「タイムリーに顧客情報が把握できない！」
「担当者ごとにバラバラに情報管理しているため情報収集に時間がかかる！」
このように、社内で担当者ごとに顧客管理をしていて、困った経験がある人は多いのではないのでしょうか。
本記事では、kintone（キントーン）で顧客管理をする方法について詳しく解説します。顧客管理をkintoneを用いて得られるメリットや実際の成功事例も紹介します。
部署や担当者ごとに顧客情報を管理していると、各々が管理しやすい方法で管理をしてしまうことが一般的です。そこで、kintoneを使うことでデータを一元管理することが可能です。kintoneで顧客管理アプリを作る方法や、kintoneと連携できる機能で効率的に顧客管理できる方法について解説していきます。
kintoneの導入や運用サポートを検討されている方は、ぜひ「ペパコミ株式会社」へご相談ください。kintoneのカスタマイズに詳しいエンジニアが、貴社の業務に合わせたご提案をいたします。
関連記事：kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
kintone（キントーン）の顧客管理で業務を効率化できる！
顧客管理とは、顧客の情報や取引の履歴を管理することです。一般的に、Excelで顧客管理がされています。しかし、Excelでの顧客管理はデータを共有しにくいことや、複数の人が同時に編集できないなどの点がデメリットです。
Excelの代わりにkintone（キントーン）を使用して顧客管理業務を行うことで、データを一元で管理し、いつでも編集・確認・修正が可能です。
kintoneは、自社の担当者の数や業務数に応じて柔軟にカスタマイズできるため、より効率的な業務処理ができます。
kintone（キントーン）で顧客管理を行う6つのメリット
kintoneを使って顧客管理を行うと、以下の6つのメリットがあります。
- データを一元管理できる
- 変更履歴が一目でわかる
- どこからでも情報を確認・分析・修正できる
- 顧客情報を最新の状態に保てる
- 専門知識がなくても管理・カスタマイズできる
- データをグラフ化できる
kintoneを活用することで、効率的な顧客管理と営業活動の改善が期待できます。
データを一元管理できる
kintoneで顧客管理を行う1つ目のメリットは、データを一元管理できることです。従来の管理方法では、顧客の情報がさまざまな場所に散在し、情報の収集や検索に時間がかかることがありました。
kintoneを導入すると、散在した顧客情報を一元管理ができます。全社員が担当者を回らずとも、必要な情報に簡単にアクセスが可能です。
複数人の管理による情報の分散や二重対応、対応漏れを防止し、顧客管理の効率化が実現されます。
変更履歴が一目でわかる
2つ目のメリットは、変更した箇所を履歴として確認できることです。変更した内容が間違っていた場合でも、変更内容を元に戻すことも可能なため、誤った操作をした際も安心です。
一般的にExcelファイルなどでの顧客管理では、誰がいつどこをどのように変更したのかが分からないことが課題点です。
kintoneでは、変更した箇所を自動で記録してくれる機能が付いています。そのため、変更した担当者・いつ変更されたか・どこを変更したのかが一目でわかります。データの不明瞭さや責任の不在などのトラブルがなくなるため、より効率化を図ることが可能です。
どこからでも情報を確認・分析・修正できる
3つ目のメリットは、どこからでも情報を確認・分析・修正できるところです。kintoneは、データがクラウド上で管理できるため、社内にいなくても情報の確認や分析ができます。
kintoneならどこにいても情報を分析し、戦略を立てることが可能なため、在宅勤務の方でも会社に行く必要がなくなります。
顧客情報を最新の状態に保てる
4つ目のメリットは、顧客情報を最新の状態に保てることです。顧客情報をリアルタイムで共有することで、迅速な対応が可能になります。
また、過去の顧客対応や進捗状況も確認できるため、社内全体でkintoneを通じて顧客の情報を把握し、案件に対応できるようになります。きるため、社内全体でkintoneを通じて顧客の情報を把握し、案件に対応できるようになります。
専門知識がなくても管理・カスタマイズできる
