kintoneを活用している方で、以下のような悩みはありませんか？
「特定の条件で通知を送りたいけれど、設定方法がわからない」
「もっとメール通知をカスタマイズして業務を自動化したい」
本記事では、kintoneの自動送信メッセージに関して、基本的な使い方から設定方法、通知が届かないときの対処法まで詳しく解説します。
kintoneで今よりも業務を効率化していきたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
kintoneの仕組みや標準機能、拡張機能、活用事例まで、現場で役立つ情報を徹底的に下記記事にて解説しています。自社に合う業務管理ツールを探している方は、この記事でkintoneの全体像をつかみましょう。
関連記事：kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
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kintone（キントーン）のメール通知機能とは？
kintoneには、特定の条件に従ってユーザーに連絡を送れる仕組みが用意されています。標準搭載されている機能で、設定を調整するだけで簡単に活用可能です。
アプリ内で新しいレコードを登録したり、既存の情報を更新したりした際、あるいはワークフローの進行に応じて、ユーザーにお知らせが届く仕組みです。
レコードに設定された日付や時間をもとに通知を送ることもできるため、リマインド用途としても活用でき、対応漏れの防止に役立ちます。
ここではkintoneの通知機能を詳しく解説します。
kintoneのメッセージ送信に関する機能については、下記の参考ページでも詳しく確認可能です。
また、kintoneの基本的な特徴や機能は、以下の記事で詳しく紹介しています。kintoneを活用するための基礎知識が身につくので、ぜひ参考にしてみてください。
【2025年3月最新】kintoneとは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介 | ペパコミ株式会社
通知パターンは3種類
kintoneの通知機能の種類は主に以下の3つです。
- アプリの条件通知
- レコードの条件通知
- リマインダーの条件通知
3つの通知は併用できるので、用途に合わせて上手に組み合わせて使いましょう。
それぞれの通知の特徴を解説します。
アプリの条件通知
アプリの条件通知では、kintoneアプリに対する特定の操作が行われた時に通知を届けることが可能です。
以下のような操作が行われたときに通知を送ります。
- レコードの追加や編集
- ワークフローのステータスの更新
- コメントの書き込み
- ファイルの読み込み
通知先をグループ分けして優先度を管理するなど、通知条件を比較的自由に設定可能です。
レコードの条件通知
レコードの条件通知は、レコードの追加や編集で、「レコードが指定した条件を満たしたとき」に通知します。
例えば、以下のような登録がされたときです。
- 指定金額以上の金額が入力されたとき
- 自分が作業対象者として登録されたとき
複数の条件を組み合わせた通知設定もできます。
例えば、「費用項目に100万円以上の金額が入力されたとき」かつ「受注角度が80%以上の値が選択されたとき」に通知する、などの設定が可能です。
リマインダーの条件通知
リマインダーの条件通知では、レコード内の日付・日時フィールドを基準にして、指定したタイミング（3日前・1日後など）でリマインド通知を届けることが可能です。
例えば、以下のような活用ができます。
- 「○○の納期」の3日前になったときに「○○の納期の3日前になりました。」のように通知
- 「○○の納期」から1日経過したときに「○○の納期を1日過ぎています。」のようにお知らせ
リマインドの条件は、10件まで登録が可能です。
また「テーブル」に対してもリマインド通知ができ、いずれかの行が条件を満たすと通知します。
通知の宛先
kintoneの通知機能では、「組織・グループ・ユーザー」を通知対象として指定が可能です。フォームに「ユーザー選択フィールド」「組織選択フィールド」「グループ選択フィールド」をユーザーをあらかじめ指定しておけば、特定の人にも通知が自動的に届きます。
また組織に対して通知をする場合、「下位組織に通知する」にチェックを入れることで、子組織にも通知が可能です。指定した部署に所属する全メンバーへ一斉に通知が届くため、スムーズな情報共有が実現します。
過去に該当レコードへコメントを書き込んだ人へも通知を送ることができるため、関連する情報を見逃すことなく確認できます。
通知の確認方法
kintoneの通知は主に以下の方法で確認が可能です。
- ポータルで確認する
