kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです。
今日はkintone(キントーン)と、他のシステムの連携についての動画となっております。
連携する上で、こういうところは特に注意しなきゃいけないよねとか、ここはもうそもそもダメだよねとか、kintone(キントーン)構築の責任者として、竹谷の方から色々と喋っていただこうかなと思っております。
連携系は簡単そうに見えて、考えなきいないこがと多いから、そういったところを皆さんに理解していただきたいなと思って、動画にしています。
ハルク「お願いします」
竹谷「よろしくお願いします」
システムの連携時に大切なこと
竹谷「前提として、システムを連携するときに大事になることをお話します」
①なぜ連携したいのか？
②どういう流れで連携していくのか？
この２点がkintone(キントーン)とシステムを連携する際に、決めておいてほしいことです」
竹谷「”▲▲システムは、kintone(キントーン)と簡単に連携できますか?”と、聞かれるんですけど、”できますか？”という質問に対して、”何がしたくて連携をしたいのか”ということと、”どういう流れで業務を行いたいのか”というポイントを伝えてくれないと、簡単かどうかの回答がしづらいです」
ハルク「”kintone(キントーン)と連携できます！”のように、言ってるメーカーが増えたよね？」
ハルク「実際に話を聞いてみると、”CSV連携しかできない・・・” みたいな回答なんです。CSV連携も連携と言えば、連携と言ってもいいのかもしれないけれど、kintone(キントーン)と連携できますというのは、なんか全然違うなと思っています」
kintone(キントーン)とシステムを連携する際の細かいところが分からないお客様からすると、”kintone(キントーン)と連携できます”と言われると、”これとこれって連携できるんだ！じゃあなんとかなるね！”のように、絶対的な安心感を生ませてしまって、誤解をさせてしまうというのは、すごくよくあるとすごく実感している。
竹谷「実際にkintone(キントーン)と連携できるイメージというのを、もう少し持った上で聞いてもらえると、1番回答ができると思っています」
ハルク「kintone(キントーン)構築も全く同じことが言えるですが、大事なことはゴールを定義づけしないと、お話にならないよね。
kintone(キントーン)と▲▲システムを連携する目的や、何のどのデータをどうしたいのかとか、そういうところを明確に定義した上でやらないと、システム連携ってうまくいかない。
任された担当者からすると、”やっぱり、前に進みたい”という気持ちが強いから、”抽象度が高い・連携できます”という情報を鵜呑みしてしまって、 OKしたいって気持ちが働いちゃうというのもあるんだろうなと思いますが、あんまり良くない流れかなと思っています」
システム連携の種類
システムの連携の種類は4つあります。
①プラグインやコネクタが用意されている連携
②YoomなどiPaaSを活用した連携
③APIの情報が公開されているか？
④CSV連携
竹谷「まず1つ目ですが、1番簡単ですか？と聞かれて、簡単ですよと答えられるのが、プラグインやコネクタが用意されているシステム連携です。セットして使うだけで出来るので、これは簡単にできます」
竹谷「2つ目がYoomなどiPaaSと言われる、コネクタを使う連携です。これも簡単に出来るのですが、ただその知識が必要です。それにも使い方があるので、これはエンジニアとかだったら簡単と言えます。
kintone(キントーン)を使えるようになりましたぐらいの知識で言うと、簡単かと言われると”知識や勉強が必要です”というレベルです」
ハルク「kintone(キントーン) のプラグインとか、krewDataをしっかり使いこなせる人だったら、比較的簡単にできたりしますね」
竹谷「3つ目が、APIの情報が公開されていればできますという、これは開発なんです」
ハルク「よくAPIの口が開いている、開いていないという表現はこれだね。API連携が出来る・出来ないみたいな」
竹谷「そう！これはシステム上の連携は出来るのですが、その連携をするためには、先ほど言った、”どういう流れで”、” どういう情報を持っていくのか”という、ここの要件定義がすごく重要になってくるんです。だから、簡単ではないです」
ハルク「うん、そうだね」
竹谷「4つ目が、先ほどハルクも、ちらっと言った、CSV連携です。このCSVの連携は、自動ではないです。基本的には、出して入れるという手動の連携です。
①プラグインやコネクタが用意されている連携
②YoomなどiPaaSを活用した連携
③APIの情報が公開されているか？
④CSV連携
大体、この4つかなと思います」