kintoneは専門知識が不要なツールです。使用にプログラミングやコーディングのスキルは必要ないため、技術者を雇ったり委託したりせずとも、データベースの作成とカスタマイズが可能です。
kintoneを使えば、専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、必要な機能を自由にカスタマイズし、業務に最適化された顧客管理アプリを作成できます。
これにより、業務に合わせた顧客管理システムを、低コストかつスピーディーに構築できます。現場の担当者が主体となって、使いやすいアプリを作れるのがkintoneの魅力です。
データをグラフ化できる
kintoneでは、データのグラフ化が可能です。グラフ化を活用すれば担当者別や売上別などにデータを表示でき、営業状況や業務のデータを可視化できます。
具体的には、棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなどが使用可能です。例えば、担当者ごとの売上実績を棒グラフで比較したり、月別の売上推移を折れ線グラフで把握したりと、さまざまな角度からデータを分析できます。
これにより、営業活動の課題や改善点が明確になります。数字だけでは気付きにくい傾向も、グラフを見ればひと目で分かるでしょう。
また、グラフは社内会議でも活用できます。視覚的に状況を共有することで、メンバー間の理解を深められるでしょう。
kintone（キントーン）で顧客管理を行う2つのデメリット
kintoneで顧客管理を行う上では、以下の2つのデメリットがあります。
- 機能拡張やストレージ増量には費用がかかる場合がある
- 10名以上のユーザーが必要になる
kintoneの特性を理解し、適切に運用することが大切です。
機能拡張やストレージ増量には費用がかかる場合がある
kintoneで拡張機能や外部サービス、プラグインを使用する場合、別途費用がかかる場合があります。多機能にするほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能に絞って導入することが重要です。
ただし、中には無料で利用できる外部サービスやプラグインもあります。目的に合ったツールを選ぶことで、コストを抑えつつ、顧客管理の効率化が図れるでしょう。
また、ストレージの容量が不足した場合も、追加費用が発生します。データ量の増加に備え、余裕を持ったプランを選ぶことが賢明です。
kintoneの料金体系を理解し、無駄のない投資で、顧客管理の最適化を目指しましょう。
10名以上のユーザーが必要になる
kintoneは10名以上がユーザー契約の最小数です。10名以上は1名単位で契約できますが、10名以下の組織だとkintoneが使いづらい点がデメリットです。
小規模なチームでデータベースを作成する場合は、別のツールの導入も検討する必要があります。kintoneの料金プランが、自社の規模に合っているかどうかを見極めましょう。
ただし、kintoneの機能の豊富さを考えれば、10名以上の契約で導入するメリットは大きいとも考えられます。ユーザー数が増えても、柔軟にアプリを共有・連携できる点は、他のツールにはない強みでしょう。
kintone（キントーン）で顧客管理アプリの作り方【2STEP】
kintoneで顧客管理アプリを作る手順は、以下の2つです。
- 顧客管理アプリをつくるスペースを決める
- 今ある顧客管理を置き換える
それぞれのステップを詳しく解説していきます。kintoneならではの直感的な操作で、誰でも簡単にアプリを作成できるでしょう。
1.顧客管理アプリをつくるスペースを決める
顧客管理アプリを作成するためには、部署やチームごとに「スペース」を作成します。
kintoneを開き、「スペース」の右側の＋（プラス）ボタンから「スペースを作成」を選択します。
スペース名は、部署名など任意の名称を入れます。スペース名は後から変更も可能です。
メンバーは後からも追加可能なため、ひとまず登録せずに「スペースのポータルと複数のスレッドを使用する」のチェックリストにチェックを入れてから保存します。
これで、顧客管理アプリの基本である「スペース」の完成です。次にアプリを作成していきます。
2.今ある顧客管理を置き換える
先ほど作ったスペース内にアプリを作成していきます。
スペース内の右側にある「アプリ」の＋（プラス）ボタンを押し、「はじめから作成」を選択します。
