kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
すでにkintoneを導入されているお客様が
「もっと便利にkintoneを使えるのではないか？」と
ペパコミにお問合せをいただきまして、
「こんな感じで使っています」と見せてくださることがあります。
そのようなお客様が最近増えてきました。
そんなとき、何を基準に「使えてる」or「使えていない」を
判断するのかをお伝えします。
使っている人の感想
当然、他のkintoneとの比較や、一般的な概念の前に
自分たちにとってどうなのか？
が一番大切です！
例えばExcelである書類を作成するとします。
必要な項目と目的を伝えて、10人にお願いしたら
同じものができると思いますか？
答えはNoです。
当然10種類の書類が出来上がります。
kintoneも同じで「顧客マスタ」ひとつとっても
その会社さんにとって使いやすいものであれば正解ですし、
使いづらいものであれば改善の必要があります。
ですから、自社のkintoneが便利かを確認したいときは
kintoneを使っている人が複数人同席して
それぞれの感想を言うのが良いですね。
業務中は口に出して言わなくても、聞かれると
「実はこれがもっとこうなればいいなと思ってました」
などの意見が出てくるので、改善の方向性が見えてきます。
アプリの構成
「感想」から一気に専門的になりましたが、
アプリひとつの中身よりも、全体の構成が大事です。
自社の業務フローに寄り添った構成で作られていると
それは「便利なkintone」となります。
ある会社さんで出てきた意見でこのようなことがありました。
「どのアプリを見れば、欲しい情報が書かれているかわからない」
これは「残念なkintone」となっています。
kintoneは情報を一元管理することにとても適しているはずなのに
欲しい情報を探す状態で使用しているとその探す時間が無駄になりますし、
積極的に情報を入れようという意欲を失います。
「その欲しい情報はどのようなときに必要ですか？」
と確認をして、その手前にある情報と紐づけをすることで
「探す」という行為が必要なくなります。
このように考えて構築することが「業務フローに寄り添った構成」です。
情報の分別
情報にはいくつかの種類があります
・固定的な情報（顧客マスタ・商品マスタなど）
・流動的な情報（案件内容・作業日報など）
・蓄積される情報（請求書・経費精算など）
などです。
例えば、流動的な「案件管理アプリ」に固定的な「顧客情報」を
新規案件が発生し、レコードを作成するたびに入力するのは手間ですよね。
固定的な「顧客情報」のレコードに「請求金額」を入力したら、
今月の請求額の確認や、去年度の全体比較などができなくなります。
ある会社さんでも、アプリごとにお客様の情報を入力していたため、
そのお客様の全体像が全く見えないということがありました。
これではExcel管理と変わりません。
固定的な情報はできるだけ「マスタ」として使用し、
流動的な情報にルックアップや顧客コードのキーなどを利用して
情報を紐づけていき、蓄積した情報を分析できるようにすると
kintoneを便利に使えている状態になります。
まとめ
せっかくkintoneを導入したなら、
便利だと実感した方が良いと思っています。
そのためには、他の会社を知っている私たちのような立場の者に
聞くしか方法がないのが現状です。
そんなときは遠慮なくお声がけください。
私たちの仕事は「kintone便利だね」という会社さんを
一社でも増やしていくことだと思っています。
何もする必要なく便利に使えているなら
それはそれで今後自信をもって安心して利用できますし、
もし少しの改善でもっと便利になるならアドバイスさせていただきます。
残念なことになってしまっていたときは
私たちも一緒に改修して、便利に使えるものにしていきたいと思います。
せっかくkintoneを導入したからには「使いづらい」と思うことがないような
kintoneにして欲しいと思っています。
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