普段の業務を効率化しようと考えている方で、以下のようなお悩みはありませんか？
「業務効率化を進めたいが、よいアイデアが思いつかない」
「具体的な方法や、他社で成功しているツールを知りたい」
本記事では、業務効率化を成功させるための具体的な5つのアイデアや、実際に業務改善を成し遂げた企業の成功事例などを分かりやすく解説します。
業務効率化を進めていきたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、kintoneを使用した業務効率化に関して個別の相談をご希望なら、ペパコミ株式会社へお任せください。
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業務効率化を成功させる5つのアイデア
ここでは、業務効率化を成功させる5つのアイデアを紹介します。
- 不要な業務を削減する
- ペーパーレス化を進める
- AI・オンラインツールを導入する
- 業務をマニュアル化する
- データベースを一元管理する
自社の状況に合わせて、取り入れやすいものから検討してみてください。
不要な業務を削減する
業務効率化の第一歩は、「不要な業務」を減らしていく作業です。投じている時間や労力に見合う成果が出ていない業務などは、思い切って削減しましょう。稟議や申請などの社内手続きも、本当に必要なステップか見直す価値があります。
業務を削減するときは、「この業務の本来の目的は何か」「この業務をやめた場合、生産性にどのような影響があるか」の2つの視点での判断が欠かせません。
目的と影響を明確にすると、必要な業務まで削ってしまうリスクを避けられます。
目的が曖昧な業務や、なくても影響が少ない業務を見つけ出し、従業員が本来集中すべき価値の高い仕事に時間を使える環境を整えましょう。
ペーパーレス化を進める
書類を電子化してクラウドで管理すると、紙を使わない運用が進み、業務の流れがスムーズになります。紙の書類を探す手間がなくなり、情報共有もより円滑になるでしょう。
電子化された文書は、ファイル名だけでなく、ファイル内の文字で検索できるため、必要な情報へ瞬時にアクセス可能です。
また、物理的な保管スペースが不要になるのはもちろん、紙代や印刷代などのコストも削減できます。場所を選ばずに必要な情報にアクセスできるため、テレワークの導入や多様な働き方の推進にもつながります。
AI・オンラインツールを導入する
近年進化を続けるAIやオンラインツールは、作業の手間を減らし、業務を進めやすくしてくれます。SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールを導入すれば、場所を問わず迅速な情報共有が可能です。
また、クラウドに保存した契約書の種類や項目をAI-OCRが自動で読み取り、契約台帳を作成してくれるようなツールも登場しています。
上記の技術を活用すれば、これまで人間が時間をかけて行っていた単純作業から解放され、より創造的な業務に集中できるでしょう。
オンラインツールのkintoneに関して詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：【2025年7月最新】kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
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業務をマニュアル化する
業務の手順やルールをマニュアルにまとめておくと、担当者が変わっても作業が偏らず、品質を安定させやすくなります。「あの人でなければこの仕事は分からない」のような状況は、担当者の不在時に業務が滞るリスクを抱えています。
マニュアルを作成する際は、専門用語を避け、図や表を多く用いるなど、誰が読んでも理解しやすいように工夫するのが大切です。
新入社員や他部署の従業員でも、マニュアルを読めばすぐに業務に取り組める状態が理想でしょう。
上記により、教育にかかる時間も短縮でき、組織全体の生産性向上につながります。
データベースを一元管理する
顧客情報や過去の取引履歴などは、会社にとって大切な財産です。
上記のデータを特定の部署や個人だけで管理するのではなく、全社で共有できるデータベースとして一元管理しましょう。必要な情報を必要なときに誰でも取り出せる環境があると、業務の進行がスムーズです。
顧客からの問い合わせに対して、担当部署でなくてもデータベースを参照すれば一次対応が可能です。
上記により、顧客を待たせる時間が短縮され、顧客満足度の向上にもつながります。部門の垣根を越えた情報共有が、組織全体の対応力を高めます。
業務効率化を実施するメリットとは？
業務効率化に取り組むことで、企業は多くのメリットを得られます。
- 残業や休日出勤の削減による従業員の負担軽減
- 業務プロセス改善によるコスト削減
- 従業員満足度の向上による人材定着
まず、無駄な作業が減ることで残業時間や休日出勤が削減され、従業員の負担が軽減されます。上記により、仕事へのモチベーションが向上し、働きやすい環境が生まれるでしょう。
また、業務プロセスが洗練されると、人件費や経費などのコストが削減され、企業の利益率向上に直接貢献します。従業員にとって働きやすい環境は、優秀な人材の定着にもつながります。
従業員満足度が高まることで離職率が低下し、採用や教育にかかるコストを抑制できる好循環が生まれるでしょう。
業務効率化を図るためのプロセス【5STEP】
ここでは業務効率化を進めるための5つのステップを紹介します。
- 現状の業務を見える化する
- 業務の全体像から課題を明確にする
- 業務改善のゴールを設定する