作成画面のパーツをフォームにドラッグ＆ドロップするだけでアプリが作成できます。エクセルや顧客台帳で顧客の管理をしている場合は、その項目を配置していきます。各パーツの詳細は、kintone公式のヘルプで調べることが可能です。
配置したパーツにカーソルを合わせ、歯車アイコンの「設定」から顧客管理をしたい情報を登録し、保存したらアプリは完成です。
「アプリの公開」をするとアプリに情報を登録できるようになります。
kintone（キントーン）で顧客管理を効率的に実現する4つのコツ
kintoneで顧客管理を効率的に行うための4つのコツは、以下の通りです。
- プラグインの活用を活用する
- 業務ごとにアプリを分ける
- アプリはできるだけシンプルにする
- 一覧設定を活用する
kintoneの機能を最大限に活かすことで、顧客管理の生産性を高められるでしょう。
プラグインを活用する
1つ目のコツは、プラグインを活用する方法です。kintoneは、標準搭載機能だけでも十分ですが、プラグインを使用することで、自社に合ったアプリを作ることが可能です。
現在、kintoneと連携できるさまざまなプラグインが公開されており、無料でも使えるものが多く存在します。
以下の3つは顧客管理のおすすめなプラグインです。
- 情報更新プラグイン（アプリ間の情報を自動で更新してくれる）
- 法人番号検索プラグイン（法人名から法人番号を検索、法人番号から住所を自動入力してくれる）
- アプリ間レコード更新プラグイン（アプリAのデータが更新されたとき、アプリBのデータを自動更新してくれる）
自社に必要なプラグインを導入することで、さらなる業務効率化を図ることができ、よりよいアプリの構築につながります。
業務ごとにアプリを分ける
2つ目のコツは、業務ごとにアプリを分ける方法です。同じ内容の仕事をしているチームやメンバーごとにアプリを作ることで、そのチームに必要な情報を効率よく共有ができます。
営業・管理・サポートなど、チームごとにアプリを作成し、それぞれのチームが必要とする情報だけを確認できるシステムを構築すれば、業務効率はさらに向上するでしょう。
アプリはできるだけシンプルにしておく
3つ目のコツは、アプリをできるだけシンプルにする方法です。kintoneのメリットは、シンプルなアプリの構築ができることですが、項目を増やしてしまうとアプリの使いやすさや効率性が低下してしまいます。
入力の手間を極力減らし、顧客管理に必要な情報を確実に登録してもらえるよう構築することがコツです。kintoneはその都度項目を追加・変更・削除ができるため、実際に毎日運用しながら改善していくことをおすすめします。
一覧設定を活用する
4つ目のコツは、一覧設定を活用することです。よく使う一覧をあらかじめ作っておくと、条件で絞り込んで必要な情報だけをすぐに表示できます。
一覧の作成は、アプリを作るときと同様、ドラッグ＆ドロップで項目を移動させて行えます。例えば、「重要度の高い顧客」や「直近3ヵ月の商談状況」など、業務に合わせた一覧を用意しておくと便利です。
また、一覧に表示する項目も自由にカスタマイズできます。必要な情報だけを厳選し、見やすいレイアウトに整えることが大切です。
kintoneの一覧設定を上手に使いこなし、顧客管理の最適化を図りましょう。
kintone（キントーン）での顧客管理に便利な連携サービス3選
kintoneと連携することで、顧客管理がより便利になるサービスを3つ紹介します。
- kMailer｜選択した顧客に一斉にメールを送信できる
- DataCollect｜複数アプリのデータを収集・編集できる
- PrintCreator｜1クリックで帳票を作成・出力できる
それぞれのサービスの特徴と活用方法を詳しく解説していきます。kintoneとの連携によって、顧客管理の可能性がさらに広がるでしょう。
kMailer｜選択した顧客に一斉にメールを送信できる
kMailerは、選択した顧客に一斉にメールを送信できるサービスです。kintoneで管理している顧客に、個別または一斉にメールを送信できるため、個別にメールを送信する手間を省けます。
例えば、新商品のお知らせや、キャンペーンの案内など、大量の顧客に同じ内容のメールを送る際に便利です。kintoneの顧客データを活用し、効率的なメールマーケティングが実現できるでしょう。
