kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
今日も「マスタ」のないkintoneに出会いました。
アプリは30個以上あり、日々各部署で使われているのですが、
取引先のマスタがないんです。
最近は驚かなくなりましたが、正直あまり良いことだとは思っていません。
なぜマスタがないと良くないと思うのか、私の個人的な考えを書きます。
あくまでも個人的な意見
マスタがないのがダメな訳ではありません。
ただ「転記を減らしたい」という要望が多い割には
マスタを作らずにkintoneを使っているのは違和感です。
もちろん業務フローの中で発生する情報も転記が必要なものはありますが、
多くは固定的な情報です。
固定的な情報とは、
例えば顧客情報の中であれば「住所」「電話番号」など
商品情報であれば「品番」「標準価格」などになります。
マスタを作らないでkintoneを使うと、
製造業では商品の製造するたびに「商品名」を入力する、
作業日報では、点検先の「建物名」を手入力する、
といったやり方です。
マスタを使うと「ルックアップ」となり、
「選択するのが手間」という理由と、
「登録されていないと入力できない」という理由、
この２つの意見が多いです。
確かに、最初まだkintoneを使い慣れていない人が
今まで紙で書いていた手間を比較すると
選択するよりも、入力する方が簡単なので、
使い始めは仕方がないのかなとも思っています。
kintoneは改修できるのが大きな特徴
せっかく改修できるのだから、慣れてきたら
マスタを作成して、改修するのも良い方法です。
kintoneにデータが溜まることで、経営的に大きなメリットがあります。
「情報を分析できる」ことです。
販売だと、売れる商品の傾向、時期、エリアなど
現場作業だと、利益率の高い作業、効率の良い回し方など
毎日の入力作業により、リアルな傾向をはじきだすことができます。
しかし、そのためには情報を整えることが必要となり、
手入力で本来同じ情報を、別の情報として認識してしまうと意味がありません。
特に英数字は半角と全角で違う情報になってしまうので、
情報をまとめることができなくなります。
運用に慣れてきて、情報が溜まりだしたころ、
入力された情報を書出しで、整理し、マスタを作成して
その先はルックアップで選択してもらう方法を模索すると良いです。
注意点として、今まで入れた情報が消えてしまわないように、
手入力してきた情報を、マスタ化した情報に置き換えて、
取り込むという作業を行う必要があります。
少し、手間がかかり難しい作業となりますが、
溜まっている情報量が500程度なら全然大丈夫です。
1000を超えてくるとしんどくなるので、あまりため過ぎないところで
思い切った改修を行うことをオススメします。
マスタはアプリの基礎部分
会社にある固定情報の上に、流動的な情報があります。
顧客がいて、商品があって、作業する人がいて、
何をいつ、どのようにして売上になっていくのか流れる情報を
積み上げることで会社は形を作ります。
マスタという基礎情報を軸として、相対的に分析するから
会社の傾向が見えてきます。
そのため、私はマスタのないkintoneで30個以上のアプリを
動かしているという事実に対してもったいないと感じてしまいます。
せっかくそれだけの情報を入力するなら、
業務の共有化だけでなく、会社として分析できる情報として
利用する方がkintoneを利用する効果は高いと思います。
今回はあくまでも個人の意見でした。
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