事務を効率化する5つの方法とは?メリットや役立つツール、ポイントを解説

事務を効率化する5つの方法とは?メリットや役立つツール、ポイントを解説
小川喜句

ペパコミ株式会社代表取締役小川 喜句

ペパコミ株式会社代表取締役。youtubeにて「kintone活用ちゃんねる」と、kintoneのプラグインメディア運営。kintoneの構築や内製化を伴走支援を行なっており、kintone運営会社「サイボウズ社」のビジネスにおいて、顕著な実績を上げたパートナー企業や個人を表彰する制度である「CYBOZU AWARD 2022」を受賞。サイボウズ評価制度4年連続2つ星を受賞し、セールス部門(2023~2025年) インテグレーション部門(2022~2025年)も受賞。

小川喜句X 小川喜句Youtube

「日々の事務業務に追われて、なかなか定時で帰れない」
「事務業務を効率化したいけど、何から手をつければよいかわからない」

上記のような悩みを持っている方は多いのではないでしょうか。

事務の仕事は範囲が広く、日々の業務をこなすだけで精一杯になりがちです。また、業務効率化を検討しているけど、具体的な方法がわからずに行き詰まっているケースもあるでしょう。

本記事では、事務業務を効率化する具体的な5つの方法や役立つツール、効率化を進める上でのポイントまで網羅的に解説します。

「ペパコミ株式会社」では、業務効率化に関する豊富な知識と実績をもとに、計画の立案から現場のヒアリング、効果検証まで、貴社の状況に合わせた最適なサポートを提供します。まずはお気軽にお問い合わせください。

kintone構築・運用でお困りの方へ無料相談でお悩みを解決!
目次

事務業務を効率化する5つの方法

事務業務を効率化する5つの方法

事務業務を効率化する5つの方法は、主に以下の通りです。

  • ショートカットキーを活用する
  • 業務マニュアルを作成する
  • 担当者を見直す
  • 関数やマクロを活用する
  • ITツールの導入を行う

まず最初に、すぐにでも始められる基本的な5つの方法を紹介します。

ショートカットキーを活用する

パソコンを使った作業をスピードアップさせる基本は、ショートカットキーの活用です。

ショートカットキーとは、マウスを使わずにキーボードの組み合わせだけで特定の操作を完了させる機能のことです。

例えば、多くの方が利用する操作として、文章をコピーする「Ctrl + C」や、貼り付けを行う「Ctrl + V」があります。

一つひとつの操作は数秒の短縮でも、一日に何十回、何百回と繰り返すことで、大きな時間の節約につながります。そのため、よく使う操作のショートカットキーをいくつか覚えておくだけで、日々の業務がスムーズに進むようになるでしょう。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルの作成は、業務の標準化に欠かせません。

特定の人しか業務の進め方がわからない状態、いわゆる「属人化」は、その担当者が不在の際に業務が滞る原因になります。しかし、マニュアルがあれば、属人化を解消し誰が担当しても作業の品質を一定に保てます。

その結果、新入社員への引き継ぎが円滑に進んだり、チーム内でミスを未然に防いだり、問題が発生した際にカバーし合ったりすることが可能です。

最初は業務マニュアルの作成に手間がかかりますが、長期的に見れば大きなメリットを生みだします。

担当者を見直す

担当者を見直す

人にはそれぞれ得意なことと不得意なことがあるため、各業務の担当者が必ずしもその業務の適任者とは限りません。そのため、現在の担当者を見直し、個々の強みをいかせる人員配置へ変更するだけで、全体の業務が円滑に進む場合があります。

例えば、細かい数字のチェックが得意な人に経費精算を任せたり、コミュニケーション能力が高い人に電話応対を任せたりするなど、適材適所の配置を検討してみましょう。

関数やマクロを活用する

日々の業務でExcelを使っている場合、関数やマクロの活用が非常に有効です。

関数やマクロを利用すれば、手作業で行っていた繰り返し作業を自動化し、業務の手順を大幅に短縮できます。

例えば、毎月の売上データを集計する作業や、定型的な報告書を作成する作業などが自動化の対象になります。また、インターネットで検索すると、コピー&ペーストでそのまま使える便利なマクロのコードも数多くあるため、専門的な知識がない方でも始めやすい方法です。

