Kintone構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
どうも！
kintone活用ちゃんねるのハルクです！今日は
「某メーカー責任者が営業管理を見える化するためのkintone導入相談
を撮影してみた」件をお届けします！
会社概要
業界：業界４位の医療メーカー
商談相手：複数支店を束ねるエリアマネージャー
ペパコミ小川（以下小川）：よろしくお願いします。
ルートセールスで利用している日報とか顧客リストのデジタル化を検討中で、
kintoneを無料体験中ということですね。
問い合わせいただいた段階での無料体験中なので、
今はもう（無料体験期間が）終わってるということですか？
商談相手 エリアマネージャーYさん（以下Yさん）：そうです。終わってしまいまして。
小川：承知しました。Yさんが責任者として今構築を進めているっていう感じですかね。
Yさん：はい。
小川：かしこまりました。
では今日は具体的にどういったことを実現していきたいかお伺いした上で、
そもそもkintoneでできるかできないかを踏まえてご提案できればと
思いますので、よろしくお願いします。
Yさん：お願いいたします。
営業活動の営業日報として使っていく中で、
既存の営業日報、ルートセールスのフォーマットがあったので、
それを利用してたのですが、弊社の業態からすると、
一日の訪問先が20件～30件あって、それぞれに歯科医院名であったり
既存か新規か、どういった商品を提案するのか、あと内容ですね。
そういった項目が1件につき横並びで複数必要なんですよ。
それをさらに20件前後分、必要になってくるので、
それを一応作ってはいたんですけど、できたはできたんですよね。
ただ、もう一つの希望として、日報と顧客台帳を連動させる、
要は日報に打ち込んだデータが自動的に台帳に反映されていく、
それをするにあたって弊社の中ではどうも分からなかったので
ソフトバンクさんを通じて、サイボウズの方と話をしていく中で、
プラグイン機能であれば可能という話を頂いて、
実際それを体験で導入してはいたんですけども、
中々データの転送設定ができなくて、結構行き詰って
体験が終わったという状況だったんです。
小川：なるほど、かしこまりました。じゃあ今その段階で止まっているということですか？
Yさん：そうですね。
小川：ちなみにプラグインはATTAZooですか？
Yさん：そうです、ATTAZooです。
小川：そうするとまず、要望としては御社の望むような「顧客台帳への反映」というのを、
日報と紐づけてやりたいというのがまず一つ目の要望という感じですか?
Yさん：はい。
小川：承知しました。他に要望ありますか、要望に関しては。
Yさん：あとは、訪問記録表といって顧客40件から50件に対して
いつ行ったかっていう一覧表をずっとアナログでやってたんですけれども、
それをkintoneでも実現可能かどうかなんですが。
小川：なるほど、かしこまりました。
1個1個細かく掘り下げていきたいと思うのですが、他はいかがですか。
Yさん：他は、現状はそうですね、訪問記録表・日報・台帳の３点です。
小川：承知しました。
ではまず日報からお伺いしたいんですけど、
小川：前提として日報を20件から30件って相当な数という感じがするんですが、
実際にkintoneでお試し体験で動かして、そこは問題なくできそうでしたか営業の人は。
Yさん：そうですね、はい。
小川：かしこまりました。顧客対象に紐づけたいと仰っていたんですが、
どんな感じで紐づけたいかというのを具体的にお伺いしてもよろしいですか。
Yさん：はい。
理想は日報の情報を紐づいたら最高だな、とかそんな感じですよね。
Yさん：はい、そうですね。
ナンバーが顧客名みたいな感じですか？
Yさん：そうです。そこに今空欄ですけど顧客名が入って。
小川：なるほど。じゃあ再現していきたいなと思うんですけど、
顧客区分というのはどんな項目が入るんですか？
Yさん：これは売上ランクによってアルファベットで振り分けられますね。
小川：なるほど。これの目的ってなんですかね。これをやる目的は。
Yさん：これは・・・
（中略）
小川：これは、上長の人が面接みたいな面談みたいなそういうことをして、来月はこうして行こうみたいな、
Yさん：はい、そうです。
小川：じゃあ毎月このデータを基に、話し合いをしてる感じですかね、営業の人と。
Yさん：毎月もしくは週単位で行っています。
