kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
サポートの仕事のひとつに「ドキュトーン設定」を行っています。
ドキュトーンはkintoneからExcel・Word・PowerPointを
出力することができる上に月980円/1ID(5ID～契約可能）のため
とてもコスパの良いプラグインです。
なぜそんなにコスパが良いのにあまり広まっていないのか
その理由も含めてドキュトーンを説明させてもらいます。
ドキュトーンを使うメリット
１．Excel・Word・PowerPointが出力できる
kintoneから帳票出力できるプラグインはいくつかあります。
その中でも一番安く使えて、Excel・Word・PowerPointが出力できるのは
それだけでかなりメリットはあると思っています。
PDF出力が必要である会社さんは別にして、
ほとんどの会社さんが、何らかの帳票をExcel・Wordで使用しています。
特に士業の場合、手続きに必要な資料がWordであることも多いです。
ある弁護士事務所のお客様は「案件情報」が入っているアプリに
「期日請書」「証拠説明書」「訴状」「答弁書」「控訴状」など
裁判に必要となる書類がすべてワンクリックで出力されるようにしています。
内容がほとんど同じの定型文に「原告」「被告」「日付」など
kintoneに入力されている内容が反映されるので、
帳票作成する手間がほとんどなくなります。
ペパコミでも、kintoneやプラグインの発注に
それぞれの会社さんの申請書が違うため、
全てドキュトーン出力の設定をして、ボタンひとつで
申請書ができるようにしてあります。
とても便利です。
２．出力してから変更ができる
枠の幅を少し変更して整えたり、
まれにある追記事項をつけたしたりすることも可能なので、
kintoneのアプリ設定にすべてを依存する必要がありません。
PDFで提出する場合は、普通にPDF変換で対応できます。
３．関連レコード表示してあるものも設定可能
プリントクリエイターで「アプリ連携」、
レポトンで「関連レコード設定」ができるのと同じように
ドキュトーンでも「関連レコード」で表示されている内容を
帳票に出力設定することができます。
5ID～が最低契約数となるので、月4900円はかかりますが、
月4,900円で関連レコードまで表示できるのはコスパが良いです。
ドキュトーンのデメリット
１．設定が覚えるまでは難しい
あと大きなデメリットは「使い慣れるまで少し難しい」です。
プリントクリエイターやレポトンは、使い方をみなくても
だいたいの設定方法は画面をみればわかるため、使いやすいです。
それに比べるとドキュトーンは難しいです。
私も最初、覚えるまでは途中で断念したくなる瞬間がありました。
覚えてしまえばなんてことないのですが、
最初に取り組むときには、zoomなどでレクチャーしてもらうなど
画面の動きを見ながらでないと、難しいと思います。
２．テーブル・関連レコードはどれかひとつしか設定できない
ドキュトーンは株式会社オプロが販売している「オプロアーツ」の
一部を切り離した形のプラグインです。
そのため、できることが限られていて、
そのひとつがテーブルや関連レコード表示に関しては
アプリレコードに設定されてある中から一つしか設定できません。
オプロアーツはそのような制限はないので、
グレードアップすれは可能となるのですが、
その場合は費用が月34,000円～となるため、ハードルが一気に上がります。
最初はドキュトーンから始めて、
様々なところが効率化され、システム利用料に
予算をかけることができるようになったら
オプロアーツにグレードアップという流れでも良いかもしれないですね。
まとめ
設定する手間で判断するとドキュトーンはオススメしづらくなります。
私はサポートでドキュトーン設定をしているため、
忘れることもありませんし、慣れているので良いですが、
社内で、たまにしか設定しないとなると
たぶん「あれ？どうやるんだっけ？」となってしまうことは想像できます。
逆にいうと、そこさえクリアできるのであれば
最初に帳票出力として導入するプラグインとしては
ドキュトーンはとてもオススメです。
現状、Excel・Wordで作成している帳票が多い会社さんがほとんどです。
kintone導入を決めて、しっかりと使い込んでいきたいと思ったときに
情報をkintoneに集める仕組みを作ることが大切です。
帳票をkintoneから作れるとなれば、kintoneに情報を入力するという流れになるため、
kintoneを使うことが進むし、慣れも早いです。
今、行っている作業を少しでも簡単にできると良いですよね！
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