元自治体職員歴10年でkintoneに携わってきましたので今回は自治体のkintone活用事例をご紹介します。
自治体には10年、自治体の受託組織には6年の経験があり、実務でkintoneを一人で導入から内製まで取り組んだ経験があります。
今回は、「自治体のkintone事業例」を4回に分けて、ご紹介します。
自治体のkintone事業例 40選（順不同）
25 他の自治体との連携・市町村支援事業（都道府県の市町村支援部門）
【旧来の状況】
広域行政※など、都道府県や市町村の枠を超えた連携を行う業務の場合、市町村との間で行われる行政文書のやり取りが活発に行われます。
※ 広域行政
広域的な取組を進める方法としては、複数の市町村が合体して一つの市町村として取り組む市町村合併と、個々の市町村はそのままで連携調整して取り組む広域行政があります。
【kintone化した場合】
ある県で、kintoneにて情報共有基盤を整備しました。以前なら、情報がEメールで一方通行に流れていましたが、業務の円滑化のみならず、県と市町村が相互に議論できる風土も育っています。
26 地域包括支援センター※（地域包括支援部門）
【旧来の状況】
市役所や地域包括支援センターからケアマネへの連絡は、電話、文書の郵送、FAX、月次のケアマネ会が全てで、連絡の時間や手間が多くかかっていました。しかし、地域包括支援センター業務の性質上、保健所、警察、消防、調剤薬局など幅広い組織や職種が連携が必要です。
【kintone化した場合】
職種をまたぐ全ユーザーでkintoneを活用する例があります。アプリには「ショート空き情報」など目的に応じて作成し、必要な情報がすぐにオンライで入手できるようになりました。
例えば、ショートステイ先を探すために、電話を片っ端からかける必要はなくなり、カレンダービューで一目で確認できるようになりました。
※ 地域包括支援センター：
市町村が設置主体となり、保健師・社会福祉士・主任介護支援専門員等を配置して、３職種のチームアプローチにより、住民の健康の保持及び生活の安定のために必要な援助を行うことにより、その保健医療の向上及び福祉の増進を包括的に支援することを目的とする施設です。
主な業務は、介護予防支援及び包括的支援事業（①介護予防ケアマネジメント業務、②総合相談支援業務、③権利擁護業務、④包括的・継続的ケアマネジメント支援業務）で、制度横断的な連携ネットワークを構築して実施します。
27 照会・回答（総務部門）
【旧来の状況】
行政の「照会・回答」は、例えば、ある課から全課に照会（平易な表現でいえばアンケート）で、回答をする仕組みを言います。
照会を行う側は、Excelで回答用紙を作成し、各課にメールします。
照会文書が届いた各課は、回答用紙に回答を入力し、決裁を得て、回答します。
照会を行う側の部署は、集計を行います。チリも積もれば山となる感じの業務量です。
【kintone化した場合】
各課にkintoneのフォームから照会業務の回答をするよう依頼します。
すると、各課は、kintone上で回答を作成し、決裁が降りたらフォームを送信できます。
提出されたフォームのデータはそのままkintone上に自動登録され、転記や集計作業は不要です。
28 監査業務（監査部門・福祉部門など）
【旧来の状況】
監査の方法は多数ありますが、福祉部門の事例です。
監査報告を手書きで作成していました。
監査の指摘事項を根拠となる法令の例文集をそのたびに追記が必要です。
【kintone化した場合】
指摘の根拠になる「法令文」を、事前にkintoneのアプリに登録できれば、資料作成時に引用して追記できます。
29 消耗品・備品管理（総務部門）
【旧来の状況】
自治体でも、「備品」「消耗品」を別に管理しています。違いは、物品の取得価額と耐用年数で、各自治体の条例に具体的な根拠があります。備品は一定期間使用できるある程度金額のかかるものを指し、消耗品は、比較的使用期間の短い少額のものを指します。
自治体の場合、備品はシステム化されて管理されております。ボールペンやホチキス等の消耗品の払い出しは、紙台帳等で管理する場合も多かったかもしれません。
【kintone化した場合】