小川：なるほど、かしこまりました。
①会って話ができたのか
②それとも訪問はしたが会えなかったのか
③訪問もしていないのか
という３つが分かればいいっていう感じですかね。極論言っちゃうと。
Yさん：そうですね。
小川：なるほど・・・ちなみにこの話ってサイボウズさんにされました？
Yさん：いやこれはしてないです。ここで話は止まっていました。
小川：どうしたらいけるかな・・・これ今営業の人は別で入力してるんですよね。
これもExcelに入れてるし、日報も別で入力してるんですか？
Yさん：いや、これは各自iPad持っているので、スプレッドシートで管理をしてますね。
小川：なるほど。でも日報の入力とは別で入力してるってことですよね？
Yさん：そうですね。
小川：なるほど。これは月単位でシートは違うんですか？
Yさん：1シート内にすべて横並びで１か月目2か月目3か月目、って並んでいってますね。
その都度フォーマットを挿入している感じなんですよね。
小川：なるほど。kintoneでやるとそうですね・・・一覧画面ってわかりますか？
kintoneの一覧画面って。
Yさん：いや、わからないです。
小川：kintoneでやるとするとですね、、これがkintoneの一覧画面なんですよ。
申請がいっぱい溜まってる画面のことですね。
1申請をkintoneでやると1レコードって言うんですよ。
御社で言うと1日報1レコードなんですけど、これがグーっと溜まっていくこの画面を
一覧って言うんですけど、この見え方をやるんであれば一覧画面を工夫して、
名前と、横軸何日っていう表はできるんですね。
ただ、横にずっと並べていくっていうのはExcelだからできる感じなんですね。
スプレッドシートとか。
ウインドウを固定しているので、右に長くても使えると思うんですけど、
これをkintoneでやるとなると、多分この形では無理なので、
別のやり方をする必要があるかなと思います。
だから見え方が全然変わってくるので、
優先度的にこれをどうしてもkintoneでやりたいのか、
それとも2つ目の要望出てきたので、これは最悪スプレッドシートでもいいのか
というのが結構大事になってくるかなと思うんですけど、
この辺りっていかがですか。
Yさん：そうですね。
日報もkintoneにあるので、合わせて訪問記録表も日報でっていうのが私の周りではあったんですよね。
小川：なるほど。日報にはこの○×△とか入れるんですか？
Yさん：日報には、入れるバージョンと入れないバージョンの2パターンがあるんですね。
今Excelで使ってるフォーマットが丸々kintoneでできるかどうかが分からなかったので、kintone上での設定と、、Excelの設定が違うバージョンがあるので、
どうするのかは決めてないですね。
小川：〇×△を日報にも表記するのか、訪問記録表だけでいくのか、とかですね。
まず、訪問記録表と日報を一緒にやるのであれば、
日報には入れた方がいいですね。この〇△×っていうのは。
なので訪問するときに〇×って入れてもらって、ちょっと今やってみてもいいですかね。
ドロップダウンとかでいいと思うんですけど、
なんか黒丸もあったんですけど〇△×●ですか？
Yさん：はい、そうです。
小川：黒丸はなんですか？
Yさん：黒丸は、重要な商品の商談をしたっていうことですね。
丸は雑談だったり、そういう会話をしたとかですね。
小川：なるほど。中項目は・・・
小川：そうですね、kintoneでやり方としては２つあって、
・kintoneの標準機能のグラフ分析を使ってやるか、
・プラグインでグラフがよりピボットテーブルみたいな感じで表示できるか、
要は無料でやるか有料でやるかっていうところなんですけど、
これでやるとこういう表記になるっていう感じですかね。
横軸が日付で、〇△みたいな。
なのでこれ今見えないと思うんですけど、kintone総研、、
これどっちか一個しか付かないはずなので、
〇だったら〇の所に１入るとか、そういう表記になるかなと思ってます。
ただ横にザーッと長くなると、
ウィンドウ枠の固定がExcelと違ってkintoneできないので、
右にスライドすると顧客名が消えるんですよ。
そこがちょっとどうかなっていうところですね。
Yさん：そうなってくると、訪問記録表のフォーマットを再度検討するか、
別でやるしかないんですね。
小川：そうですね。再度検討するか、もしくはこのデータを最初にExcelで出せるんですよ。
この状態で。
