今回は、「自治体のkintone予算獲得までのスケジュール」を共有させていただきたく、記事を執筆させていただきます。
kintoneと自治体業務とは
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。
自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。
さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。
自治体でキントーンを活用する際に予算獲得するまでの期間
１.新規事業の企画から実施まで、最低でも２年
民間企業や、入庁したばかりの職員の方には驚かれるかもしれませんが、行政では、kintone導入や活用、研修などの取り組みは、企画から実施までに2〜3年かかります。
理由は、大きく分けて3つあります。
① 一年近くかかる予算案の可決までの流れ
大まかな流れは次のとおりです、
- ５～６月 予算作成
- ８～９月 財務部での査定
- 翌年１月～２月 予算案可決
- 翌年４月以降 事業実施へ
② 2年から5年のペースで行われる人事異動
着任早々、課内やか係内、グループ内で発案するには、「業務を知らないのに？」と、煙たがられることもあります。
となれば自ずと、スタートは、その部署に配属して2年目になってしまうかもしれません。
③デジタルに抵抗感や変化を嫌がるタイプの上役についてしまう
管理職もまた、異動は頻繁です。
そのため、デジタルや変化に抵抗感の強い上司に当たることも少なくありません。
２.庁内・議会で納得してもらう人の人数は数十人にわたる
自治体では、取り組みにＯＫをだす決裁権者は、決裁規定で定まっています。規定では、内容の重さが主な軸に、「最重要案件は首長、重要事項は部長、その他は課長」といった感じです。
しかも、決裁権者だけに理解してもらえばいいわけではありません。決裁権者までのプロセスにいる部長、副部長、課長、課長補佐、係長やグループリーダーにもそれぞれ理解してもらう必要があります。
特に大変なのは、取り組みを説明する相手の知識や理解力は異なる点でしょう。
さらに、財務部の査定があります。ときおり、自治体によっては、各社の製品や経費の研究が冴えている財務部の担当がいます。手強い相手かもしれません。
ほかに、システム部門の合議もあるかもしれません。なるべく、予め、進めようとしている取り組みに意見をもらっておくといいと思います。
実際に負担に感じるかもしれませんが、税金を使うことの重さとも言えるかもしれませんので、がんばってください。
３.予算獲得に強い「提案資料」をつくる
自分の取り組みの提案であったとしても、担当者自身ではなく、課長や係長、グループリーダーが説明する場合があります。
例えば、幹部の集まる会議や議員への説明の場では、他の案件とまとめて説明することもあります。担当者としては、少し歯がゆい場面かもしれません。
そうした状況下で、取り組みを推進する場合、「わかりやすい提案資料」こそ、代弁してくれます。
ですので、提案資料づくりは、重要です。〈提案資料の項目の一例〉※詳細は次項へ
４.行政視察で議員が話を持ってくる前に自分が挑戦したほうがいい
いま、kintoneの自治体事例は、各自治体の議員の視察先に選ばれています。
例えば、「kintone 視察」と検索すると、様々な自治体の議員団の視察報告がたくさん表示されます。
kintoneのエコシステムの仕組みを明快に理解していない場合、理解不足のまま提案することもあるかもしれません。
色々な議員さんがいますので、売り込まれたパートナー企業名も一社に特定して情報提供する方もいるかもしれません。
あとで説明しますが、パートナー会社の選定は、成果に直結します。ですので、広い視野で、必ず公平に判断していただきたいです。
反対に、本気で提案なさりたい議員の皆さんは、kintoneの仕組みを理解したうえで、無料版で手を動かして試してみての発信ですと自治体の力になるはずです。
余談になりますが、選挙のときにkintoneと地図の拡張機能を活用する議員事務所の事例もあるようですので、議員さんご自身にも役立つかもしれません。
５.あらかじめ、パートナー企業に理解してもらう行政のルール
パートナー企業に予め知ってもらうこととして、随意契約や、最初から、個別の企業を特定して話を進めることはNGです。
他にも、議員・職員の紹介で特定の企業に決めることもできません。
失礼にならない表現で、誤解を招く言動は慎んでもらうよう、NG事項を予め伝えておきましょう。
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この記事を読んで迷っている担当者の皆さんの力になります。
| 執筆 ぴょん＠ノーコードに勤しむ事務員
元自治体職員でkintone好きです。 |
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