ハルク「今のは、僕たちからのベンダー目線ではなくて、要はお客様目線で見た時の難易度順に並べた感じだね」
竹谷「そうです。ですので、”簡単ですか？”という質問に対して、今のレベルでお客様にとって、簡単かどうかということになります」
ハルク「注意が必要なのが、今ざっくり4つ挙げましたが、平たく言えば”連携できます”になるわけですよね？」
竹谷「そうです」
ハルク「じゃあ、①～④番のどれなの？みたいな話を掘り下げて、その上で”色々細かく詰めないといけない要素というのがあるから、そういったところを注意しましょうね”、というのをこれから話していくって感じですね？」
竹谷「そうです」
ハルク「連携 していく上で、ここは抑えないと、”連携したとしても、全然システムとして、うまく機能しないよ”、というのがありますね」
連携時に注意すること
竹谷「その1つが、やっぱりCSVの連携です」
ハルク「はいはい」
竹谷「CSVというのは、吐き出して取り込めばできるんですけど、 吐き出す時の仕様がすでに決まっているものとかがあります。
その形が、そのままkintone(キントーン)には取り込めなかったりすると、”1回出して、加工して入れる”という作業をするんです。
竹谷「これが簡単か？というのがあるので、CSVというのは本当に”何の項目入れますか？、どういう使い方をしますか？”というの が明確じゃないと、CSV連携はものすごいめどくさい可能性があります」
ハルク「kintone(キントーン)だと、テーブルフィールドの出し方とか、取り込みの仕方が、ちょっと特殊だったりするよね？ だから、それ用に加工しないといけなくて、加工するためには他のシステムが出したCSVデータを、マクロなどを組んで、kintone(キントーン)用に変換するのかとか、色々と考えなきゃいけないです。一言でCSV連携できると言っても、”そんなに、簡単じゃないよね”という感じですね」
ハルク「CSV連携は、どうしても1番簡単だと思われているから、”CSVを出して、取り込めいいでしょう？”のような話はあります。ルックアップに取り込む時の条件だったり、その辺りも細かく決めなきいといけないです。CSV連携は、言うほど簡単じゃないという話ですね」
竹谷「そうなんです」
連携によるマスタ問題
竹谷「次がシステムの連携による、マスター問題です。これは1つの例なんですが、例えばSFAのシステムとkintone(キントーン)が、プラグインとかコネクターを使って連携できますとして、”簡単ですね”と言うんですが、その連携がSFAからkintone(キントーン)への一方通行だったとします」
ハルク「うんうん」
竹谷「その時にSFAにも顧客マスターがあります。kintone(キントーン)の顧客マスターと連携できます。”やった！”と言うんですけど、一方通行です。そこでSFAで管理して、契約になりました。契約以降は、kintone(キントーン)で管理します。
契約中にお客様の住所が変わりました。なので、kintone(キントーン)で住所を入れ替えます。その時点でSFAに入ってる顧客データとkintone(キントーン)に入っている顧客データには、違いが出てしまうんです」
ハルク「はいはい、そうだね」
竹谷「そうそういう時には、SFAも変えますよという運用ルールであったりとか、そういったものを明確にしておかないと、気がついたらデータが違うよね、ということになっってしまうのです」
ハルク「だから、この手のやつで変えなきゃいけないのが、どこに入っているマスターを、1番に”正”とするかというのがは大事だよね。SFAに入っているマスター を正とするのであれば、新しいお客さんが発生した時には、必ずSFAに入れてからkintone(キントーン)に連携するという風にしなきゃいけないです」
ハルク「仮にkintone(キントーン)入って、それ以降に管理していったとしても、顧客情報は変わった場合は、必ずSFAの方を先に変えて、kintone(キントーン)方に反映させるようにして、どちらがマスターの”正”として使うのかというのを決める。
”じゃあ入り口は、こっちのマスターから入れるべきだよね”というように、明確に定義してあげないと、なかなか難しかったりするよね」
ハルク「こういうケースはSFAからスタートする。こういうケースはkintone(キントーン)からスタートのように運用をやってしまうと、めちゃくちゃになっちゃうから、他のシステムと連携してマスターも連携するとなった時は、決めなければいけないポイントだよね。
何を”正”とするか！どこを入り口するか！のように、した方が良いですね」
運用ルールを決める大切さ
竹谷「さらに言うと、ボタンを押せば 連携をするのか、または自動的に何かのタイミングで連携をするのかの、運用ルールを決める方が良いですね。