打ち合わせをする時に Excel を出して 、Excel を持って打ち合わせするか、ですかね。
Yさん：なるほど。
小川：毎日やるんですか、このデータをもとに打合せは。
Yさん：いや、短くても週単位ですね。毎日は必要ないですね。
小川：これってずっと横並びであるって言ってたんですけど、
1月2月3月って、そんな何ヶ月も横並びにする必要ってあるんですか。
便宜上そうやってるだけですかね。
Yさん：そうです、便宜上です。
小川：なるほど。最低でも何週間何日ぶんぐらいあればいいですか、一覧で見えるのは、直近で。
Yさん：1か月A4用紙1枚サイズで十分ですね。
小川：なるほど。個々の設定で自動的に、例えば作成日時が以降で、
今日から30日前以降ってやると、自動的に30日前からの一覧が常に作られるんですよ。
みたいな設定ができるので、こういう風に設定をしておいてあげると、
例えば直近30日間一覧っていう風に作っておいてあげると、
いつでもここをこうやって押すと直近30日間一覧って押すとバンっと出てきます。
今ちょっと出てきてないのが、さっき12月だったんでそれが原因なんですけど、
例えば今テストで1個登録すると、今日の日付なので今日のが入るはずです。
小川：こんな感じですね。これで直近30日間だけ並ぶので、
30日だとやっぱり横長になっちゃうので、
これをExcelで吐き出すってやってあげれば、
日報作ったついでに勝手にこれが出来上がるので、これでもいいような気はします。
Yさん：そうですね。
小川：どっちかっていうとこれで1回やってみて、
ちょっと違ったらまた改修をしていくとかってなるかもしれないですけど、
こんな感じでよければ、日報作ったついでに訪問記録表を作ることは可能ではあります。
Yさん：なるほど。
小川：なのでご要望の2つ目、訪問記録表に関しては、
こういう感じならっていう話にはなってしまうんですけど。いかがですかね。
Yさん：すごくわかりました。
Yさん：どちらかというと訪問記録表は最優先事項ではないので、
日報と台帳の実現は可能ということがわかったので、そこはちょっと安心しました。
で、全体的な所で70名営業がいる中で、
kintoneの組織設定っていう機能をちらっと見たんですけど、
弊社が15営業所あってそれぞれに営業が配置されてるんですけど、
自分の担当エリア以外の情報は見れないっていう設定ってできるんですか？
小川：できます。
小川：自分のエリア以外の何が見えなければいいですかね。日報ですか。
Yさん：日報もしくは台帳・・
小川：大丈夫です。顧客台帳の方には、顧客は××営業所の誰々担当だよって
入力してもらう必要があるんですけど、それをしてもらえれば可能です。
Yさん：そうなんですね。例えば、一般職の営業は1エリアしか見れないですけど、
エリアマネージャーとか責任者は複数見れるような設定も可能になるんですかね。
小川：それも大丈夫です。
なので実際にご依頼いただくときには組織図と、
そこの組織に誰が入るかっていう全体の人数とか分かるようなものも頂いて、
それを基に組織設計とアプリ構築していくっていう感じになると思います。
Yさん：なるほど。わかりました。
小川：ちょっと参考までに、うちの顧客台帳ですね。
小川：これ見せてもいいお客さんのなので見せちゃうんですけど、
下に行くとですね、さっきと同じように過去の訪問履歴みたいなのが載ってるんですね。
うちってkintoneから請求書の発行とか契約書の締結とかもしてるんですよ。
それも請求アプリとか契約締結アプリとか全部入れてるんですけど、
それやることによって下の方に行くとですね、
過去の請求履歴を見れたりとか、過去の契約管理履歴が見れたりとかするんですよ。
なので何が言いたいかって言うと、
入力する側は普通に契約管理アプリとか請求アプリとかひたすら入力するだけで、
管理者は顧客マスタさえ見れば全部の状況がわかるっていう仕組みができるんですね。
さらにうちはこの活動履歴、御社で言う日報アプリに入力したついでに
時間も入力させてるんですよ。60分みたいな。時間を入力するとですね、
この情報も顧客台帳の方に全部持って来れるので、
そうするとこのお客さんに対してどのくらい時間をかけたのかっていうのが分かる
ようになるっていうところですね。
なので工数管理ができるようになるっていう感じですね。
Yさん：はい。
小川：うちは、kintoneでサポートのコンサルもやってるので、
コンサルは当然請求したお金に対して時間換算して動くので、
それも全部請求情報もkintoneから集めてますし、
