「kintone（キントーン）で在庫管理ってできるの？」
「kintone（キントーン）を導入したけど、在庫管理システムが構築できない…」
さまざまな業務課題が解決できるアプリを、専門知識なしで開発できるkintone（キントーン）。近年の物流の乱れによって困難となっている「正確な在庫管理」を行いたいケースがあるのも事実です。
そこで今回はkintone（キントーン）で在庫管理を行うメリットや構築方法、具体的な導入事例などを紹介します。
ぺパコミ株式会社はkintone（キントーン）を提供しているサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。これまで、同社はさまざまなkintone（キントーン）導入・構築の支援をしてきた実績があります。
ぜひ、この記事を参考にkintone（キントーン）で正確な在庫管理を実現しましょう。
在庫管理の構築方法を知りたい方はこちらの記事をお読みください。
実際にkintone（キントーン）の導入を検討している方は、無料相談を実施しているので気軽にご相談してみてください。
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【デモ画面】kintone（キントーン）で在庫管理システムを構築する際の流れを解説
kintone（キントーン）で在庫管理を行うメリット
最初に、kintone（キントーン）で在庫管理を行う4つのメリットを紹介します。
- 人的ミスを防げる
- 発注漏れによる欠品を防げる
- 正確な在庫状況を把握できる
- コミュニケーションコストを削減できる
それぞれのメリットについて詳しく解説するので、ぜひご覧ください。
人的ミスを防げる
在庫管理を目視やExcelで管理していると、カウントミスや入力漏れなどの人的ミスが発生する恐れがあります。
しかしkintone（キントーン）で在庫管理を行うと、正確なデータが入力されるため、人的ミスが起こりません。
なぜなら、kintone（キントーン）はシステムの構築時や在庫の入力時に、必要なフィールドを設定できるからです。
これにより必要な情報を漏れなく入力でき、計算ミスが起こらないので無駄な修正作業を発生させません。
発注漏れによる欠品を防げる
在庫管理をkintone（キントーン）で行うと、発注漏れによる欠品が防げます。
たとえば、在庫管理を行う際に使用する「在庫管理アプリ」内のリマインダー通知を設定することで、在庫が一定数以下になると通知が届く設定ができます。
また、発注依頼が出されたかどうかの確認をアプリ内の履歴やコメントから行うことも可能です。
発注漏れによる欠品を防止することで販売の機会損失が減少します。したがって、kintone（キントーン）はうまく活用すれば効率的に売上アップが期待できるツールです。
正確な在庫状況を把握できる
出典：kintone公式HP
kintone（キントーン）では業務プロセスに沿った進捗管理が行えるため、正確な在庫状況を把握できます。
書類やExcelで管理していると「いつ発注したのか」「発注したものは到着したのか」など、在庫管理があいまいになりかねません。
さらに、kintone（キントーン）であれば、スマートフォンやタブレットでも確認できるため、建設現場や営業先などのオフィス外で確認できるという利便性も得られます。
無駄な発注は在庫スペースを圧迫したり、余計なコストとなったりするので、業務プロセス毎の正確な在庫管理を行うことは大切です。
コミュニケーションコストを削減できる
スペースのスレッド機能を使用すると複数者間でのやり取りが見える化できるため、コミュニケーションコストを削減できます。スレッド機能とはkintone（キントーン）に備わっている機能であり、参加者を選んでスペースを作成することで、スペース内にあるスレッドを利用して議論や情報交換ができます。
全社用スペースや営業部用スペース、特定のプロジェクト用スペースなど目的に応じた作成が可能です。
「いつ、どのくらいの発注を取引先から受けたのか」「誰が受発注の担当をしたのか」など、案件に関わる人がいつでもやり取りを確認できるため細かい連絡を減らせます。
ちょっとした連絡や返信待ちも作業時間が止まってしまう要因の一つです。kintone（キントーン）を導入することで無駄な確認作業を削減でき、生産性向上に繋がります。
kintone（キントーン）を導入して在庫管理を行うときの注意点
kintone（キントーン）を導入する際、気を付けるべき点を3つご説明します。
- 在庫管理に関する業務課題を明確にする
- kintone（キントーン）導入にかけられる予算を算出する
- 現場の意見を取り入れる
それぞれのポイントについて詳しく解説するので、ぜひご覧ください。
在庫管理に関する業務課題を明確にする
在庫管理システムを導入する前に、在庫管理のどの課題を解決したいのかを明確にしましょう。
たとえば、現状の在庫把握ができていないのか、受発注の共有ができていないのかなど、問題によって導入するシステムの設定は異なります。
しかし、課題があいまいだと、システムを導入する労力が無駄になってしまうので、事前にどの課題をどのようなアプローチで解決するのかを決めておくことをおすすめします。
kintone（キントーン）導入にかけられる予算を算出する
出典：kintone公式HP
kintone（キントーン）にかけられる予算を算出しておかないと、想像以上のコストがかかってしまう恐れがあります。
kintone（キントーン）には2つのコースがあり、利用料金はライトコースの場合1ユーザーあたり780円、スタンダードコースだと1ユーザーあたり1,500円です。
