジニアだとそういう視点を持っているので分かりやすいです。
ちなみにこの構造を合わせるスキルは質問する時にも活きます
自分が欲しい回答が得られるように相手が理解できる用語で質問が出来るようになります

kintone(キントーン)

少し話が逸れた気もしますが、気にせず次にいきますw

NG例 一言が足りない

まあこれも似た話になるんですが、実際にうちのスタッフからあったことを共有します
そのスタッフにはごめんだけど、動画ネタにさせて頂きますw
そのスタッフをビビ君とします

kintone(キントーン)

ハルク(白):俺にビビ君のGoogleカレンダー共有権限送ってもらってもいい?
ビビ(黒):打ち合わせ中で今終わりました!急ぎですか?
これ何が悪いか分かりますか?
正しいやり取りはこうだと思います

kintone(キントーン)

ハルク(白):俺にビビ君のGoogleカレンダー共有権限送ってもらってもいい?
ビビ(黒):打ち合わせ中で今終わりました!急ぎですか?実はこれから郵便局に行こうと思っていまして・・
これが正解です
違い分かりますか。こう来れば
ハルク(白):あ、それなら郵便局から帰ってきてからいいよ~
って送ればいいわけです

kintone(キントーン)

急ぎですか?って書いてあるので、ああ今忙しいのかな?は分かりますよ
でもそれが今日は無理で明日なら出来るレベルなのか?それとも1時間後に出来るレベルなのか?
どういう意図なのか分からないわけですよ それを確認するために1回のやり取りが無駄に増えますよね
一言入れてあげるだけで相手への見えないストレスが減ると思います

kintone(キントーン)

ちなみに事務所戻ってきて本人に
「あの返答はちょっと言葉足りないかな~何が足りないか分かる?」って聞いたら説明せずともちゃんと理解していました。優秀なスタッフでありがたいですねw
バタバタしているとそういうこともあるとは思いますが、バタバタは相手には関係ないことなので、相手目線に立つってことは大切だと思っています

kintone(キントーン)

ということで今日はコミュニケーション術について語りました!
これは僕がお客様・社内限らず常に意識しています。理由は最終的に自分の効率化に繋がるからです
僕は一種の言語化能力だと思ってまして、
細かく言語化するってどうしても面倒だし逃げたくなる部分なんですよ
でもこれって鍛えれば必ず身に付きます

kintone(キントーン)

いや~僕は頭よくないから出来ない・・っていう人いますけど、違う。やらないから出来ないだけなんです
日々意識すれば必ず出来るようになるので、コミュニケーション術を磨いて相手に気持ちよくなってもらうように頑張って下さい!w
今回社内教育用として作った動画ですが視聴者の方にもお役に立てればうれしいです!

kintone(キントーン)

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております!
本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い!

kintone構築・運用でお困りならお気軽にご相談を

サイボウズオフィシャルパートナーでCYBOZU AWARD2022受賞企業のペパコミ株式会社が

課題掘り下げから具体的なご提案・デモまで行い、お客様のモヤモヤを解消致します。

ヒアリング能力・価格の明朗性が評価され、無料相談の満足度は非常に高いため、お気軽にご相談下さい。

無料相談はこちら

kintoneプラグインリストプレゼント

kintoneプラグイン名・メーカー・概要・価格をスプレッドシートにまとめました。

無料ですので、下記よりお受け取り下さい。

プラグインリストを受け取る
よかったらシェアしてね!

コメント

コメントする

目次
閉じる