それに使った時間も日報で集めてるので、グラフ化するとこうやって
青がうちが買ってもらった時間で赤がうちが使った時間っていう比較の
対比ができたりもするんですよ。
みたいな感じで情報を集めて営業の工数管理だったりとか、
このお客さんもらってる金額の割にすごく時間かかってるよねっていうのも
見えたりはするので、
営業管理で結構やらせてもらってるんですけど、
こういったところもよく絡めてはやっているので、
このあたりも徐々に広げて行って、いろんな機能を増やしたりすることができます。
まず今日おっしゃっていただいたご要望に関しては全然問題ないので、
将来的にこういった拡張性もkintoneはあります、という参考までに。
他、何か気になる点等ございますか。
Yさん：最後が、機密保持契約に関してなんですけども
結構弊社がその辺りの情報漏洩とか厳しくて、かなり慎重になってるがゆえに、
kintoneの導入に二の足を踏んでいる状況があるんですね。
御社に弊社の情報を提供していく中で、秘密保持契約書っていうのは
弊社が準備してお渡しする流れになりますか。
小川：弊社の方でもNDA、秘密保持はありますので、こちらの方でお出しするのでも大丈夫ですし、御社のフォーマットでもどちらでも大丈夫です。
Yさん：わかりました。
小川：うちの会社、弁護士さん向けのサービスもやっていて、
結構その辺りはうるさい業界ではあるので、その辺りはご安心頂ければと思います。
Yさん：わかりました。
小川：実際に構築のご依頼頂くことになったタイミングでは、
秘密保持契約と契約書を一緒に結ばせて頂いて、そこから着手、
という感じになるかなと思います。
Yさん：わかりました。一旦弊社の中で検討させて頂いて、
またご連絡する流れでよろしいでしょうか。
小川：承知しました。
小川：簡単に費用だけお伝えした方がいいかなと思いますので。
小川：初期費用に関してですが、顧客台帳とか日報とかっていうのが、
どういうフォーマットかによって若干変わっては来るんですが、
ざっくり60万円から70万円ぐらいで見ておいていただければと、
初期費用としては。月額費用が、たぶんご存知だと思うんですけど、
kintoneのライセンス費用が1ユーザー1500円です。
あとATTAZooが必要になりますので、3000円なんですが、
これが、30ユーザーで3000円なんです。
なので70ユーザーが使うってなると、
3つ必要なので9000円っていう感じになるんですね。
この辺りご予算感的にはいかがですか。初期費用と月額に関しては。
Yさん：そこは、はい。
小川：ATTAZooも大丈夫そうですかね。9000円っていうところに関しては。
Yさん：そうですね、はい。
小川：ちなみになんですが、営業の人ってスマホですか、入力するのは。
Yさん：iPad ですね。
小川：iPadですね、承知しました。
ATTAZooがいいのかkrewDataがいいのかは結構分かれるところではあるんですけど、、
要望としては今出たものでひとまず全部ですよね。
ごめんなさい、歯切れ悪くて恐縮なんですけど、
もう1個krewDataっていうプラグインがあって、
難しいので細かい話は割愛するんですけど、これが月12,000円のプラグインで、
さっきATTAZooなら出来るって提案されたじゃないですか。
確かにATTAZooでもできるんですけど、krewDataでもできるんですよ、
同じようなことが。
krewDataは月12,000円でこれより高のに何でお薦めするかと言うと、
krewDataがあると結構いろんなことがしやすくなるんですね。
例えばアプリをまたいだ集計って、kintoneではできないんですよ。
顧客台帳と日報アプリをまたいで集計して合算するっていうことが。
基本的にアプリ内での合算とか集計しかできないので、
それができるようになるのがkrewDataなんですよ。
なので将来的な拡張を踏まえてどっちの方がいいのか、といった判断があったので。
現時点ではATTAZooでも大丈夫ですが、
将来的にこういうことやっていきたいみたいな要望があった時に、
ATTAZooよりもkrewDataの方が、もしかしたらいいかもしれない、
というのは出てきたりするんですよ。
なので要望としていかがかなと思ったんですけど。
Yさん：例を挙げると具体的にどういった集計が可能になるんですか。
小川：例えば
・合算請求書を出したりとか、
・5月1日と5月10日の請求書を5月末日で合算してまとめて出すとか、
