kintoneが議事録管理に適している理由は? おすすめプラグイン 7選と選び方を解説

「会議の議事録作成、もっと効率的にできないかな？」
「kintoneで議事録を管理するのがよいと聞いたけど、具体的にどうすればいいの？」
「議事録管理に役立つkintoneのプラグインがあれば知りたい」

日々の業務の中で、議事録の作成や管理方法に関するお悩みを抱えている方は多くいます。

本記事では、kintoneがWordやExcelよりも議事録管理におすすめな理由や、標準機能の「議事録管理アプリ」の活用法、さらに議事録管理を効率化するおすすめプラグイン7選とその選び方まで、詳しく解説します。

なお、kintoneでの議事録作成・管理の具体的な進め方やプラグイン導入に関してお悩みの場合は、「ペパコミ株式会社」の無料相談をご利用ください。

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kintoneでの議事録管理は「議事録管理」アプリがおすすめ

kintoneで議事録管理を始めるなら、サンプルアプリ「議事録管理」の利用がおすすめです。基本的な項目が設定済みで、すぐに使い始められます。

「議事録管理」では、下記のような項目を記録でき、関連資料も添付可能です。

• 会議名
• 日時
• 参加者
• 議題
• 決定事項
• タスク

さらに、通知設定を使えば、議事録の作成・更新時に参加者へ自動で通知が届き、確認漏れを防げます。まずはサンプルアプリから始め、必要に応じてカスタマイズするのがよいでしょう。

参考：議事録管理

kintoneがWordやExcelよりも議事録管理におすすめな3つの理由

多くの企業で使われるWordやExcelですが、議事録管理に関してはkintoneの利用が有利です。kintoneがおすすめな理由は、主に以下の3つです。

• 議事録をすぐに関係者に共有できる
• 会議でできた新規タスクを管理できる
• 非公開設定で議事録のアクセス権をコントロールできる

これまで議事録にWordやExcelを利用していた企業の方は、参考にしてください。

議事録をすぐに関係者に共有できる

kintoneなら、作成した議事録を関係者へスムーズに共有できます。WordやExcelではファイル送付などの手間がかかりますが、kintoneならデータがクラウド上に保存され、権限があれば誰でも最新版にアクセス可能です。

議事録の作成・更新時に自動通知を送る設定もでき、迅速な情報共有と確認漏れの防止に役立ちます。

また、編集履歴が自動で記録されるため、誰がいつ編集したかが明確で、情報の透明性も確保されます。

会議でできた新規タスクを管理できる

会議で決まったタスクの管理も、kintoneなら議事録と一元化できます。WordやExcelでは、タスクを別ツールで管理する必要があり、手間がかかり管理漏れのリスクもあります。

kintoneの議事録管理アプリなら、決定事項と合わせて担当者や期限を設定し、そのままタスクとして管理可能です。カレンダー機能やリマインダー機能と連携すれば、対応漏れや遅延を防ぎやすくなります。

進捗状況もkintone上で確認できるため、管理者は全体のタスクを把握しやすくなり、業務効率が向上します。

非公開設定で議事録のアクセス権をコントロールできる

議事録の内容によっては、閲覧できる人を制限したい場合もあります。WordやExcelでは柔軟なアクセス権設定が難しいですが、kintoneならアプリやレコード単位で細かく設定可能です。

「非公開」設定やアクセス権設定を活用すれば、特定の役職者やメンバーのみが閲覧・編集できるように制限できます。設定により、機密情報を含む議事録も安全に管理可能です。

ただし、過度な制限は情報共有を妨げるため注意が必要です。公開範囲に関するルールを定め、適切なアクセス権管理を心がけましょう。

kintoneでの議事録管理に役立つプラグイン7選

以下7つのkintoneプラグインを使えば、議事録管理をさらに効率化・高度化できます。

• Front Agent | 録音した音声から解析付き議事録を作成できる
• kViewer | 外部ユーザーへ議事録を共有できる
• くりかえしPlus | 定例会議のレコード作成の手間を省ける
• 検索拡張プラグイン | 議事録の検索機能を強化できる
• 既読チェックプラグイン | 議事録の閲覧履歴を管理できる
• レコード同時編集確認プラグイン | 議事録アプリの同時編集を防止できる
• 定例レコード一括生成プラグイン | 条件指定して定例レコードを作成できる

プラグインごとに、特徴がそれぞれ異なります。自社の課題に合わせて選びましょう。

Front Agent | 録音した音声から解析付き議事録を作成できる

「Front Agent」は、会議の録音音声からAIが文字起こしを行い、話者分離や感情解析付きの議事録をkintoneに自動作成するプラグインです。

録音データをアップロードするだけで議事録が作成されるため、作成の手間を大幅に削減できます。誰が、どのような感情で話したかも後から確認可能です。

顧客情報との連携で、商談記録を活動履歴として紐付けておけば、営業活動の効率化にもつながるでしょう。

参考：Front Agent

kViewer | 外部ユーザーへ議事録を共有できる

「kViewer」は、kintoneライセンスを持たない外部ユーザーに、kintone内のデータを安全に共有するプラグインです。社外の関係者と議事録を共有したい場合に便利です。

