kintoneの活用を検討している企業にとって、煩雑なチェック項目や進捗管理は大きな課題になることがあります。
特に、士業のように顧客から様々な手続きを代行する業務では、手続きごとに決まったチェック項目や必要な書類が存在し、それらの管理が業務の複雑さを増してしまうため、業務の効率化は喫緊の課題といえます。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneでチェック項目管理の課題を解決
多くの企業では、業務に慣れている担当者であれば必要な書類や手続きを把握できています。
しかし、そうではない場合、一つ一つの指示に手間が掛かり、全体の業務に非効率が生じる可能性があります。
kintoneを導入することで、このような課題を解決し、業務を円滑に進められます。
士業におけるチェック項目管理の課題
士業の業務では、顧客から依頼された手続きの種類によって、必要なチェック項目や書類が細かく決まっています。
例えば、社員の退職手続き一つをとっても、労働時間に応じて必要な項目が変わるようなケースもあります。
これらを業務に慣れていない担当者が適切に管理するには、常に指示を出す必要があり、担当者の負担が増すだけでなく、業務全体の遅延にも繋がりかねません。
kintoneを活用した課題解決のポイント
まず、一覧画面からでも確認や編集を可能にする点です。これにより、レコードの詳細画面を開かずとも、一覧で全体の進捗状況を把握し、必要に応じて直接編集できます。
次に、手続きを選択すると、その手続きに必要なチェック項目や確認書類の名称が、テーブルの行に自動で登録される点です。
これにより、入力の手間を省き、漏れのないチェック項目管理が実現します。
kintoneアプリによるチェック項目管理デモ詳細
具体的なkintoneアプリのデモを通して、どのようにチェック項目管理を簡素化し、業務効率を向上させるのかを解説します。
手続き準備管理アプリの概要
今回紹介するアプリの名称は「士業と手続き準備管理」です。
このアプリは、顧客から依頼があった際に、作業を依頼する士業の担当者が顧客情報を入力し、ルックアップ機能を活用して手続きの種類を検索できる機能を持っています。
例えば、「退職」とキーワードを入力すると、退職時に必要な手続きの一覧が表示されます。
この中から今回の対象者に必要な手続きを選択すると、テーブル内に必要な項目が自動で登録されます。
マスタアプリとの連携で自動登録を実現
前述のテーブルへの自動登録は、プラグインを活用して実現しています。
これは、ルックアップフィールドで参照したマスタアプリの情報をコピーする設定によるものです。
マスタアプリは「士業と手続き項目マスタ」という名称で、手続きの種類とそれに必要な書類をマスタデータとして保持しています。
このマスタアプリに登録された情報が、「士業と手続き準備管理」アプリで検索を掛けることで、テーブル内に自動で入力されます。この機能はkintoneの標準機能では出来ないため、業務の効率化に大きく貢献する点です。
士業の業務では、特定の手続きに対して必要な項目が定型化されている場合が多く、マスタデータとして持つことで、その情報を自動で取り込み、進捗管理を行うことが可能になるためです。
一覧画面での進捗状況可視化と編集
通常のkintoneの一覧画面では、テーブル内の項目を確認するためには、表示ボタンを押してレコードの詳細画面を開く必要があります。
これでは、何が揃っていて何が揃っていないのかを一覧で確認しづらいという課題があります。そこで今回のアプリでは、一覧画面でも確認が出来るよう設定しました。
例えば、「未完了一覧」では、まだ完了していない手続きが表示されます。さらに、進捗状況を視覚的に把握できるよう、色分けを行っています。
| 黒色 | 期日が過ぎているにもかかわらず、手続きが完了していない状態 |
| 黄色 | 必要な書類や確認事項がまだ揃っていない状態 |
| 赤色 | 書類は全て揃っているものの、まだ手続きが完了していない状態 |
これらの色分けにより、担当者は一目で現在の状況を把握できます。
また、このアプリは一覧画面から直接編集ができる点も大きな特長です。
例えば、黄色で表示されていた雇用契約書が届いた場合、一覧画面上でステータスを変更すると、色が消え、画面をリロードすると赤い表示に変わります。そして、手続きが完了すれば、全ての色が消える仕組みです。
これは「テーブル一括編集」というプラグインによって実現しており、大幅な作業効率化に繋がります。
多様な一覧表示で業務を明確化
未完了一覧だけでなく、このアプリでは多様な一覧表示を作成できます。例えば、手続きが完了したものを表示する「完了一覧」があります。
その他にも、社会保険の手続きのように期日が決まっているものが多い士業の業務特性に合わせて、「今週中に期日がある手続き」だけを絞り込んだ一覧や、「手続きが可能で、かつまだ手続きがされていないもの」を即座に確認できる一覧も作成できます。
このように、一覧機能を上手く活用することで、担当者が誰かに確認することなく、kintoneを見るだけで自分の仕事の内容や優先順位を把握できるような状況を作り出すことができます。
kintoneを活用したチェック項目の作成にお悩みの方はぜひご相談ください
kintoneを活用することで、士業の煩雑なチェック項目管理をシンプルにし、業務の透明性と効率を大幅に向上させることが可能です。
特に、マスタアプリとの連携による自動登録機能や、一覧画面での視覚的な進捗管理、そして直接編集できる機能は、日々の業務負担を軽減し、担当者が自分の仕事状況を自律的に把握することを可能にします。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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