今回ご紹介するkintoneを使った営業管理手法は、基本的にプラグインの導入を前提としています。
詳しくはkintone（キントーン）公式のQ＆Aをご覧ください。
【kintone（キントーン）公式】関連Q＆A：ライトコースとスタンダードコースのどちらを契約すればいいですか？違いを教えてください。
また、在庫をある程度自動で管理できるシステムをkintone（キントーン）で構築する場合は別途有償プラグイン等が必要となりますので、ペパコミまでご相談ください。
kintone（キントーン）は在庫管理だけでなく、あらゆる業務課題を解決できるプラットフォームです。自社が抱えている他の課題も解決できないかを検討しながら導入するとよいでしょう。
現場の意見を取り入れる
kintone（キントーン）を導入する際には、必ず使用する現場の意見を取り入れましょう。
業務課題を解決したい経営陣と、実際にシステムを利用する現場の意見がすれ違ってしまうと、せっかく導入してもkintone（キントーン）が使われなくなってしまいます。
現場の意見として問題になるのが、「入力項目が多すぎる」「入力しにくい」といった声です。
さらに、在庫管理は発注から入庫までの時間差があるため、管理が複雑になりかねません。経営陣がシステムを複雑にしてしまうと、そのシステムを現場で取り入れるのは困難となります。
まずは必要最低限の項目だけ取り入れて、必要だと感じた項目に関しては導入後に追加しましょう。
kintone（キントーン）で在庫管理を行う方法
具体的にkintone（キントーン）で在庫管理を行う方法を解説します。
- 必要なアプリやプラグインを準備する
- アプリに必要なフィールドを設定する
- プラグインの内容に沿って各フィールドを指定する
それぞれの方法について詳しく解説していきます。
必要なアプリやプラグインを準備する
まずはkintone（キントーン）で在庫管理を行うために必要なアプリとプラグインを準備します。インストールするものは次の5つです。
- 商品マスタアプリ
- 在庫管理アプリ
- 発注管理アプリ
- 受注管理アプリ
- 在庫管理プラグイン
在庫管理アプリのプラグインは、TISのプラグインが使用できます。
1.商品マスタアプリ
まずは商品情報のデータベースの役割を果たす商品マスタアプリを作ります。
商品マスタアプリでは、アプリを使って管理したい商品を登録しておき、商品名・単価・原価などその情報を紐づけておけます。その際の注意点としては、「商品名は重複禁止に設定」することです。
もし、同じ商品名にせざるを得ないときは、商品名に加えて「品番」や「型番」などを連結させる項目を作り、確実に他商品と区別ができる項目を用意しましょう。この項目は後にルックアップ機能で活用します。
もう1点、在庫管理で大切なのは、商品の在庫を切らさないことです。そこで、「在庫がこの数になったら発注する」という数値である「発注点」の設定が必要となります。
この発注点よりも在庫が少なくなった際に通知されるように、発注漏れや在庫の余剰発注などのミスを未然に防ぐ仕組み化が可能です。
2.発注管理アプリ
発注管理アプリは、商品の入庫を登録して管理するアプリです。在庫管理アプリに反映させるための商品の入庫に関する情報を、入力するのが大きな役割となります。
必要な項目は以下の通りです。
- 入庫商品名
- 仕入れ先
- 数量や単価
- 入出日
これらのように、商品の詳細がわかる項目を作成します。
また、テーブル形式にすることで複数の商品を一気に登録できるようになるため、おすすめです。
実際のアプリ画面のイメージは下の画像の通りです。
必要項目を入力した後に、ステータスを「発注完了」に更新することで在庫管理アプリに情報が反映されるイメージとなります。
3.受注管理アプリ
受注管理アプリは発注管理アプリと同様に、商品の出庫を登録して管理するアプリです。こちらは、在庫管理アプリに反映させるための、商品の出庫に関する情報をまとめる役割となります。
必要な項目は以下の通りです。
- 出庫商品名
- 受注先
- 数量や単価
- 出庫予定日
- 出庫日
このように必要項目は基本的には発注管理（入庫）アプリと変わらないため、複製で作製してもよいでしょう。
実際の受注管理アプリのイメージは下の画像になります。
4.在庫管理アプリ
最後に必要なアプリは、対象となる商品の棚卸と在庫管理を行うアプリです。
アプリに必要な項目は、棚卸日、商品のルックアップフィールド、棚卸実施時の数量と単価フィールドとなります。
在庫管理アプリについては、プラグインを設定し、これまで作製した各アプリの情報を自動で集約できるようにしていきます。
在庫評価や在庫の店舗毎の管理を行いたい場合は、必要となる数値フィールドやルックアップフィールドがあるので、TIS社の公式サイトを確認しておきましょう。
5.在庫管理プラグイン
アプリが準備出来たら在庫管理アプリのプラグインとして、TIS社製の「在庫管理プラグイン」を使用します。
このプラグインでは、出庫情報と入庫情報のそれぞれを商品毎に集計したり、出庫・入庫にどれだけの差が出ているかの確認が可能になります。
在庫集計以外にも、商品マスタアプリで設定した「発注点」より在庫が少なくなると通知を出す機能もこのプラグインを使用することで可能です。
また、在庫評価額の算出などの機能も搭載できるので、工数がかかっていた在庫管理や棚卸業務の生産性向上が実現できます。
アプリに必要なフィールドを設定する