まず、備品に関しては、既存のシステムから変更する場合、データの移行にかかる経費負担はありますが、その後の運用段階では、kintone化するメリットがあります。
拡張機能のフロアマッププラグイン（あっとクリエーション株式会社）などで、フロアマップ上で確認できます。本庁舎のみならず、自治体が管理する公園内の事務所などでも活用できるのではないでしょうか。
また、既出の拡張機能のプリントクリエイター（トヨクモ株式会社）からはバーコードを生成することができます。例えば、備品には「避難用品」も含まれていると思いますので、災害や引っ越しの際に情報を集約できれば、非常にスムーズになるでしょう。
消耗品についても、kintoneと既出の拡張機能のフォームブリッジを活用できます。各職員が消耗品を使用した際に、入力フォーム（QRコードなども可）に入力してもらいます。消耗品を管理する側にとって、在庫数や発注時期の目安もオンタイムで行えます。
30 人事異動の希望調査（人事部門）
【旧来の状況】
人事異動の希望を人事部門が調査するとき、「自己申告書」や「意向調査」と呼ばれる調査票を、一人ひとりに配られます。A4両面で、希望の部署や自由記載欄（人事に関して配慮してほしいこと）を書くのがメインです。
個人的な経験では、OCR用紙で、使用済み封筒に入れ、テープとホッチキスで厳重？にして、人事課のボックスに直接入れたのが思い出です。
※手書きやPDFに書かれている文字を、機器で読みとり、デジタルに変換する技術です。
近年では、AIで飛躍的に精度向上した「AI-OCR」の活用が進んでいます。
【kintone化した場合】
kintone上に人事部門用の閉鎖的なスペースをつくり、そのなかにアプリを生成します。
全職員の名簿のアプリを生成し、既出の拡張機能のkViewerでマイページビューの機能を使い、フォームブリッジと連携させてフォームから入力してもらい管理する方法もあります。
kintoneの拡張機能は他にも、株式会社ソニックガーデンから提供されている「じぶんページ」「じぶんフォーム」という製品もございますので、セキュリティの観点で選んでみるのもいいかもしれません。
31 電子決裁（文書管理部門）
【旧来の状況】
文書管理システムを入れていても、電子決裁の機能を有効活用できているとは言い難いかもしれません。例えば、起案文書の書き換えや、添付資料の差し替えがあり、紙で打ち出し、紙で回議も併用しているケースもあります。また、MicrosoftWordに入力して回議しているケースもあります。
【kintone化した場合】
電子決裁機能に関しては、以下の3通りの考え方ができると思います。
① kintoneのプロセス管理を使用する。
kintoneのプロセス管理機能は2024年4月のアップデートで、フローがわかりやすくなったので、kintoneを決裁システムを使うことも有効かもしれません。
また、紙での出力も併用する場合は、既出のプリントクリエイターや、レポトン（株式会社ソウルウェア）があります。前者は庁内のみならず、kintoneアカウントがない市民が使う場合にも活用でき、後者はkintoneのアカウントがある人だけで完結する業務の場合など、それぞれ定評があります。
②「Collaboflow（コラボフロー・株式会社コラボスタイル）」のように、kintoneと連携できる決裁システムを導入する。
③ グループウェア（Garoonなど）上の決裁機能であるワークフロー機能を使う。
今使っているグループウェアに決裁機能があれば、そちらを有効活用することも可能かもしれません。上述したコラボフローは、Garoonとも連携できる決裁システムです。
④ Garoonとkintoneの連携の進展を期待して待つ。
Garoonとkintoneの連携は近年、強まっていますので、進展の情報収集も、ひとつの手かもしれません。
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| 執筆 ぴょん＠ノーコード事務員
元自治体職員でkintoneが大好きです。 自治体には10年、自治体業務の受託機関には6年の経験があり、実務でkintoneを一人で導入から内製まで取り組んだ経験があります。 |
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