そういったこともkrewDataでないとできなかったりしますし、
とにかくこのレコードですね、レコードを計算組んで合算して
1個のレコードにまとめるとかっていうのはkrewDataじゃないとできないんですよ。
そういったことが可能性としてあるのかなといった所ではあるんですね。
ただATTAZooも、メリットとしてATTAZooでできることってそれだけじゃないので、ATTAZooって全部で11個分入って月3000円なんですけど、
その内の１個でテーブルデータ転送があるんですが、
その内の１個で簡易検索ってみたことあります？
Yさん：いや、ないです。
小川：現時点ではこれで問題ないと思います。
Yさん：はい。
小川：なのでざっくり料金の所だけ、後でまた終わったらメールさせていただきますので。
Yさん：はい、ありがとうございます。
小川：全体を通して何か不明点とか、要望を伝え漏れていることや
わからないことあったりしますか？
Yさん：いや、ないです。
小川：大丈夫ですか、かしこまりました。
Yさん：弊社が今業界4番手でして、上に3社あるんですけど、
結構差はあるので営業人数も多いですしね。
小川：それって結構どの業界もエリアごとで分けて、
ひたすら営業の仕方としてはどんどん訪問みたいな営業スタンスなんですか。
Yさん：そうです。
あとはセミナーで集めたりとか、DMとかでエントリーで分けたりとか、
小川：そんな感じですね。なるほど。
小川：そのセミナーなども、全部例えばkintoneと連携できる Web フォームとか
あったりするので、そこからフォーム申し込みさせると、
参加者情報ってkintoneに自動で入ってくるんですよ。
そのセミナー対してどのくらい広報費をかけて集客したか
など全部やっていくと、セミナー１個に対しての広告費、かかってきた原価ですよね、
原価とそれに対して見込み客になった割合を出して、
広告対効果を計算していったりとかはされる会社さんは結構多いですね。
Yさん：なるほど。
小川：あとは営業的な分析で言うと、〇△×ってあったじゃないですか、
あれって結構定性的っていうか、定量的ではないじゃないですか。
数字的じゃないっていうか。
最初はそれが入り口でスタートしていくけど、
段々と定量的に分析をしないとわからないよねっていうところで、
全部アプローチの仕方を選択項目で区切っちゃう。
営業の手法っていうのをある程度定型化しちゃって、
一番効果的な営業が、業界向けは結構やってるんですよ。
小川：同じ業界でやってる会社さんなんかは、
営業をテンプレート化しちゃって、一番効率のいい営業手法を編み出して、
その営業手法を社内でマネジメントするみたいな感じで
やっている会社さんもいらっしゃいますね。
それはkintoneの運用をどんどん行って、初めていろんなデータが集まってくるので、
御社でいうと日報で集まってくるので、
こういう営業の方が効果的だよねっていうのが段々分かってくるので、
それをドロップダウンで選択項目化して定型化しちゃうといったことです。
そんな風に段階を経て進めていったりする会社さんはありますね、営業会社さんだと。
それをするためにkintone入れるっていうお客さんですよね、そういう場合は。
今まで紙でのなんとなくなものだったけどみたいな。
Yさん：そうですね。
小川：そういう会社は結構時間をかけて、
kintoneとにらめっこしながら作り上げていくって感じですね。
Yさん：いいですね、そういった手法も。
小川：他は大丈夫そうですか。
僕ももし面白いのあればまた共有させて頂きますが、現状そんな感じですね。
Yさん：はい、承知しました。
小川：ちなみにYさんは営業の統括されているような立場の方なんですか。
Yさん：そうですね。中四国にある3営業所のエリア責任者っていう形ですね。
小川：なるほど。今は全社のシステムを任されているって感じなんですか。
Yさん：そうですね。
あと私以外に参加予定だった2人、あと別でもう1人いるんですけど、
社内複数名で内野分けをして管理していくような感じですね。
小川：なるほど、かしこまりました。
ではまた、進展ありましたらお声がけいただければと思います。
Yさん：はい、承知しました。
小川：どうもありがとうございました。
Yさん：ありがとうございました。
小川：引き続きよろしくお願いします。失礼いたします。
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