それぞれのアプリとプラグインを準備したら、アプリに必要なフィールドを設定します。必要となるフィールドは次の通りです。
- 棚卸日となる日付フィールド
- 商品アプリのルックアップフィールド
- 棚卸実地数量となる数値フィールド
在庫を店舗や倉庫毎に管理するときは、さらに入庫先となるルックアップフィールドを設置します。
プラグインの内容に沿って各フィールドを指定する
必要なフィールドを設置したら、プラグインの設定画面を開いて、内容に沿って各フィールドを指定して設定完了です。
実際にkintone（キントーン）の導入を検討している人は無料相談してみましょう。
kintone（キントーン）で在庫・備品管理を行っている事例
サイボウズ株式会社の公式サイトで紹介しているkintone（キントーン）で在庫管理を行い、業務効率化を実現した3つの事例をご紹介させていただきます。
- 神戸製鋼所
- サンキョー
- 日清食品グループ
それぞれの事例のポイントについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
神戸製鋼所
日本の大手鉄鋼メーカーである株式会社神戸製鋼所は、以前ある工場で在庫管理を紙台帳で行っていました。棚卸の際、在庫一覧表の作成に時間がかかるなど、作業者の業務負担が大きい状態です。
在庫管理や出荷指示などは長年従事していたメンバーの属人化が進んでいましたが、ベテランの退職によって、転記ミスのような人的ミスが増加します。
そこで、在庫管理をkintone（キントーン）での管理に変更しました。紙台帳からkintone（キントーン）へ移行したことで出庫指示書や棚卸一覧表の作成がなくなり、週単位では3.7時間、半期毎の棚卸では7.75時間の削減に成功しました。
参考：神戸製鋼所の導入事例
サンキョー
パチンコなどのアミューズメント事業を行っているサンキョー株式会社では、各店舗と景品卸業者の間で受発注が繰り返され、月次の数字確定に20日も要する状況でした。
財務状態によって経営判断を行いたい経営陣は、この期間を短縮しようとkintone（キントーン）を導入します。
kintone（キントーン）には利用するすべての景品が登録されており、在庫管理が行われています。マニュアルを渡しただけで入力が直感的にわかる操作の容易さも評判で、メールや電話で属人化していた受発注業務が、誰でも行えるようになりました。
その結果、業務課題である月次決算までの期間も、なんと1日で処理が完了するまでに短縮しました。卸業者とのやり取りが適宜把握できるようになったため、経営判断のスピードも向上しています。
参考：サンキョーの導入事例
日清食品グループ
日清食品グループは世界的にも有名な、世界初のカップラーメンを開発した企業です。食品の大手企業である同社でも、捺印が必要な紙ベースでの決済や承認作業を行っていたため、業務が滞る問題が発生していました。
この課題を解消するためにkintone（キントーン）の導入を実施。主な目的である承認作業を円滑に進めて業務を効率的に進められることのほか、kintone（キントーン）のスマートフォンへの対応、他のシステムとの連携が可能といった利便性から採用しました。
kkintone（キントーン）によるデジタル化の推進によって、煩雑な承認作業の解消は勿論、リアルタイムでの在庫数把握など、さまざまな業務フローをkintone（キントーン）に集約しています。
kintone（キントーン）で在庫管理を行うにはサポートを受けよう
kintone（キントーン）は、業務課題を解決できる魅力的なサービスです。いくらアプリ開発にITの知識が必要ないとはいえ、200種類以上ある連携システムを含めて最適な環境構築は手間とコストがかかります。
特に在庫管理となるとさまざまなアプリやプラグインの設定が必要となり、知識や経験が少ないと苦戦するかもしれません。また、設定を間違えてしまうと欠品を起こす可能性もあります。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。kintone（キントーン）の初期構築や導入後のサポートなど、これまでの経験を活かしてお客様に最適な支援を行えます。
ペパコミ株式会社はサイボウズ評価制度で2022年・2023年の2年連続受賞しております。
2022年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
2023年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
セールス部門2つ星（上位5％）
「CYBOZU AWARD 2022（サイボウズ アワード 2022）」で弊社代表取締役 小川 喜句がパーソン・オブ・ザ・イヤー賞を受賞
ぜひkintone（キントーン）を最大限に活用して業務課題を解決したいときは、弊社へお問い合わせください。
kintone（キントーン）の導入は在庫管理を効率化できる
今回はkintone（キントーン）を活用するメリットや、在庫管理を行う方法について解説しました。
kintone（キントーン）は非常にカスタマイズが簡単で、自社に合わせたアプリを開発できるプラットフォームです。在庫管理を目視などで行っている場合でも、kintone（キントーン）を導入すると、すべてクラウド上でミスが起きることなく完結させられます。
ぜひkintone（キントーン）を活用して、簡単で正確な在庫管理を実現しましょう。
在庫管理の構築方法を知りたい方はこちらの記事をお読みください。
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