また、後述するDataCollectと連携すると、メールの配信状況や開封率などのデータを顧客管理アプリに反映可能です。メール配信の効果を可視化し、マーケティング施策の改善に役立てられます。
参考：kMailer
DataCollect｜複数アプリのデータを収集・編集できる
DataCollectは、kintoneの複数のアプリやフィールドのデータを自動で集計・計算できるサービスです。例えば、売上見込金額の予測や、より購入する可能性が高い顧客を案件管理アプリから抽出することが可能です。
顧客データの収集や管理で、より効果的な顧客管理、営業戦略改善の材料などに活用できます。
また、DataCollectなら、複数アプリのデータを1つのビューにまとめることもできます。関連する情報を一元的に確認でき、業務の効率化につながるでしょう。
kintoneとDataCollectを連携させることで、よりデータドリブンな顧客管理と意思決定が可能になります。
参考：DataCollect
PrintCreator｜1クリックで帳票を作成・出力できる
PrintCreatorは、各種帳票を1クリックで作成できるサービスです。専門知識がなくてもマウス操作で帳票作成ができるため、表計算シートへの情報入力や帳票作成の手間を省けます。
kintoneの顧客情報と連携させることで、請求書や見積書、納品書などの帳票を自動生成できます。顧客情報の手動記載による転記ミスの防止、情報入力の手間の削減などが期待できます。
また、PrintCreatorなら、帳票のレイアウトもカスタマイズ可能です。企業ロゴや担当者印などを挿入し、オリジナリティのある書類を作成できます。
参考：PrintCreator
kintone（キントーン）の顧客管理を使った成功事例【3選】
ここでは、kintoneの顧客管理を使った成功事例を詳しく解説します。今回は、以下の3社の成功事例や活用して得られた成果を紹介します。
- 関西電力株式会社
- 東急百貨店
- 住友不動産
自社の方向性にマッチしたサイトがあれば、ぜひ参考にしてみてください。
関西電力株式会社｜社内スタートアップの業務システム&会計に kintone × freeeを採用
参考：関西電力株式会社
エネルギー事業や送配電事業、情報通信事業を展開している関西電力株式会社はkintone × freeeを採用しています。
関西電力株式会社がkintoneを導入した背景には、少数精鋭で多くの事業を推進していくため、一元管理できる仕組みが必要だったことがあります。
また、kintoneの導入に加え、freeeを採用することでより効率化を図りました。必要な情報をkintoneの請求書アプリに入力し、freee側にシームレスに情報が展開できるシステムを構築しています。参考：関西電力株式会社 – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム
東急百貨店｜百貨店がノーコードツールkintoneで顧客接点のデジタル化に成功
参考：東急百貨店
東急百貨店がkintoneを導入した背景には、顧客情報管理のアナログな部分をデジタルで効率化する仕組みが必要だったことがあります。
kintone導入前は顧客の趣味嗜好や個別のやり取りなどの情報を、営業担当が顧客台帳に記録していました。そこで、kintoneの顧客カルテアプリを活用して情報を一元化したことによって、部全体で共有・見える化され、営業効率が格段に上がりました。
一元化された顧客データを活用し、顧客一人ひとりのニーズに合わせたサービス提供が可能になった好例です。
参考：東急百貨店 – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム
住友不動産｜工程管理の品質向上と業務効率化に大きく貢献
参考：住友不動産
都市開発、超高層ビルやマンション、注文住宅、戸建て再生事業など、不動産に関連したさまざまな事業を展開している住友不動産株式会社も、kintoneを採用しています。
住友不動産は、思考と修正を繰り返し、下記のようにさまざまな仕組みをkintoneに実装しました。
- 行程ごとの作業内容がチェックできる仕組み
- マニュアル閲覧・現場で撮影した写真を保管する仕組み
- 製本図などの図面を閲覧する仕組み
