システム導入は、単なる導入で完結するものではなく、そこからが真の始まりであると考えることが重要です。kintoneを導入する際も同様に、要件定義を確固たるものにする必要があります。要件が固まってはじめて、自社での構築か、ベンダーへの依頼かを判断できるためです。
しかし、この大枠の要求定義が固まらない事態は頻繁に発生し、これは「巻き込み力」の不足が一因と考えられます。
この記事では、kintoneの要件定義における「巻き込み力」の重要性について詳しく解説しています。現場の要望を正しく把握したいとお悩みの方はぜひご参考ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone要件定義における「巻き込み力」の重要性
システム導入プロジェクトを円滑に進める上で、社内の各部署を巻き込む力は欠かせません。
過去には、システム改修の通知をしても社内の人々が沈黙し、いざ改修が実行された後に「こうしてほしかった」という要望が出ることがあり、手遅れになるという事態が頻繁に見られました。これは、システム改修が各部署の人々にとって「自分ごと」となっていないために生じる現象です。kintoneの構築においても、現場の人々を適切に巻き込むことが極めて大切です。
現場を巻き込む難しさとトップダウンの必要性
現場の人々を巻き込むことには、時に困難が伴います。プロジェクトを担当する者が現場の意見に強く出られない場合があるためです。
このような状況では、経営層が明確な意思を示し、全社的な取り組みであることを伝えるトップダウンのアプローチが必要です。これは、経営層が担当者にプロジェクトを任せる上での重要な責任の一つと考えられます
。もし経営層が担当者にプロジェクトを丸投げし、このような環境整備を怠るならば、kintoneを導入しない方がよいという考え方もあります。システム導入は決して簡単な話ではないため、この前提を理解しておくことが重要です。
担当者の「自分ごと化」と現場の意見の取捨選択
プロジェクトを初めて担当する者は、kintone導入を「自分ごと」として捉え、現場の意見を吸い上げることが求められます。
経営層は、担当者がこの任務を全力で遂行できるよう環境を整える役割を担います。このような構図が確立されてはじめて、システム導入プロジェクトは成功へ向かうでしょう。
ただし、現場の意見を全てそのまま受け入れることが必ずしも良い結果につながるわけではありません。現場からの要望は、時に個人の都合に基づいているケースが少なくないためです。そのため、プロジェクト全体を客観的に俯瞰し、判断する目も必要となります。
kintone導入における目的明確化の必要性
客観的な判断軸を確立するためには、kintoneを導入して「何を解決したいのか」という目的を明確にすることが不可欠です。
よくある誤解として、「ペーパーレス化したい」という目的を挙げるケースがあります。しかし、ペーパーレス化はあくまで業務改善の結果であり、それ自体が最終的な目的ではありません。真の目的は業務改善であり、その結果としてペーパーレスが実現するという流れを理解することが重要です。
目的定義の責任は経営層にある
kintone導入の目的定義は、責任をもつ経営層がしっかりと行うべきことです。経営層が明確な目的を定めた上で、「このような目的のためにkintoneを導入する」と担当者に伝える必要があります。
もし、この目的が曖昧なままプロジェクトが進行すると、最終的に破綻する可能性があります。
kintoneの設計やフロー作成に取り掛かる前に、この目的が明確化されていることを確認することが大切です。目的が定まっていない場合は、一度社内で目的を検討し、再度相談することが推奨されます。これはそれほどまでに重要な決定事項と言えます。
「自分ごと化」の重要性と業務遂行への影響
システム導入における「自分ごと化」の概念は、日常の業務遂行にも深く関わります。
ある事例では、社員に「〇〇を発注するため、見積もりをもらって発注しておいてほしい」と依頼したにもかかわらず、見積もり依頼のメールを送ったが返答がない、という状況で業務が止まってしまいました。これは、担当者が「見積もり依頼をすること」がタスクの完了だと誤解し、「発注をすること」を本来のタスクとして捉えられていなかったために起きたことです。
もし業務を「自分ごと」として捉えていれば、発注するために見積書が必要であると認識し、返答がなければ催促を行うはずです。
このように、作業的なタスクとして表面的な部分だけを捉えるのではなく、そのタスクの最終的な成果や目的までを自身の責任として捉えることが、業務を円滑に進める上で不可欠です。あらゆる業務において「自分ごと化」して捉える意識がなければ、仕事を進めることが困難になる可能性があります。
kintoneの要件定義を成功させたい方はペパコミ株式会社へ業相談ください
kintone導入プロジェクトを成功させるために、以下の三つの重要な点を実践することが求められます。
- 現場の巻き込みと要望の吸い上げ: kintone導入にあたり、現場の人々を巻き込み、「自分ごと化」を促しながら要望を吸い上げることが重要です。
- 全社的な方向性の決定: 現場の人々を「自分ごと化」させるためには、会社全体としてどのような方向性でkintoneを導入していくのかを明確に決定し、示す必要があります。
- 目的の明確な定義: kintoneを導入する根本的な目的を明確に定義することが不可欠です。この目的が曖昧だと、担当者は適切な判断を下せません。そのため、経営層がこの目的をしっかりと社内に浸透させる役割を担うことが重要です。
これらの要点を踏まえることで、kintone導入プロジェクトはより確実に成功へと導かれるでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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