kViewerを使えば、指定したkintoneアプリのデータを外部公開用Webページとして表示できます。閲覧専用のため、情報改ざんのリスクはありません。

IPアドレス制限やパスワード認証も可能で、特定の相手に限定して安全に情報を共有できます。プロジェクト会議の議事録共有などに活用できます。

なお、kintoneでのkViewerの活用法に関しては、下記の記事で詳しく解説しています。kViewerをより深く知りたい方は、あわせてご覧ください。

kintone×kViewerで使える5つの機能と企業の活用事例を紹介

参考：kViewer

くりかえしPlus | 定例会議のレコード作成の手間を省ける

「くりかえしPlus」は、定例会議など定期的に発生するレコードをkintoneアプリに自動で一括生成するプラグインです。

「毎週月曜日」のようなルールを設定するだけで、将来の会議分の議事録レコード（空の状態）を自動作成します。

くりかえしPlusにより、手作業でのレコード作成の手間が省け、作成漏れも防げます。定期的な会議が多い場合には、特に恩恵を受けられるでしょう。

参考：くりかえしPlus

検索拡張プラグイン | 議事録の検索機能を強化できる

「検索拡張プラグイン」は、kintoneの標準検索機能を強化し、より詳細な条件での検索を可能にするプラグインです。

複数キーワード検索や期間指定など、標準より細かい条件で絞り込めるため、大量の議事録から特定の情報を素早く見つけたい場合に役立ちます。

検索対象項目や検索方法を簡単に設定でき、よく使う検索条件の保存も可能です。

参考：検索拡張プラグイン

既読チェックプラグイン | 議事録の閲覧履歴を管理できる

「既読チェックプラグイン」は、kintoneレコードの閲覧状況を確認できるプラグインです。議事録が関係者に読まれているか把握したい場合に便利です。

レコードの詳細画面や一覧画面で、ユーザーごとの既読状況が表示され、「誰がまだ読んでいないか」を一目で把握できます。

既読チェックプラグインを活用すれば、重要な議事録の確認漏れを防ぎ、未読者への確認を促すなど、確実な情報伝達が可能になります。

参考：既読チェックプラグイン

レコード同時編集確認プラグイン | 議事録アプリの同時編集を防止できる

「レコード同時編集確認プラグイン」は、複数のユーザーが同じレコードを同時に編集しようとした際に警告を出し、意図しない上書きを防ぐプラグインです。

誰かが編集中に他の人が開こうとするとアラートが表示され、編集内容が失われるのを防ぎます。

議事録作成にレコード同時編集確認プラグインを活用することで、複数人での共同編集時に起こりがちなトラブルを回避し、作業の手戻りをなくせます。

参考：レコード同時編集確認プラグイン

定例レコードー括生成プラグイン | 条件指定して定例レコードを作成できる

「定例レコード一括生成プラグイン」は、「くりかえしPlus」と同様に定例レコードが作成できるプラグインですが、より複雑な条件設定が可能です。

例えば、「隔週火曜日」「毎月5日と20日」など、細かい繰り返し条件を指定してレコードを一括生成できます。

会議の開催パターンが不規則な場合でも柔軟に対応でき、レコード作成の手間と漏れを防ぎます。

参考：定例レコード一括生成プラグイン

kintoneでの議事録管理で利用するプラグインの2つの選び方

kintoneのプラグインは便利なものが多く、選ぶ際に迷ってしまうことも少なくありません。本章では、プラグインを選ぶ際のポイントを2点解説します。

• 幅広い用途に利用できるか
• サポート体制が整っているか

ポイントを理解しておくことで、導入後のミスマッチを防ぎ、費用対効果を高められます。

幅広い用途に利用できるか

プラグインを選ぶ際は、議事録管理だけでなく、他の業務にも応用できるかという視点を持つとよいでしょう。多数のプラグインを導入するとコストがかさむため、汎用性の高いプラグインを選ぶのがおすすめです。

例えば、検索強化や帳票出力、Webフォーム連携などのプラグインは、議事録管理以外にも多くのアプリで活用できます。

一つのプラグインで複数の業務課題を解決できれば、コストを抑えつつ組織全体の効率化につながります。そのため、利用するプラグインは、機能の汎用性を考慮して選びましょう。

サポート体制が整っているか

プラグイン導入の際は、提供元のサポート体制の確認が不可欠です。トラブル時に迅速なサポートを受けられないと、業務に支障が出る可能性があります。

導入前に、FAQやマニュアルの有無や問い合わせ方法、対応時間などを確認しておきましょう。

安定した運用のためには、サポート体制が整っているプラグインを選ぶことが重要です。

kintoneでの議事録を作成・管理するなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください!

kintoneを使えば、議事録の作成から共有、タスク管理まで効率化できます。WordやExcelに比べ、情報共有の迅速化、タスク管理の確実性、アクセス権による情報統制など多くのメリットがあります。

さらに、プラグインを活用すれば、音声からの文字起こしや外部共有など、より高度な管理が可能です。汎用性やサポート体制を考慮しながら、自社に合ったプラグインを選択するとよいでしょう。

もし「どのプラグインがよいか分からない」「自社に合った議事録管理の方法を知りたい」など、kintoneでの議事録管理にお悩みなら、「ペパコミ株式会社」にご相談ください。kintoneの専門家が最適なソリューションをご提案します。

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