【電子帳簿保存法】国税庁へ電話して電子取引要件をkintoneでどこまで対応できるか考えてみた【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

どうも!

kintone活用ちゃんねるのハルクです!

今日は電子帳簿保存法の電子取引についてです

去年こちらの動画で電子帳簿保存法について語りましたがまさかの大好評でした

この動画から電子帳簿保存法に関する問い合わせが増えてきてるのですが 中でも特に賑わしているのが

電子取引要件ですね 

これはほとんどの事業者が関わる部分になりますので、いつもみたくなるべく簡潔に分かりやすく伝えます!是非ご覧ください!

ちなみに僕なりに色々調べたのですが、税務のプロではないのであくまで素人の参考情報として大枠をつかんでもらえればと 

大枠を掴んで細かい点は各自確認してください

目次

電子取引とは?

電子取引とは簡単に言うと請求書などのやり取りを

入口から出口まで電子上のやり取りで完結することです

例えば

請求書が紙ではなくメールなどで送られてきた場合

とかが代表的ですかね

他にも細かいところでいうと Amazonなど通販サイトで購入したものとか

最近だと請求書発行ソフトで発行した請求書をそのまま送るケース増えてきていますよね

請求書発行ソフトによって作られたもの 電子上で作ってますよね?これがさっきで言う入口です

受け取った側でそのまま電子でもらっていますよね?これがさっきで言う出口です

例えば紙で手書きした請求書をPDFで送信する場合は、入口が電子じゃないので電子取引ではありません

あとは逆に請求書ソフトで作った請求書を紙で印刷して送られてきた場合

これも出口が紙なので電子取引ではありません 今請求書を例にしましたが領収書なども全部同様です

とにかく請求書などの帳票書類が電子上で作られてそのまま電子上で送られてきたものが電子取引です

Amazonも電子上で購入してそのまま領収書が電子上に残っていますよね?

電子取引は電子保存が必須になる

で、今回騒がれているのがココです

電子取引に関しては電子保存することが原則になったんです

ん?そんなの普通じゃない?と思うかもしれませんが、

そんな甘い話ではないです

電子保存するためには要件がある

電子取引の帳票を電子保存するためには要件を満たす必要があります

それをこれからお話します

大枠として満たすべき要件は2つ

真実性の要件検索性の要件です 

真実性の要件

この取引データは本当に正しいのかどうか?という要件ですね

PDFデータって編集が出来るので、ここで金額を編集されると税務署は税金取れないから困るわけですよ

そのために、このPDFは電子取引によってもらったままのデータですよ~というのを証明しなきゃいけません

つまりこのPDFを追加・編集・削除の履歴がしっかり追える体制を整えてねというのが真実性の要件です

なので

①追加、編集、削除の履歴が分かるシステムを導入する

②タイムスタンプを付与する

③事務処理規定を定義して順守する

という手段が一般的になるかなと

kintoneで真実性は満たせる?

ではkintoneで満たせるのか?という点ですね

kintoneには変更履歴という機能があるので

満たせる可能性もありますが、削除が怪しいですよね

消したら消えるだけで履歴ないですから

これ国税局に電話して確認しました するとやはり削除部分が満たせていないのでNGとのこと。

ちなみにアクセス権で削除出来ないようにしたらどうなんですか?と聞いたところ、

管理者が削除出来るのであれば恐らくNGとの回答

国税担当者もはっきり名言しない口調ではありましたが、まあ多分ダメですねみたいな感じでした

じゃあkintoneでは無理なのか?というと削除要件に関してはもし削除された場合は・・という対策法を明記した事務処理規定を作ってその通り管理すればOKとのことです

事務処理規定は国税のサイトからひな形ダウンロードできますがこんな感じです 

こちらが事務処理規定のひな形となります

こんな感じで作るみたいですね

(訂正削除の原則禁止)っていう条項のあとに

管理責任者へ提出するみたいな

こういう風にもし削除する場合はこの規定に則って管理をすれば一応その条件には満たすらしいんですね

なのでkintone+事務処理要件っていうのを作ってその通りに管理をすれば一応OK!ということなので、まあやりようによっては出来るっていうことですね

それ以外だとすべての帳票にタイムスタンプを付与してローカルや専用ストレージシステムに保存するといったやり方ですね

例えばマネーフォワードだとマネーフォワードBoxという電子帳簿保存法に対応したストレージサービスがあり、

ここに保存すると要件は満たせます。タイムスタンプも付与されます しかも無料です

ただ途中から有料化にはなると思いますけどね

検索性の要件

検索性は

日付・取引先名・金額で検索できるようにすることです

これもやり方がいくつかありますので代表的なやり方3つとkintone版の合計4つ紹介します

で、その前にそもそもなんでこんな要件があるのか? 

