kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
kintoneを導入していて、なかなかうまく使えていなかった会社さんで
半年ほどペパコミでサポートをさせていただいた結果
とても具合よく使えている状態になりました。
その会社さんから「外部のビジネスパートナーと共有したい」との
お申し出があり、スペースを利用した構築を行いました。
サポートをしている私たちとしては、とてもうれしい発想です。
z実際スペースを活用している会社さんはまだまだ多くないので、
今回はスペース、ゲストスペースについて少し説明していきます。
スペースはフォルダのような役割
初期構築から関わらせてもらうとき、
私たちは鉄則として「アプリはスペースの中」に作ります。
ホーム画面から「アプリを作成」することもできるのですが、
kintoneを深めていくと、アプリがどんどんできていきます。
アプリの並び順は自由に変えることができないので、
最初の頃に作ったアプリはどんどん下へいってしまい、探すが面倒になります。
もちろん、ブックマーク、お気に入り登録、ショートカットなど
色々と近道してアプリにたどり着く方法はありますが、
最初からスペースに入れておくことで、近しい業務アプリをひとまとめにしておくことができます。
パソコンでいうところの「フォルダ分け」のようなものですね。
ブックマークやお気に入り登録はユーザー個人単位なので、
自分は使いやすくでも、隣の人は使いづらいということが起きますが、
スペースは利用するユーザーが共有なので、
「○○のスぺースに入ってるよ」と言えばアプリの場所を伝えることができるので、
マメにお気に入り登録などをしない人でも使いやすくすることができます。
スペースは利用する人を限定できる
スペースに入れていないアプリにアクセス権を設定するときは
アプリ単位で行う必要があります。
スペースの場合は「ピープル」に入っている人しか利用できないので、
例えば「経営管理」で会社の重要情報などに使用するアプリは
最初からスペースのピープルに幹部のみを設定することで、
そのスペース内にいくらアプリを作成しても、アクセス権を気にすることなく
幹部のみしか見ることができません。
同じように、今回ご要望いただいた「外部パートナー」も
その会社さんのkintoneユーザーアカウントを利用しますが、
「外部パートナーとの共有スペース」のピープルのみに入れることで、
社内の他のアプリは一切見えることはないので、安心して利用できます。
この要領で、税理士先生や社労士先生など、社内情報を提出して行ってもらう業務などは
アプリに入れて共有することで、わざわざメールで送るように書類を作成したりする手間が
必要なくなります。
ファイルも共有しているスペースに貼るようにすれば、
お互いにメールや郵送でやり取りする手間がなくなるので
とても効率的だと思っています。
ゲストスペースは普通のスペースとちょっと違う
ゲストスペースは、通常のスペースとは少し違います。
スペース内に設定したピープルしか利用できないのは同じですが、
リアルな会社で言うところの「会議室」のような場所になります。
ゲストスペースはkintoneアカウントを持っている場合は、
追加料金などなく、自分のアカウントを利用して、
別の会社さんとアプリを共有できるので、便利です。
もし、自分の会社でkintoneを利用していない場合は「ゲストアカウント」を取得することで、
その会社さんのゲストスペースにあるアプリのみ利用することができます。
私はこの「ゲストスペース」をサポートしている会社さんとのやり取りに利用しています。
サポートしている会社さんの「会議室」にお邪魔する形なので、
私が「ゲスト」です。
その場合、ホーム画面のスペースの一番上のプルダウンから
「参加中のゲストスペース(連携ドメイン)」を選んでスペース表示を変えないといけなくて、
さらに、ゲストスペースに入ったあとは「ホーム」の家ボタンをクリックしても
自分の会社のホームには戻れないので、少し手間がかかります。
自分の会社に「ゲストスペース」を作って、他の会社さんを招待する場合は
通常のスペースに並んで、ゲストスペースがあるので、利用しやすいと思います。
通知機能も使えるので、ペパコミがサポートするときは
質問・要望のアプリに新規レコードが追加されたら通知が来るようにしています。
そうすることで、会社さんは質問や要望を書き込むだけで、
わざわざ連絡をする必要もありません。
小さなことではありますが、意外と便利だなと思っています。
まとめ
kintoneを使いこなすコツは２つ
①kintoneを知るために使う
②こんなことできるんじゃないかなという発想
スペースは他にも、社員同士のコミュニケーションとして利用したり、
部活動のような業務以外のことに使用したりと、
様々な利用ができます。
ぜひ、こんなことできないかな？という発想を持って
活用してみてください！
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