- 計画に基づいて業務改善策を実行する
- 効果を検証し改善する
上記のステップを理解しておくと、効率的に課題を見つけ、改善策を実行しやすくなります。
1.現状の業務を見える化する
業務改善を進めるには、まず現在の状況をしっかり把握しましょう。「いつ、どこで、誰が、どのような方法で」仕事をしているのかを客観的に洗い出します。
上記のプロセスを「業務の見える化」と呼びます。
業務の流れを図で示すフローチャートを作成したり、各作業にかかる時間を記録したりする方法が有効です。
担当者へのヒアリングも大切ですが、思い込みや勘違いもあるため、客観的なデータと合わせて分析します。まずは今の状況を正しく理解するのが、改善につなげるための第一歩です。
2.業務の全体像から課題を明確にする
業務の全体像が見える化できたら、次に「課題」を探し出します。課題を発見するには、担当者に直接ヒアリングして困っている点を聞き出したり、「あるべき理想の状態」から逆算してギャップを見つけたりする方法があります。
各作業にかかる時間や処理件数を数値で把握し、特定の工程や担当者に負荷が集中していないかを確認しましょう。
本来の目的から逸れた付随的な作業に多くの時間が割かれている場合、生産性を低下させる原因になっている場合があります。
3.業務改善のゴールを設定する
発見した課題の中から影響が大きく、改善効果が高いものに優先順位をつけ具体的な「ゴール」を設定します。「何のために改善するのか」「どのような状態を目指すのか」を明確にすれば、改善活動の方向性が定まります。
「請求書作成にかかる時間を月20時間削減する」のような、具体的で測定可能なゴールを設定しましょう。ゴールが曖昧だと、改善策も的外れなものになりがちです。
設定したゴールは関係者全員で共有し、同じ方向を目指す意識を持つようにすれば、プロジェクトを成功へとつなげやすくなります。
4.計画に基づいて業務改善策を実行する
ゴールが設定できたら、目標へ到達するための具体的な計画を立てて実行に移します。計画を立てる際は、「誰が、いつまでに、何をするのか」を明確にした実行スケジュールを作成しましょう。
計画通りに改善策を実行した後は、必ず効果を測定します。
「作業時間が目標通りに削減できたか」「ミスの発生件数は減ったか」などを数値で確認し、設定したゴールに対する達成度を評価します。
もし進捗が思うように進まない場合は、原因をしっかり分析し、状況に合わせて計画を見直しながら進めるのが大切です。
5.効果を検証し改善する
業務改善は、一度実行して終わりではありません。実施した施策の効果を検証し、さらなる改善につなげる「PDCAサイクル」を回し続ける作業が必要です。
施策が目標達成にどれだけ貢献したかをデータで客観的に評価し、成果を明らかにします。一度の改善で満足せず、検証結果を基に次の改善計画を立てると、長期的に成果を持続させる仕組みが作れます。
また、効果が薄い施策は早期に見直すと、無駄なリソースの消費を防ぎ、費用対効果の高い活動に集中できるでしょう。
kintoneを使った業務効率化に関して相談をご希望の場合は、ペパコミ株式会社にぜひお任せください。
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業務効率化に成功した企業の事例3選
ここでは、実際に業務効率化に成功した企業の事例を3つ紹介します。
- 京屋染物店 | 社員の働きやすい環境を確立
- 日清食品ホールディングス | スピーディにペーパーレス化を実現
- エネチェンジ | kintone導入で法人案件15倍に増加
具体的な課題と、どのように解決したのかを見ていきましょう。
京屋染物店｜社員の働きやすい環境を確立
創業100年を超える老舗の京屋染物店は、注文の納期や工程の進捗状況が把握しづらい課題を抱えていました。
業務改善プラットフォーム「kintone」を導入し、顧客台帳や受注管理、販売管理などの業務アプリを構築しました。
従業員はタブレット端末からいつでもリアルタイムで業務進捗を可視化できるようになっています。結果として、繁忙期の売上は例年の1.5倍、創業以来最高の売上を達成しました。
日清食品ホールディングス｜スピーディにペーパーレス化を実現
日清食品ホールディングスでは、生産性向上を目指す中で、社内に数多く残る紙ベースの業務が課題でした。
時間のかかる申請承認業務や回覧を効率化するため、「kintone」を導入しました。Excelで行っていたプロセス管理などをkintone上に移行しています。
上記の取り組みは、経営層からだけでなく現場からも逆提案が挙がるほど浸透し、全社的な業務改善の仕組みとして認知されています。
エネチェンジ｜kintone導入で法人案件15倍に増加
エネチェンジ株式会社では、数千件の顧客情報をExcelで管理していましたが、データが重く更新しづらいため、顧客への連絡漏れが発生していました。
「kintone」を導入し、顧客管理を一元化。導入後は、誰がいつ顧客と連絡を取ったかが一目でわかるようになり、状況は改善しています。
上記により、問い合わせへの迅速な対応が可能となり、法人案件数は15倍に増加しました。
業務効率化をスムーズに実行するなら「ペパコミ株式会社」へご相談ください
本記事では、業務効率化を成功させるための具体的な5つのアイデアと、実行するための5つのプロセス、そして実際の成功事例を紹介しました。
不要な業務の削減やペーパーレス化を進めると、従業員のモチベーション向上や企業の利益拡大など、多くのメリットが期待できます。
本記事を参考に、社内の業務効率化を進めるきっかけにしてください。
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