- 通知ページで確認する
- メールで確認する
- デスクトップ通知で確認する
- モバイルアプリでプッシュ通知を確認する
5つの通知確認方法を、それぞれ解説します。
ポータルで確認する
通知は「ポータル（kintoneのトップページ）」に表示されます。
自分宛ての通知は、画面上部の通知アイコンに通知数が表示されるため、一目で確認が可能です。
通知ページで確認する
kintoneの画面上部のベルの形をしたアイコンをクリックすると、通知一覧が表示されます。
メールで確認する
管理者側でメール送信機能がオンになっていて、かつユーザー自身も個別設定でメールによる通知を許可していれば、通知内容がメールで届くようになります。
デスクトップ通知で確認する
ブラウザでkintoneの画面を開いているタブがある場合、「自分宛」の通知を受信すると、デスクトップ通知が表示されます。そのため、kintone以外の画面を開いて作業をしていても通知を確認し、素早く対応することが可能です。
モバイルアプリでプッシュ通知を確認する
kintoneのモバイルアプリから端末にプッシュ通知が届きます。移動中でも重要な情報を迅速にキャッチし、すぐに対応が可能です。
通知の確認で便利な機能
通知の確認で便利な下記の機能を2つ紹介します。
- 条件指定して通知の絞り込み
- 通知に「あとで読む」マークをつける
① 条件指定して通知の絞り込み
ポータルと通知ページでは、ドロップダウンリストから絞り込み条件を指定して、表示される通知を絞り込めます。
「絞り込みを作成する」を選択すると、絞り込みの設定ウィンドウが表示され、新たな絞り込み条件を作成が可能です。また絞り込み設定から、特定のアプリからの通知のみに絞り込む設定もできます。
② 通知に「あとで読む」マークをつける
通知の右上にある旗の形をしたアイコンをクリックすると、通知が「あとで読む」のグループに追加されます。
kintone（キントーン）のメール通知機能の設定方法【5STEP】
kintoneの通知メールを有効にするためには、以下の5ステップで設定を進めていきます。
- システムメールを設定する
- 受信者のメールアドレスを設定する
- kintoneのシステム管理画面を開く
- 「その他」の項目から「利用する機能の選択」を選ぶ
- 「通知のメール送信機能を利用する」にチェックし保存する
5つの手順を理解しておくことで、kintoneにおけるメール送信設定の流れを把握しやすくなります。では、それぞれの操作内容を具体的に見ていきましょう。
1.システムメールを設定する
まず、cybozu.com共通管理にログインし、右上の歯車アイコンから「システムメール」を開きましょう。「組み込み」を選択すると、kintone標準のメール機能を利用できます。
外部のメールサーバーを使用する場合は、サイボウズ公式ヘルプページを参照し、適切な設定を行ってください。なお、上記の設定はcybozu.com共通管理者（Administratorsグループのメンバー）のみが実行できる点に注意しましょう。
2.受信者のメールアドレスを設定する
続いて、cybozu.comの共通管理画面から「ユーザー／組織」を開き、通知を受け取る対象ユーザーの情報を編集します。「メールアドレス」欄に、送信先として使用するアドレスを入力してください。
入力したメールアドレスは、ユーザーのプロフィール画面からも確認できます。誤りがないかどうか、あらかじめチェックしておきましょう。
3.kintoneのシステム管理画面を開く
kintoneのポータル画面右上に表示されている歯車マークをクリックし、「kintoneシステム管理」を開きます。
システム管理画面から行う必要があり、操作できるのは管理者権限を持つユーザーに限られます。
4.「その他」の項目から「利用する機能の選択」を選ぶ
kintoneのシステム管理画面にある「その他」カテゴリーから、「利用する機能の選択」を開いてください。
使用したい機能にチェックを入れて設定を保存すれば、メールによる通知機能が有効になります。自社の業務フローに応じて、最適な内容で設定を進めましょう。
5.「通知のメール送信機能を利用する」にチェックし保存する
「通知のメール送信機能を利用する」を選択すると、メールによる通知が有効化されます。
あわせて、以下の項目についても必要に応じて設定を行ってください。
- 受信設定の既定値
- メール通知の形式（HTML形式またはテキスト形式）
- REST API経由の通知メール送信の可否
設定内容を確認したら、「保存」をクリックして完了です。
kintone（キントーン）でメール通知が来ないときの対処法
メール通知が届かない原因は以下が考えられます。
①メール通知に必要な設定を行っていない