ここも”出来るか、出来ないか”も含めて考えておかないと、”てっきり自動だと思っていました”とか、あとは”いつのタイミングで、クリックするの？”みたいなところが曖昧だと、結果的にはデータがバラバラになっていってしまいます」
ハルク「結局、最初の4つあるうち連携プラグインとか、コネクタを使うというパターンもそうだし、iPaaSを使うにしても、APIを使うにしても、どこまでの範囲 ができるのか？
要は、「一方通行の連携しかできないのか？」、「それとも双方向間でできるのか？」という、まずは仕様のところを、きちんと理解することが大切です。
”一方通行だから、マスターの正はこっちにしてやるべき”とか、双方向だから、こういうケースはこっちで入り口にするべきだよね”とか、もしくは”基本は、こっちにするべきだよね”とか、社内の運用ルールというのを固めていきながら、システム連携の要件というのを固めていかないと、めちゃくちゃになる。
ハルク「そこが結構おろそかになっている会社が多いよね。連携するということだけ決めて、社内の運用ルールが決まっていないから、実際にシステム連携をやりたいんですと言われても、全然進まないのが、そこなんだよね。
運用フローが固まっていないから、固めてきてくださいみたいなことを、もちろん提案はするんだけど、そこで社内の運用フローを決めるのは、向こう側ですよね？
そこで結構時間かかってしまって、連携系のプロジェクトというのは、めちゃめちゃ長いという風になりがちなのはそういうことです」
竹谷「私たちとしても、”連携してください”と 言われて、言われたままにできなくはないです。ベンダーさんなんかは、そうだけどね」
ハルク「そうだけど」
竹谷「でも実際に、その形で本当に運用して良いんですか？というのを確認したくなってしまうから、結果的に長くなってしまう」
ハルク「そうだよね。あとは 細かいところで言うと、これをリアルタイムで反映させたいのか？それとも、1日、1回でいいのか？とか、そういったところも実際に表に出てきているシステム担当者さんからしたら、”まあ1日に、1回でいいですよ”となったとしても、現場からしたら”このデータは、リアルタイムじゃないと困るんだ”みたいなことがよく出てきたりします。
本当に決めなければいけないところが、細かい範囲で決めていかないと、システム連携というのは、ある程度の柔軟性が効かなくなるというところでもあるわけなので、そこを固めてからやらないといけないのですが、kintone(キントーン)は柔軟性が高いからという前提で、システム連携もそっちの同じ枠組みで入れられると、”そういうわけではないからね”ということは、皆さんがちゃんと理解しておかないと、意外とシステム連携って大変ですよと思います」
連携に関わる会社を巻き込む重要性
竹谷「私が個人的に思うのは、お客様から”kintone(キントーン)と、別のシステムを連携したいです”と言われた時に、連携先のシステムと私たちが直接、話が出来れば、話はスムーズにいきます。
”連携先のシステムと、お客様が話をする”、” お客様が私達と話をする”という形で、 出来る・出来ないというのを、お客様に橋渡しをしてもらうと、これが一番やりづらいです」
ハルク「例えばお客様がA社だとします。連携先のシステムをSATORIとしましょう。kintone(キントーン)とSATORIを連携するのに、システムをあまり詳しくないA社が間に入って取りまとめをするという行為が非常によろしくないってことだよね」
竹谷「そうそう、そうなんです。そういう時は、私たちがSATORIさんと、もちろんお客様が同席の上で、直接話をさせてください。そういう形で、出来る・出来ないというのを、話をさせてもらわないと難しいです」
ハルク「そうだね。これも実際は建築会社のやり方にもよると思っています。”基本は、そのやり方しかやりませんよ”というベンダーもいるわけじゃないですか。
責任の問題とかもあるし、お客様が主導でいろいろ聞いてくださいね。私たちは”こういう質問を投げます”みたいな場合もあるんですが、俺らはやらないよね」
ハルク「直接、SATORIさんと、会話させてください。もちろんお客さんも同席するんですが、ペパコミとSATORIさんで 連携の仕様を確認しながら、お客様に対しては、”ここはこういう仕様みたいなので、こういう風にした方がいいと思うんですけど？”と確認しながらやっていった方が、めちゃめちゃスムーズに済むよね。
そこを間にかませて、お客様を通さなきゃいけないとなると、本当にプロジェクトが長くなります。本当に認識のズレは起きるし、おすすめはしません。
僕らは”連携先のシステム会社さんに繋いでください”、”一緒にやりましょう”という風に巻き込んでやるという形がメインだし、今までの経験上で、その方がうまくいきます。
契約の関係とかもあるので、いろいろあると思うのですが、できればやっぱり同じチームなわけですから、一緒に取り組んでいくという姿勢がすごく大事ですね」