検索性の要件がある理由

これは単純に税務調査に入る調査員の手間を減らすためです

税務調査があると日付や金額や取引先で検索できないと該当の資料探すのが大変ですよね?

だからちゃんと検索できるように管理しろよということですね 原本の領収書漁るよりも遥かに楽になりますね~

①エクセルで管理する

国税局推奨のやり方です

PDFに連番をつけて、その内訳としてExcelで管理するという方法ですね

これ推奨ですけど、こんなんだるすぎてやってらんないですよ

税務調査側の立場だったらそりゃ~これのが楽ですよね 自分達の最も楽な方法を推奨してますけど、こんな管理する必要ないですよ

さすがに手間すぎるんで

②PDF名に管理する

これが多くなるんじゃないかなと

ファイル名に日付・取引先名・金額を入れて保存する形ですね

20220214_ペパコミ株式会社請求書_100,000円

まあこんな感じです

①のやり方だとファイル名に連番を振って、さらにExcelに入れなきゃいけないわけですが、この方法ならファイル名に入れるだけでいいから比較的簡単です

③ストレージサービスへ保存する

例えば先ほど話したマネーフォワードBoxみたいな電子帳簿保存法に対応したストレージサービスに保存する方法です

書類のアップロードが出来て、アップロードする際に金額や日付の入力が出来るので条件を満たします

これも一元化という意味ではありだと思います。

マネーフォワードにはマネーフォワード請求書という請求書発行ソフトがあるのですが、ここで発行した請求書や領収書類は自動でマネーフォワードBoxへ自動保存されるのでラクですよ。

一元化したい場合はもらった請求書とかもこのBoxに保存すればOKです ちなみにfreeeもfreeeBoxが出ています。

マネーフォワードBoxは現状無料

freeeBoxは2022年3月まで無料

と記載がありますね

では続いてkintoneでやるならという点を宣伝のあとにやりますね

このチャンネルは、

kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで

kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので

是非チャンネル登録をお待ちしています

④kintoneで対応するなら

単純に得意先名・日付・金額のフィールドを作ったアプリで管理すれば満たすと思います

なので過去動画でも説明していますが、例えば原価管理をkintoneでやる時には外注先から請求書が届いたらkintoneに保存します 

そこで保存したデータを集計して原価計算したり、その一覧が今月の支払一覧アプリになるわけですが、ついでにこの検索性を満たせるので一石二鳥ですよね

結局kintoneで電子取引要件は満たすの?

結論kintone単体では

満たしません

kintone+事務処理規定

もしくは

kintone+マネーフォワードBoxのような電子帳簿保存王対応したストレージサービスを組み合わせて対応になるかと思います

電子取引の保存要件満たすためだけにkintoneへデータ入れるのはただの手間なのでナンセンスですが、

せっかくkintone使っていて要件もついでに満たすという感覚ならありかなと思います

特にkintoneはマネーフォワードとも連携出来ますので、そこも強いですね サイボウズから電子帳簿保存法について満たすかどうか見解が発表する予定と知り合いから聞いたのですが、

結局発表する気配がないので、個人的な所感も含めて動画にしました

税務関係だからあまり余計なことは言いたくないのでしょうね~

守らない場合の罰則は

重加算税が上積みされるのと青色申告取り消しとのことです

主には重加算税の上積みですね

通常重加算税は35%ですが、本件満たさない場合の重加算税は45%です

まとめ

ということで以上になります!いかがでしたか?

ちなみに電子取引は最大2年間は猶予期間があるのですが、

2024年からは取り組まなきゃいけないので早めに設計しておくことをオススメします!

いきなり対応しろと言われても現場は無理なので 先日出したIT補助金動画でもkintone×マネーフォワードが有利という話をしましたが、

電子帳簿保存法対応の意味でもマネーフォワード×kintoneはオススメです!お気軽にご相談下さいね!

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い! 

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