管理者設定で「通知のメール送信」が有効であることを確認します。また、ユーザーの個人設定で「自分宛の通知のみ」ではなく「すべての通知」を選択しているかをチェックしましょう。
②そもそもkintoneに通知が届いていない
kintoneの通知設定が正しく行われているか再確認してください。PCやスマホ側の設定に問題がある可能性もあります。
③メール通知対象外の通知である
対象の通知がメール通知対象外かどうか、kintoneのヘルプページで確認してください。
④同じメールアドレスを複数のユーザーに設定している
メール通知を受信するユーザーごとにメールアドレスを設定するようにしましょう。
メール通知の受信に関する不具合の対処法について、詳しくはkintoneヘルプページを確認してください。
プラグインでkintone（キントーン）のメール通知をカスタマイズする方法3選
ここでは、kintoneのメール通知のカスタマイズ方法を3つ紹介します。
- Smart at message for kintoneを活用する
- kintone WebhookとZapierでGmailと連携する
- SendGrid APIを利用する
上記の3つの方法を知っておくことで、kintoneのメール通知を自社の運用に合わせて柔軟にカスタマイズするイメージがつかめます。では、それぞれの方法の特徴や活用シーンを詳しく見ていきましょう。
Smart at message for kintoneを活用する
「Smart at message for kintone」は、kintoneの通知機能をより柔軟に設定でき、通知先にとって必要な情報が分かりやすく伝わるように設計できるツールです。
ここでは特徴を2つピックアップして紹介します。
①通知機能をより柔軟に設定できる
メールの「タイトル・件名・本文」をカスタマイズすることができ、アプリやレコードごとに通知方法を変更することも可能です。さらに、フィールド値やレコードのURLを通知に埋め込むこともできます。
②多様なチャットツールと連携できる
「Microsoft Teams / Slack / LINE WORKS / LINE / Chatwork / Google Chat」と連携できます。ですので、kintoneを利用していない人にも通知ができ、関係者全員に知らせることができます。
参考：Smart at message for kintone
kintone WebhookとZapierでGmailと連携する
kintoneの通知内容をGmailに送りたい場合、「kintone Webhook」と「Zapier」を利用する方法があります。Webhookは、特定のイベントがWebアプリケーション上で発生した際に、他の外部サービスにHTTPを介して情報を送信する仕組みです。
kintone WebhookとZapierを使ってGmailと連携するためには、「kintoneアプリ」「Zapierアカウント」「Gmailアカウント 」の3つを準備する必要があります。
kintoneで特定のイベント（新しいレコードの追加や更新など）が発生した際に、Webhookを使ってZapierに通知を送り、Zapierが受け取った情報をGmailに転送します。この仕組みにより、詳細な通知内容をGmailで受け取ることが可能です。
参考：Zapier
SendGrid APIを利用する
SendGrid APIを利用する方法は、アメリカのSendGrid社が提供するメール配信APIを活用したカスタマイズです。SendGridを使えば、月に最大12,000通まで無料でメール送信が可能になります。
JavaScriptなどを用いてプラグインを自作すれば、メールのタイトルや本文を自由に設定できるようになります。また、kintoneを利用していないユーザーへの通知にも対応可能です。
ただし、コーディングスキルが必要なため、ある程度の技術的な知識が求められる点には注意が必要です。
参考：SendGrid | クラウドメール配信サービス・メルマガ配信システム
kintoneのメール通知機能でお困りの方は「ぺパコミ株式会社」にご相談ください
kintoneのメール通知機能を活用すれば、情報共有の効率化や業務の自動化が実現できます。基本設定からカスタマイズ方法まで理解しておくことで、現場の運用に合わせた柔軟な対応が可能です。
自社に合ったメール通知設定をしたい、もっと業務を自動化したいと感じた方は、ペパコミ株式会社の無料相談がおすすめです。実際に利用する場合は、導入から改修内製化まで、一貫してサポートしています。
どのように使っていけばいいか分からない方にもアドバイスしているので、お気軽にご相談ください。
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