ITツールの導入を行う

事務作業に限らず、業務全体の生産性を向上させるためには、ITツールの導入が有効な手段です。

会計システムやコミュニケーションを円滑にするチャットツール、業務の進捗を管理するタスク管理ツールなど、目的や用途に応じて多種多様なツールが存在しています。

自社の課題に合ったITツールを導入することで、これまで手作業で行っていた業務を自動化したり、情報共有をスムーズにしたりと、事務業務の大幅な改善が可能です。

そのため、事務業務を効率化させたい場合は、ITツールの導入を検討してみましょう。

関連記事:業務効率化ツールおすすめ15選|ジャンル別のツールや選び方を徹底解説

事務業務の効率化に役立つおすすめツール

事務業務の効率化に役立つおすすめツール

ITツールと一言でいっても、その種類は数多く存在しています。

そこで、ここでは事務業務の効率化を進める上で特に役立つ代表的なツールを6つ紹介します。

自社の課題と照らし合わせながら、どのツールが合うか検討してみてください。

ツール名 特徴
RPAツール ソフトウェアロボットを活用して、パソコン上で行う定型的な作業を自動化できる
ERPツール 企業の経営資源である「ヒト・モノ・カネ」といった情報を一元的に管理できる
タスク管理ツール チームや個人の業務内容・優先順位・実施スケジュールを一元管理できる
チャットツール 従業員間で気軽にコミュニケーションをとることができ、迅速な情報共有が可能
マニュアル作成ツール 手間のかかるマニュアル作成をサポートし、わかりやすいマニュアルを簡単に作れる
車内FAQツール 社内業務に関するよくある質問と回答をまとめることで、問い合わせ対応の手間を削減できる

上記のツールを導入することで、れまで時間のかかっていた作業を自動化したり、情報共有を円滑にしたりできます。

これから事務業務の効率化を目指すのであれば、上記のツール導入を検討してみることをおすすめします。

事務業務を効率化するメリット

事務業務を効率化するメリット

事務業務の効率化は、単に作業時間が短くなるだけではなく、企業全体に多くの良い影響をもたらします。

主なメリットとして、下記のような点が挙げられます。

  • 従業員の負担軽減と時間的余裕の創出:業務時間が短縮され、従業員の心身の負担が軽くなる
  • 従業員満足度の向上:残業が減り休日が増えることで、従業員の満足度が高まる
  • 利益率の向上:生産性が上がることで、より少ない時間で多くの成果を出せるようになり、企業の利益率向上にもなる
  • ITリテラシーの向上:ITツールやシステムの導入過程で、従業員が新しい知識やスキルを身につける機会が生まれる

上記のように、事務業務の効率化は従業員と企業のどちらにとっても大きな価値がある取り組みです。そのため、煩雑な事務業務を改善したいと考えている場合は、積極的に取り組みましょう。

事務業務の効率化が進みにくい4つの理由

事務業務の効率化が進みにくい4つの理由

事務業務の効率化が進みにくい4つの理由は、主に以下の通りです。

  • 人材不足により従業員の業務負担が増加しているため
  • ペーパーレス化があまり進んでいないため
  • 業務で取り扱う知識が多いため
  • 業務効率化に必要なコストが不足しているため

ここでは、事務業務の効率化が進みにくい主な4つの理由を解説します。

人材不足により従業員の業務負担が増加しているため

業務改善への取り組みは、通常業務に加えて行われるため、一時的に従業員の負担が増えます。しかし、慢性的な人材不足に悩む職場では、従業員一人ひとりがすでに多くの業務を抱えている状態であるため、思うように進められない状況です。

そのため、新しい改善活動に着手する時間的・精神的な余裕がなく、結果として効率化の取り組みが後回しにされてしまう傾向があります。

ペーパーレス化があまり進んでいないため

現代においてペーパーレス化が推進されている一方で、依然として紙媒体でのやり取りを主流としている企業も多いのが実情です。

特に、経営層や管理職の年齢層が高い場合、長年の慣習からデジタル化への移行に抵抗を感じるケースが見られます。また、紙ベースの業務フローは、情報の検索性や共有のしやすさの面でデジタルに劣るため、業務改善の大きな障壁となります。

業務で取り扱う知識が多いため

事務の仕事は、文書作成、経費管理、受発注処理、資料作成など多岐にわたります。さらに、それぞれの業務には専門的な知識が求められるため、担当者が固定化しやすく、業務が属人化する傾向にあります。

そのため、特定の担当者しか業務内容を把握していない状態では、その人を中心に業務が回るため、別の担当者に変わった際の業務に引き継ぎが非常に困難です。また、プロセス全体の見直しや改善が難しくなります。

業務効率化に必要なコストが不足しているため

業務効率化は、長期的には生産性向上や利益拡大といった大きなリターンが期待できます。しかし、新しいツールやシステムを導入するには、初期投資が必要です。

特に、資金力に限りがある中小企業にとっては、この初期コストが大きな負担となり、改善の必要性を感じていながらも、なかなか実行に移せないという現実があります。そのため、中小企業の中には、改善したくてもできないという企業が少なくありません。