写真だけでも安全管理に関連した「安全写真」や、工程ごとの「施工写真」、工事担当者の査定に使用する「査定写真」などの業務を細かく分け、kintoneでトータル20個前後のアプリを構築しています。
kintoneを活用し、工程管理の品質向上と業務効率化を実現させた事例です。
参考：住友不動産 – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム
2つのkintone（キントーン）標準機能を使ってアプリをもっと便利に！
ここまでkintoneの事例を見てきて、自社でも導入したいと考える方もいるのではないでしょうか。
ここでは、kintoneをより便利に使うために、以下2つの標準機能を紹介します。
- ルックアップ機能
- 関連レコード一覧機能
kintoneの標準機能に関する理解を深め、顧客管理を効率化させましょう。
ルックアップ機能
ルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照してデータをコピーができる機能です。
顧客情報アプリと商談管理アプリを連携させ、顧客管理番号に基づき商談状況や請求先情報などを一覧表示する形で使用されます。
ルックアップ機能を使うことで、一つひとつのアプリで散らばっていた情報を一元に管理できます。チームごとで散らばってしまいがちな情報が、ルックアップ機能を使えば企業単位で共有・管理できます。
関連レコード一覧機能
関連レコード一覧とは、レコード詳細画面に「条件に一致したレコード」を一覧表示できる機能です。
顧客データと案件データを別々に管理している状態で、顧客に紐づく案件データをまとめて見たい場合などに便利です。
関連レコード一覧機能を利用することで、顧客情報の調査や確認作業をスムーズに行うことができ、時間を節約が可能です。
kintone（キントーン）の顧客管理についてよくある質問
ここでは、kintoneの顧客管理に関するよくある質問を2つご紹介します。
- 顧客管理アプリの作成は外注した方がいいですか？
- kintoneが向かない業務はありますか？
kintoneでのアプリ構築を検討している際、ぜひ参考にしてみてください。
顧客管理アプリの作成は外注した方がいいですか？
顧客管理アプリの作成を外部の専門業者に依頼することは、品質向上の面からおすすめの方法です。
専門業者への外注により、自社の仕様に合った高品質なアプリの開発が期待できます。また、リソースの節約や業務の効率化が図れる点もメリットです。
外注する場合は、コストや納期など外注先とのこまめな調整が必要となるため、しっかりと相談できる業者選びを行う必要があります。
初めてkintoneを使う方や、確実な成果を得たい方は、外注を検討してみるとよいでしょう。
kintoneが向かない業務はありますか？
kintoneは社内での顧客管理業務をはじめ、社内で利用する業務に適しています。そのため、顧客向けのポータルサイト構築をはじめ、外部とのやりとりを中心とした業務には不向きです。
外部向けの業務には、他のツールの使用も検討するとよいでしょう。例えば、顧客向けのポータルサイトやECサイトの構築には、WordPressやShopifyなどのCMS（コンテンツ管理システム）が適しています。
また、大規模なデータ分析や複雑な計算を行う業務にも、kintoneは向きません。そのような場合は、BIツールやプログラミング言語の利用を検討する必要があります。
用途に応じてkintoneとほかのシステムを使い分け、効率的な業務運営を目指しましょう。
kintone（キントーン）での顧客管理は「ペパコミ株式会社」にご相談ください！
kintoneではスペースを作り、顧客管理アプリを作ることが可能です。自社の状況に応じて、プラグインを使用するなどの工夫で、より効率的に顧客管理を行えます。
どこからでもアクセスでき、顧客情報を常に最新に保てるkintoneは、多くの有名企業でも採用されています。より効率よく顧客管理を行いたい方は、一度導入を検討してみるとよいでしょう。
kintoneの導入や運用サポートを検討されている方は、ぜひ「ペパコミ株式会社」へご相談ください。kintoneのカスタマイズに詳しいエンジニアが、貴社の業務に合わせたご提案をいたします。
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