竹谷「そうなんですよ。じゃないと、連携の出来る・出来ないと、あとは運用でやらないとけないこと、もし話をしなかった場合は、SATORIさんも私たちも、ここは全部をA社さんがやるんだよね？という風に思って、作ってしまったりします。
そうすると、A社さんからしてみたら、”えっ?!これ自動でならないんですか?”、みたいなことが 起きるので、やっぱり3社が一緒にやるというのが1番大事です」
ハルク「そうだね、実際に細かく詰めていくと、例えば連携のプラグ インとかあったとしても、”ここは連携できないんですね”とか、”これはこのフィールドで固定なんですね”、”ここはリアルタイムじゃないんですね”のように、すごく細かいところが出てくるんです。これを毎回、A社を介在してやり取りすると、全然話が進まない。
ハルク「もう一緒くたのところで、一気にそこを詰めて、”こういう仕様らしいですよ、A社さん。そしたらこちらの方がいいんじゃないですか？”って話が、やっぱり出来るわけです。
先ほどの繰り返しになっちゃうけど、そこはやっぱり連携先は全部まとめて、ひっくるめてやるというのが、僕らはいいんじゃないかなと思ってやっています。
ただこれが正解だって、言っているわけではありません。もちろんさっき言ったように、会社さんによっては、それをやりたくないって会社さんもいますし、それはそれで正解だと思うんですよ。なので、あくまで僕らはそういうスタンスでやっていますよという感じです」
ハルク「僕ら(ペパコミ)に連携の相談とかがある場合は、その辺りを巻き込むという前提で、問い合せいただいた方がいいかなと思います。基本的にやっぱり連携先(会社)さんも一緒に巻き込んでやらせてもらえない場合は、あんまりペパコミでは受けていないよね。
ペパコミではお断りしているかもしれないです。経験上、うまくいかないケースもあるんです。もちろん、うまくいくケースもあります。うまくいくんだけど、長くなるし、お客様がダレてくるんですよ。そういった、いろんなリスクがあるので、基本的にはやっぱり巻き込ので、一緒にやっていくというとこです」
連携先の会社も、kintone(キントーン)のことをとても詳しいところもあれば、全く詳しくない人もいるから、kintone(キントーン)の認識も合わせてかないといけないので、連携先の方も詳しくなければ、kintone(キントーン)の教育もしなきゃいけない。
kintone(キントーン)の知識レベルの要素も入ってくるから、できれば巻き込んだ 方がいいんじゃないかなという話ですよね」
今回の動画のまとめ
竹谷「システム連携は簡単にできるよ、という言葉に惑わされないで、”なぜ連携したいのか”、”どういう業務フローで連携したいと思っているのか”というイメージをまず合わせるところから前提に、連携が出来る・出来ないというのを聞いてもらえたら良いと思います」
ハルク「簡単にまとめていこうかなと思います。大きく3つです。
①システム連携する方法の種類と連携の注意点
②どのマスタを”正”とするかなどの、運用ルールを決める大切さ
③連携先の会社さんも一緒に巻き込んで、要件を合わせる
1つ目がkintone(キントーン)と、連携する方法の種類についてです。
2つ目が連携する上で大事な考え方として、マスターはどちらを”正”とするのか？どこを入り口とするのか、ということをまず決めましょう。
3つ目に関しては、連携 する上でkintone(キントーン)のベンダーと連携先の会社さんも巻き込んで、要件を合わせた方がやりやすいと思っているし、僕たち(ペパコミ)ではそういうやり方でやっていますという、大きく3つについてお話をさせていただきました」
ハルク「今日はわりと抽象度の高い話だし、割と個別具体的な話を例に話をさせてもらったんですけど、今のケースは、ほんの一例であって、こういった細かいところを詰めていかないと、連携はできないよというところはたくさんあります。
ここで言いたいことは、”連携できるよと、言葉だけ鵜呑みにするんじゃなくて、考えなくちゃいけないこといっぱいあるんだよ”ということは、皆さんに理解してもらった方がいいんじゃないかなと思っております。
特にこれを見ている担当者さんは、”連携できる”という言葉だけを聞いて、上司に連携の話を上げて、いざできなかったら、怒られちゃったりすると思うので、こういったところもちゃんと詰めて、確認していきましょうという動画でした」
そういうことで、本日の動画は以上となります。
これからもkintone(キントーン)の役立つ情報を発発信していきます。
チャンネル登録をお待ちしております。
本日もありがとうございました。
また次回もお会いしましょう！バイバイ！
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