事務業務の効率化をする手順【5STEP】

事務業務の効率化をする手順【5STEP】

事務業務の効率化を成功させるためには、やみくもに進めるのではなく、計画的に手順を踏むことが重要です。

ここでは、基本的な5つのステップを紹介します。

ステップ 説明
1.現場の業務内容を把握する 最初に、誰がどのような業務をどのくらいの時間をかけて行っているのか、現状を正確に把握する
2.現場で抱えている課題や問題点を洗い出す 続いて、業務を行う中で「時間がかかる」「ミスが多い」「無駄が多い」と感じている点を従業員からヒアリングし、課題をリストアップする
3.改善対象とする業務の優先順位を検討する 洗い出した課題の中から、改善効果が大きく、かつ着手しやすいものはどれか、優先順位をつける
4.改善施策を実行し、効果を測定する実施した 決定した優先順位に基づき、新しいツールを導入したり、業務フローを変更したりといった改善策を実行する
5.結果を集計し必要に応じて改善する 施策実施後、実際にどれだけ時間が短縮されたか、ミスが減ったかなどの効果を測定する

そして、その結果を分析し、さらなる改善を繰り返していく

上記のサイクルを継続的に回していくことで、事務業務は着実に改善されていきます。

事務業務を効率化する際の3つのポイント

事務業務を効率化する際の3つのポイント

事務業務を効率化する際の3つのポイントは、主に以下の通りです。

  • 業務効率化を実施する範囲を指定する
  • 現場の意見を尊重して実施する
  • 長期的な視点を持って計画を検討・実行する

これから事務業務の効率化を進めていく企業は、上記のポイントを意識して着実に改善を進めていきましょう。

業務効率化を実施する範囲を指定する

最初からすべての事務業務を一度に変えようとすると、現場が混乱し、十分な効果を得られない可能性があります。そのため、まずは特定の部署や特定の業務に絞るなど、対象範囲を限定して始めることが大切です。

例えば、「経理部の請求書発行業務」や「営業部の交通費精算プロセス」のように、具体的な範囲を決めてから取り組むと、課題が明確になり、施策の効果も検証しやすくなります。

徐々に対象範囲を広げていけば、ITツールや新体制への対応が苦手な方でも、効果的に対応できるようになるでしょう。

現場の意見を尊重して実施する

業務改善は、経営層や管理部門だけで進めてもうまくいかないため、実際に日々その業務に携わっている現場の従業員の意見を聞くことが不可欠です。

実際に、本部が良かれと思って導入を検討しているシステムが、現場の実情には合わないケースは少なくありません。また、従業員が「以前よりやりにくくなった」と感じてしまっては本末転倒です。

そのため、事務業務の効率化を進める際は、必ず現場の声に耳を傾け、一緒に改善を進めるようにしましょう。

長期的な視点を持って計画を検討・実行する

業務効率化は、一度実施すれば終わりではありません。

立案した施策を実行し、効果を測定し、改善するというサイクルを何度も繰り返すことで、徐々に大きな成果へとつながっていきます。そのため、短期的な成果だけを求めず、長期的な視点で計画を立てることが重要です。

この時、従業員にもすぐには結果が得られないことを共有し、時間をかけて新しいやり方を組織に浸透させていく期間を設けることも欠かせないポイントになります。

事務業務の効率化を進めるなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください

事務業務の効率化を進めるなら「ペパコミ株式会社」に相談しよう!

事務業務は覚えるべきことや対応する範囲が広く、担当者の負担が大きくなりがちです。そのため、業務効率化の重要性は高いものの、成果を出すには慎重に計画を立てて進める必要があります。

どこから手をつければよいかわからない、あるいは自社だけでは改善が進まないとお悩みの場合は、専門家の力を借りるのも方法の1つです。

これから事務業務の効率化を検討している企業は、自社で計画を立案し実際に実施し、成果を出すことが難しいと感じたら、専門家に依頼することがおすすめです。

「ペパコミ株式会社」では、業務効率化に関する豊富な知識と実績をもとに、計画の立案から現場のヒアリング、効果検証まで、貴社の状況に合わせた最適なサポートを提供します。まずはお気軽にお問い合わせください。

小川喜句

ペパコミ株式会社代表取締役小川 喜句

ペパコミ株式会社代表取締役。youtubeにて「kintone活用ちゃんねる」と、kintoneのプラグインメディア運営。kintoneの構築や内製化を伴走支援を行なっており、kintone運営会社「サイボウズ社」のビジネスにおいて、顕著な実績を上げたパートナー企業や個人を表彰する制度である「CYBOZU AWARD 2022」を受賞。サイボウズ評価制度4年連続2つ星を受賞し、セールス部門(2023~2025年) インテグレーション部門(2022~2025年)も受賞。

小川喜句X 小川喜句Youtube
よかったらシェアしてね!

コメント

コメントする

kintoneのお悩み
一発解決します!

無料相談をする
目次
閉じる